Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Что такое апостиль и почему будет полезно оформить его прямо сейчас». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Апостиль ставится только на официальные документы, и не ставится на коммерческие. Официальными называются документы, выданные государственным органами. Поэтому, в случае сомнений, проверьте печать на документе — указан ли там государственный орган или коммерческая организация (ООО, ОАО, ИП и т.д.)?
Апостиль документов — это упрощенная легализация документов, целью которой является официальное подтверждение подлинности документа для его дальнейшего использования за рубежом — но только на территории стран, подписавших Гаагскую конвенцию от 5 октября 1961 года.
Упрощенной эта процедура называется по той причине, что она освобождает от необходимости осуществлять обычную легализацию документа в консульстве зарубежного государства (впрочем, есть исключения, и мы настоятельно рекомендуем узнавать точные требования в учреждениях, куда документы будут подаваться. Например, иногда документ нужно легализовать через консульство, но при этом предварительно его все равно просят апостилировать).
Что такое апостиль и зачем он нужен
Апостиль — это форма подтверждения, что некий документ — законный и действующий, а не просто бумажка.
Проще всего понять, что это и как работает, на примере. В разных странах документы, которые выдаются на ребёнка, выглядят по-разному. Если приехать в другое государство с российским свидетельством о рождении, у местных чиновников могут возникнуть вопросы: это вообще легальный документ? у вас в стране правда такие выдают или вы его распечатали на цветном принтере? Но бумагу можно апостилировать — поставить на неё стандартизированный штамп, в котором официальное ведомство укажет: да, это легальный документ, мы такие и выдаём. Тогда чиновник за границей уже воспримет бумагу всерьёз.
Правда, есть нюанс: апостилированные документы признают не во всех странах, а только в тех, которые присоединились к Гаагской конвенции. С другой стороны, список государств, где апостиль работает, немаленький. Так что имеет смысл задуматься, не поставить ли вам нужные штампы на ваши бумаги.
Причём, возможно, сделать это стоит, даже если вы никуда не собираетесь. Апостильный штамп не имеет срока годности, а потому это одноразовое мероприятие. Так что есть смысл разобраться с бумагами прямо сейчас, чтобы было проще, если всё же надумаете переехать. При этом важно понимать: хотя апостиль и ставится бессрочно, сам документ, на который он нанесён, может потерять юридическую значимость. Например, если апостилировать свидетельство о браке и развестись, то потребуется апостилировать уже свидетельство о разводе.
Как выглядит апостиль, можно посмотреть в соответствующем нормативном документеКонвенция, отменяющая требование легализации иностранных официальных документов. Шаблон штампа будет в самом конце. Заполняют его на русском языкеФедеральный закон от 28 ноября 2015 года № 330-ФЗ «О проставлении апостиля на российских официальных документах, подлежащих вывозу за пределы территории Российской Федерации», хотя могут также сделать это на английском и/или французском (но вряд ли будут).
Единого места, где можно было бы поставить штамп, нет. Обращаться нужно в ведомство, которое выдавало документ. Вот где ставят апостили на самые распространённые документы.
На свидетельства о рождении, смерти, заключении брака, разводе
В загсе. Причём в отношении них буквально работает правило «где свидетельство получали, туда и идите». Впрочем, ехать в регион, где вам выдали бумагу, необязательно. Можно просто «потерять» старое свидетельство и обратиться за выдачей нового по месту пребывания. А потом уже его отдать на апостиль. С загсом может быть удобнее иметь дело не напрямую, а через МФЦ.
На документы об образовании
Этим занимается орган, отвечающий за образование. Так, в Москве это департамент образования и науки, в Петербурге — комитет по науке и высшей школе. При этом уточните: иногда заявление ведомство готово принять онлайн. Специалисты рассмотрят его, потом уже нужно будет отнести диплом, а после забрать его со штампом.
На справку о несудимости
Этим занимаются органы МВД. Обратиться в них можно лично или через МФЦ. Также справку уже с апостилем можно заказать через «Госуслуги» и потом забрать её бумажную версию.
