Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Электронные расчетные листки работникам: как выдавать законно». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Выдавать расчетные листки работодатель должен не реже одного раза в месяц и указывать в них все составные части заработка. Оформлять их при каждой выплате: и к авансу, и к окончательному расчету – работодатель может, но не обязан.
Расчетные листки: вкратце о главном
Расчетный листок документ, который выдается сотруднику при каждой выплате зарплаты. В нем содержится информация:
-
о составных частях заработной платы;
-
об иных суммах, начисленных работнику – включая компенсацию за нарушение работодателем срока перечисления зарплаты, отпускных, увольнительных и других выплат, которые положены работнику;
-
о суммах и основаниях удержаний с зарплаты, если они были;
-
об общей сумме дохода, которая подлежит перечислению работнику.
Можно ли направлять работникам электронные расчётные листки
В соответствии со ст. 136 Трудового кодекса Российской Федерации, работодатель обязан предоставлять сотрудникам расчётные листки в письменной форме и информировать о следующих параметрах за соответствующий период:
- составные части зарплаты, причитающейся работнику;
- размеры иных начислений, включая денежную компенсацию за нарушение сроков выплаты зарплаты, оплаты отпуска, выплат при увольнении и другие виды выплат;
- размеры и причины произведённых удержаний;
- общая сумма денежных средств, подлежащая выплате.
Когда выдавать расчетный листок
Не знаете, когда выдается расчетный листок по заработной плате? Он предоставляется сотруднику независимо от варианта выплаты зарплаты: по факту начисления и перечисления заработной платы на карту работника или в момент получения ежемесячного денежного вознаграждения сотрудником на руки. Расчетки получают как основные работники, так и служащие, работающие по договорам гражданско-правового характера, которым работодатель также выплачивает зарплату.
Документ выдается только в момент окончательного расчета, форму не нужно предоставлять в день авансирования в организации или при перечислении отпускных. При непосредственной передаче расчетки бухгалтер должен соблюдать принцип конфиденциальности.
Факт получения расчетного листка работником можно подтвердить следующими способами:
- разработать отрывную часть документа, в которой сотрудник будет подписываться под формой, удостоверяя тем самым факт получения;
- вести журнал учета выдачи и получения расчетных листов по зарплате.
Когда выдается расчетный листок по заработной плате
Расчетный листок работодатель должен выдавать ежемесячно каждому работнику после начисления и перед выплатой зарплаты. Трудовой Кодекс обязывает работодателя предоставлять каждому сотруднику в письменной форме информацию о видах начислений, их размере, о видах и суммах удержаний, а также о сумме, подлежащей выплате. Обязанность по выдаче информации о зарплате, как правило, возлагается на бухгалтерию.
Бланк и информация в нем должны быть представлены в таком виде, чтобы было понятно, за что произведено начисление (оклад, премия), какое время оплачено работнику, а какое нет, должны быть указаны дни простоев, отсутствия на работе по любой причине (отпуск, болезнь, прогулы), какие произведены удержания и какую сумму в результате сотрудник получит на руки.
Расчетный листок по зарплате — образец 2021 года
Добавить в избранное В избранное
Каждый сотрудник организации или занятый у предпринимателя имеет право знать, из каких частей складывается его заработная плата. Всю эту информацию содержит расчетный листок по зарплате — образец 2021 года представим в нашей статье.
Расчетные листки по зарплате 2021 года ничем не отличаются от документов, составляемых ранее. Из него работник может узнать:
- Каков общий размер начисления и какую величину составляет каждый компонент зарплаты: оклад, премия, различного рода компенсации.
- Сколько было выдано в качестве аванса и произведено прочих выплат за расчетный месяц.
- Сколько было удержано из заработной платы, например НДФЛ, алиментов, возмещения материального ущерба и пр.
- Каков размер зарплаты, выдаваемой «на руки» за расчетный месяц.
Помимо этого расчетка должна содержать: Ф.И.О. работника, его табельный номер, количество отработанного времени и период, за который документ формируется.
Образец формы расчетного листка 2021 и 2021
Главная / Консультация юриста / Расчётный листок по зарплате расшифровка ст. Вычеты
Предоставляется листок и его расшифровка всем сотрудникам без исключения (независимо от того, основное это место работы или по совместительству) — это прямая обязанность работодателя.
Для соблюдения закона назначьте ответственное лицо, например, бухгалтера, которое будет выдавать уведомления под подпись и отвечать за расшифровку.
Этот человек поможет работникам разобраться в расчетном листке по зарплате, если у них возникнут вопросы.
Расшифровка расчетного листка по заработной плате помогает проверить корректность указанных в нем начислений и удержаний. Расчетка — это специальный документ, в котором зафиксированы все составляющие заработка сотрудника за месяц, количество уплаченных налогов, начисленных премий, доплат, точное время, отработанное им, сумма выданного аванса.
О выдаче расчетных листков в электронном виде
В соответствии с Трудового кодекса РФ, все работодатели обязаны письменно информировать работников о составных частях заработной платы, размерах начислений и удержаний. Для выполнения этой обязанности, работодатели разрабатывают и утверждают форму расчетного листка.
Как правило, работодатели пользуются по умолчанию той формой расчетного листка, которая предусмотрена в бухгалтерской программе. Трудовой кодекс не регламентирует то, каким способом выдавать работникам расчетные листки.
Поэтому работодатели могут самостоятельно установить форму выдачи расчетных листков — на бумажных носителях или в электронном виде. Некоторые работодатели считают, что если выдали расчетный листок на бумаге, то меньше риск получить штраф. Однако, это не так. Штрафные санкции по жалобе работника грозят работодателю за невыдачу расчетных листков.
Административная ответственность за невыдачу расчетных листков предусмотрена статьей Кодекса об административных правонарушениях РФ. В тоже время ежемесячная распечатка и выдача расчетных листков всем работникам — работа более трудоемкая, чем рассылка файлов расчетных листков на электронные адреса работников.
Работодатели вправе направлять работникам расчетные листки в электронном виде. Главное, чтобы этот способ был прописан в локальном акте или трудовом договоре. Если мы выдаем расчетные листки несколькими способами, прописываем оба варианта.
Суды соглашаются с тем, что работодатель ничего не нарушает, если отправляет расчетные листки по электронной почте.
Хранить или не хранить расчетные листки?
Этот вопрос законодательством также не урегулирован. Минфин в Письме от 14.04.2016 № 02-06-05/21573 разъяснил, что хотя расчетные листки и должны разрабатываться на основании форм документов по расчету заработной платы, утвержденных Приказом № 52н, но требований о формировании и хранении вторых экземпляров расчетных листов данный приказ не содержит.
Согласно п. 9 СГС «Учетная политика» правила документооборота и технология обработки учетной информации, в том числе порядок и сроки передачи первичных (сводных) учетных документов для отражения в бухгалтерском учете в соответствии с утвержденным графиком документооборота и (или) порядком взаимодействия структурных подразделений и (или) лиц, ответственных за оформление фактов хозяйственной жизни, по предоставлению первичных учетных документов для ведения учета, утверждаются документами учетной политики учреждения.
При этом первичные учетные документы, применяемые в рамках установленного документооборота для оформления операций по начислению заработной платы (оплаты труда), должны соответствовать требованиям трудового законодательства РФ.
В силу п. 22 СГС «Учетная политика» документы учетной политики и другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, должны храниться не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления отчетности в последний раз.
А на основании п. 412 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558, документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) ведомости (табуляграммы) и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат, доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей, в том числе аннулированные доверенности) о получении заработной платы и других выплат хранятся:
-
при условии проведения проверки (ревизии) – 5 лет;
-
при отсутствии лицевых счетов – 75 лет.
Роструд России о практике применения расчетных листков
При выплате зарплаты работнику надо выдавать расчетный листок. При его потере сотрудник может обратиться за ним повторно. Работодатель должен выдать листок в течение трех рабочих дней после получения заявления.
На вопросы отвечает Иван Иванович Шкловец, заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости
Нужно ли выдавать расчетный листок при выплате аванса?
Расчетный листок должен содержать все сведения, предусмотренные частью 1 статьи 136 ТК РФ. Его форма утверждается работодателем. При выплате зарплаты за первую половину месяца (аванса) отдельные ее составные части могут быть не определены. Поэтому расчетный листок не будет содержать исчерпывающую информацию о заработной плате.
Таким образом, расчетные листки выдаются при начислении и выплате зарплаты за вторую половину месяца, когда установлены все ее составляющие.
Работнику был выдан расчетный листок за февраль, но он его потерял и снова просит предоставить. Обязан ли работодатель повторно его выдавать?
Да, работодатель должен выдать листок повторно. Только теперь работнику нужно обратиться за его выдачей письменно. Это следует из статьи 62 ТК РФ.
Согласно ей, по заявлению сотрудника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня получения этого заявления выдать ему копии документов, связанных с работой. К таким документам относится и копия расчетного листка.
Обратите внимание
Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.
Предусмотрены ли какие-либо сроки для выдачи расчетного листка?
В соответствии со статьей 136 ТК РФ работодатель обязан извещать в письменной форме работников о составных частях заработной платы при ее выплате. Поэтому расчетные листки должны выдаваться в день выплаты (перечисления) зарплаты.
Если работник не обращается за выдачей расчетного листка, обязан ли работодатель его выдавать каждому работнику ежемесячно?