На остальные документы
Принцип в целом ясен: какое ведомство выдало документ, то его и апостилирует. Если речь идёт о других бумагах — например, о нотариально заверенном переводе, то обращаться нужно в территориальный орган Минюста.
Апостиль на документах с переводом
Квалифицированный перевод и апостиль часто идут «рука об руку». Ведь апостилирование — это специализированная процедура юридического характера для признания документов, которые будут использоваться за рубежом.
Основным отличием апостиля от консульской легализации являются сроки его выполнения. На него необходимо существенно меньшее время — всего около 5–7 рабочих дней (консульская легализация может отнять до полутора месяцев). Более того, документацию, на которую официально проставлен апостиль, можно использовать на территории не одной, а разных европейских стран.
Проставление штампа доступно на документах, которые предназначаются для применения в странах, поставивших подписи под Гаагской конвенцией. К ним относятся страны Евросоюза, Великобритания, Америка и несколько стран СНГ. Подача документов на апостиль зачастую осуществляется при помощи оригинала.
В бюро переводов можно заказать высококачественный и точный перевод с последующим апостилированием различных официальных документов. Они могут выдаваться правоохранителями, судами, органами юстиции, нотариатами и ЗАГСами. Помимо того, распространен апостиль доверенности, личной документации (трудовых книжек, паспортов, заявлений, разрешений, документов об образовании) и учредительной документации организаций.
Может ли государственный орган отказать в проставлении апостиля?
Может, так как апостиль проставляется не автоматически (не по факту подачи документа). Естественно, в проставлении апостиля будет отказано, если документ был неправомерно выдан (к примеру, лицу, не имевшему оснований для его получения) или документ вообще не выдавался, то есть является поддельным. Речь чаще всего идет о поддельных дипломах, исполненных на бланках вуза. Визуально такой диплом может быть мало отличим от «настоящего». Однако, при запросе соответствующего вуза (а запрос Рособрнадзора касается двух фактов – подтверждение факта обучения такого-то лица в данном вузе и подтверждение факта получения диплома с такими-то реквизитами) выясняется, что диплом с указанными реквизитами действительно выдавался, но другому лицу, или что диплом с указанными реквизитами не выдавался в принципе.
Таким образом, документ должен иметь подлинные печать и подпись должностного лица (как было указано выше, печать и подпись на документе сличаются с образцами, которые хранятся в уполномоченном на апостилирование учреждении). Если таких образцов нет, то учреждение их запрашивает непосредственно в той организации, которая выдавала (оформляла) документ. Документ не должен иметь ошибок, исправлений, а также соответствовать установленному регламенту (правилам) оформления такого рода документов.
Как правильно действовать, чтобы оформить доверенность, которую без проблем примут в России?
Из многолетнего опыта работы с нашими гражданами, проживающими за границей, и иностранцами мы выработали четкий алгоритм подготовки доверенностей для любого рода поручений. Итак, этапы подготовки доверенности, если вы находитесь заграницей:
- вы определяетесь с тем, кто будет заниматься в России исполнением вашего поручения (к примеру, подавать и получать диплом в Департаменте образования для целей проставления апостиля);
- вы запрашиваете у своего российского представителя образец доверенности. Если специалист на профессиональной основе оказывает эти услуги, образец такой доверенности у него должен быть. В случае более сложных поручений мы, к примеру, просим нотариуса предоставить нужный нам образец или составляем его сами с учетом требований соответствующего российского государственного органа;
- если доверенность вы оформляете в Консульстве РФ, то необходимо заблаговременно записаться на прием, а на приеме предоставить образец доверенности, полученной от вашего представителя в РФ;
- если доверенность вы оформляете у местного нотариуса, то образец на русском языке должен быть переведен на национальный язык страны, в которой вы находитесь. Мы сами переводим такие образцы и отсылаем нашим клиентам их уже на требуемом иностранном языке;
- если доверенность оформлена в Консульстве РФ, остается ее только отослать своему российскому представителю;
- если доверенность оформлена у местного нотариуса, далее необходимо будет проставить на нее апостиль или сделать консульскую легализацию. Уточнить последующие этапы легализации можно у того же нотариуса – он должен знать, в какие местные учреждения необходимо обратиться за дальнейшей легализацией документа (надо иметь в виду, что ни в одной стране мира, как часто думают наши клиенты, сами нотариусы апостиль не проставляют и консульскую легализацию не осуществляют!).