Выдача работникам расчетных листков является требованием трудового законодательства. Следовательно, это обязанность работодателя. Причем она не требует обращения самого работника. Таким образом, работодатель должен выдавать работникам учреждения расчетные листки вне зависимости от того, обращается ли сотрудник к нему с такой просьбой.
Можно ли не распечатывать расчетные листки, а высылать их в форме электронного документа (в формате Excel) каждому сотруднику на рабочую электронную почту? Вправе ли работодатель закрепить такой способ извещения во внутреннем акте (например, в положении об оплате труда)?
По моему мнению, нельзя. Трудовой кодекс РФ требует извещать работника о составных частях зарплаты и других сведениях, предусмотренных статьей 136 ТК РФ, в письменной форме. Из этого и следует исходить, определяя способ доведения до работника таких сведений.
Нужно ли вести журнал выдачи расчетных листков?
Порядок выдачи расчетных листков законодательством не определен. Поэтому работодатель может его установить в своем локальном акте. В частности, предусмотреть в нем использование журнала выдачи расчетных листков. Однако для учета листков можно использовать и иной документ.
Нужна ли для листов по заработной плате?
Выдавать расчетный листок работодателя обязывает ст.136 ТК РФ. Любой работник должен знать и понимать, как работодателем начисляется вознаграждение за проделанную работу. Как разобраться в расчетном листе?
Проверяя документацию юридического лица, трудовая инспекция может потребовать подтвердить факт выдачи расчетных листков подчиненным.
Зачастую работодатели заводят специальную книгу, где фиксируется получение расчетного листа сотрудником.
Именоваться такой сводный документ может ведомостью.
Ведение ведомости для регистрации листов не является обязательным требованием, но ее заполнение поможет в разрешении судебных споров, а также позволит избежать выставления штрафов.
Ведомость можно заменить журналом выдачи листов.
Как правильно оформить расчетный листок
Расчетный листок — важный документ, который должен быть оформлен в соответствии с требованиями законодательства. При этом следует учитывать не только формальные параметры, но и правильность подсчета и прочие требования.
Шрифт и размер букв. Размер шрифта должен быть достаточно крупным, чтобы документ был легко читаем. Рекомендуемый размер шрифта — 12. Шрифт должен быть обычным, типа «Times New Roman» или «Arial».
Логотип и шапка документа. Расчетный листок должен содержать обязательную информацию о компании, ее названии, адресе и контактных данных. На расчетном листке можно разместить логотип компании, при этом следует учитывать, чтобы он не перегружал документ и не занимал слишком много места.
Разделы и таблицы. Расчетный листок должен быть разбит на логические разделы, чтобы было легко ориентироваться в нем. Разделы можно обозначать с помощью заголовков. Также для удобства можно использовать таблицы, чтобы представить информацию в удобном и понятном виде.
Расчеты и подсчеты. Контролируйте правильность расчетов. Не допускайте ошибок и недостаточно точных данных. Обычно информация о заработной плате предоставляется с привязкой к конкретному периоду. Также отметьте в расчетном листке различные налоговые отчисления, включая налог на доходы, социальные и медицинские налоги.
Подписи и даты. Расчетный листок должен быть подписан ответственными лицами и содержать дату составления. Подписи могут быть сделаны вручную или с помощью ЭЦП. Поддержка ЭЦП упрощает процедуру подписания и позволяет быстро обрабатывать документы.
- Выводы:
-
Оформление расчетного листка может показаться сложной задачей. Однако, если придерживаться некоторых рекомендаций, можно создать документ, который не вызовет вопросов у сотрудников и налоговых органов.
Порядок выдачи расчетного листка.
В силу ст. 136 ТК РФ расчетные листки выдаются вместе с заработной платой. Зарплата должна выплачиваться не реже чем каждые полмесяца, следовательно, листки выдавать также нужно два раза. Однако согласно Письму Роструда от 24.12.2007 № 5277-6-1 достаточно выдавать листки только при выплате второй части зарплаты, когда определены все составляющие зарплаты, так как при выплате первой части эти составляющие могут быть еще неизвестны. Показывать в листке составляющие части за каждые полмесяца отдельно не требуется.
Кроме того, выдавать расчетный листок нужно при увольнении работника, чтобы он знал, какие суммы ему выплачиваются и за что. А вот выдавать листок при выплате отпускных не требуется, несмотря на то что данная выплата считается оплатой труда за неотработанное время. Роструд на сей счет сообщил, что выплата отпускных не относится к выплате заработной платы, поэтому выдавать в данном случае расчетный листок не нужно (Письмо № 5277-6-1).
Расчетный лист по заработной плате
Встречаются два приятеля:
— Ты за что работаешь?
— Получать большую зарплату!
Люди работают, в первую очередь, ради того, чтобы обеспечить личные материальные потребности и благосостояние своей семьи. В России законом определено, что предприниматели и государство должны выплачивать заработную плату наемным работникам два раза в месяц в виде аванса и заработной платы.
Проверить правильность начисления зарплаты работник может, заглянув в свой расчетный лист по заработной плате. Этот документ работодатель обязан вручить при каждой выплате заработанных работником денег. Как правило, такой листок составляет бухгалтерия один раз в месяц. Он должен быть сформирован в бумажном варианте, независимо от того, производит ли предприятие выплату зарплаты в безналичном виде (перечислением на карточные счета) или трудящиеся получают деньги в кассе. Порядок выдачи расчетных листков по заработной плате определяет организация самостоятельно, но их невыдача может привести к штрафным санкциям в размере от одной до пяти тысяч рублей (штраф накладывается на руководителя) или от тридцати до пятидесяти тысяч рублей (для юрлица). Стандартной формы расчетного листка по заработной плате не существует. Каждый субъект предпринимательской деятельности разрабатывает его самостоятельно. Однако есть определенные требования, которые должны быть соблюдены. Главное, чтобы информация в листке должна быть понятной.
Контрольно-кассовая дисциплина в 2022-2023 годах
Кассовая дисциплина — это соблюдение юридическими лицами и ИП правил проведения наличных денежных расчетов, установленных законодательством РФ. Расчеты наличными деньгами включают в себя все виды приходно-расходных операций, осуществляемых фирмой или ИП с наличными денежными средствами.
Кассовая дисциплина включает в себя:
- оформление кассовых документов (приходный и расходный кассовые ордера, ведение кассовой книги);
- установление лимита остатка денег в кассе;
- соблюдение правил расходования и сдачи наличности в банк;
- соблюдение лимита расчёта наличными.
Наиболее широким в целях наличных расчетов является понятие кассы (операционной кассы), через которую фирма или ИП производит расчеты наличными деньгами. Чаще всего это такие операции, как выплата зарплаты, получение-сдача денег в банк, расчеты с подотчетными лицами, выдача-возврат займов. В кассу также может поступать наличная выручка.
Получение наличной выручки обязывает к применению контрольно-кассовой техники (п. 1 ст. 1.2 закона «О ККТ…» от 22.05.2003 № 54-ФЗ). Хотя в ряде случаев допускается ее неприменение, в частности:
- Юрлицами и ИП при осуществлении деятельности определенных видов (п. 2 ст. 2 закона № 54-ФЗ).
- Юрлицами и ИП при осуществлении деятельности в условиях, затрудняющих применение ККТ (п. 3 ст. 2 закона № 54-ФЗ).
Заполнение поля «21», «24» и «101»
Поле «21» (очередность платежа) имеет особое значение в ситуации, когда на расчетном счете нет либо мало денег. Тогда платежки выполняются по очереди, которая указана именно в этом поле. Для него предусмотрены значения:
- «1» — различного рода удержания по исполнительным документам, например, алименты;
- «2» — заработок, вознаграждение автору, выходное пособие по исполнит. документам;
- «3» — оплата согласно трудовому договору с погашением долгов в ПФР, ИФНС, ФСС, ФОМС;
- «4» — перечисления по исполнит. производствам, прочим требованиям;
- «5» — текущие перечисления (платежи в фонды, налоговую, по документам согласно календарной очередности).
Поле «24» (назначение перечисляемого платежа) при перечислении заработка сотруднику должно включать:
- наименование выплаты, например: «зарплата за март 2023 г.»;
- период, за который выплачивают деньги;
- ФИО сотрудника, которому производят выплату;
- реквизиты ведомости.
Если у нанимателя есть исполнительный лист, по которому нужно удержать деньги из зарплаты работника, в поле «24» проставляют сумму взыскания. Соответственно, если ничего не удерживается, то сумму взыскания не указывают.
Поле «101» — статус плательщика. Особенность его заполнения заключается в том, что при уплате долгов через судебных приставов заполняют одновременно:
- поле «101», указывая в нем код «31»;
- поле «22», указывая в нем УИН, который сообщил получатель (если не сообщил, то его не заполняют).
Выплата зарплаты через кассу: сроки и правила. Статья. Все Тренинги .ру
Все правила, действующие в организации и касающиеся порядка, формы, сроков, места выплаты заработной платы, закрепляются в локальном нормативном акте (ч. 2 ст. 131, ч. 3, 4, 6 ст. 136 ТК РФ). Это может быть коллективный договор или правила внутреннего трудового распорядка.
Также правила выплаты заработной платы могут быть прописаны и в трудовом договоре с работником. Заработная плата может выплачиваться работнику в денежной форме в рублях, а также в неденежной форме (ч. 1, 2 ст. 131 ТК).
Заработная плата наличными денежными средствами выплачивается в месте выполнения работы (ч. 3 ст. 136 ТК). Для выплаты заработной платы наличными денежными средствами работодатель обеспечивает их наличие в кассе организации в день выплаты зарплаты.