После этого вы отправляете доверенность своему российскому представителю, который уже в России через переводческую компанию осуществит нотариально заверенный перевод документа на русский язык. ВАЖНО! При обратном переводе с иностранного языка на русский необходимо использовать первоначальный текст доверенности на русском языке, чтобы все формулировки были именно такими, как в изначальном тексте. Юридический язык не терпит вольностей: каждая фраза должна быть ровно такой, как в образце, с которого мы начали объяснение в предыдущем пункте.
Когда апостилизация на свидетельство о рождении невозможна
Существует несколько случаев, когда могут отказать в проведении процедуры.
-
Нарушена целостность бумаги.
-
Документ заламинирован. Такие свидетельства о рождении считаются недействительными в России и не подлежат апостилированию.
-
Имеются исправления ручкой или любые другие записи.
-
Невозможно прочесть информацию на свидетельстве о рождении.
-
На бумаге есть пятна, которые искажают или размывают буквы.
-
Информация на бумаге не соответствует информации из гражданского архива.
Нужен апостиль срочно?
Понимая ценность временных ресурсов наших клиентов и желание избежать бюрократических проволочек, наша компания предоставляет услугу по проставлению апостиля в срочном режиме. Срочный апостиль мы оформляем в следующих ведомствах — МВД, Архиве ЗАГС г. Москвы, Управлении юстиции по Московской области. Уже более 15-и лет наши клиенты доверяют нам решение самых разнообразных вопросов, связанных со сбором, легализацией, переводом на иностранные языки своих документов. Мы консультируем по широкому кругу юридических вопросов, отстаиваем интересы в судах, берем на себя хлопоты по общению с чиновниками, стоянию в очередях, заполнению заявлений и форм.
Получая в нашей компании комплексную юридическую поддержку, вы не останетесь «один на один» с бездушным государственным или муниципальным учреждением. Если вопрос «горящий», то мы сможем оформить срочный апостиль в кратчайшие сроки (до 1 рабочего дня) и отправим к вам курьера с готовым документом в день его получения. Доверьте нам решение своих бумажных проблем: мы сделаем их выполнимыми задачами. Оставьте свою заявку по телефону, почте или напишите в чате сайта компании!
Что делать, если владелец документа находится за границей, а необходимо оформить доверенность на проставление апостиля на диплом (аттестат)?
В этом случае существует два варианта оформления доверенности: у местного нотариуса или в консульстве РФ в этой стране. У каждого из этих вариантов есть свои плюсы и минусы. Плюсы оформления доверенности в консульстве РФ:
- доверенность будет оформлена на русском языке. Последующая легализация не требуется, можно сразу отправить документ в Россию;
- консульский сбор, как правило, гораздо ниже, чем нотариальные тарифы у местных нотариусов.
Минусы оформления доверенности в консульстве РФ:
- как правило, необходима предварительная запись, причем, дата назначается не ранее, чем через месяц-два после обращения (по крайней мере, именно так обстоят дела в консульствах России в Италии и Испании). Поэтому, если вы решили оформлять доверенность в консульстве, обязательно свяжитесь с ними, прежде чем туда ехать.
- консульства РФ находятся в столице и в наиболее крупных городах страны. Заявитель же может проживать в небольшом городе, вдали от консульства, иногда даже в нескольких часа лета. Такие путешествия съедят всю экономию на консульском сборе, да и не у всех есть возможность уехать так далеко от места проживания.
Плюсы оформления доверенности у местного нотариуса:
- записаться и, соответственно, попасть на прием можно очень оперативно, что позволит оформить доверенность буквально в считанные дни;
- нотариусы, как правило, есть в любом населенном пункте, даже в самом удаленном от столицы.
Минусы оформления доверенности у местного нотариуса:
- как правило, нотариальные тарифы значительно выше, чем размер консульского сбора;
- доверенность будет оформлена на национальном языке страны. Кроме того, потребуется легализация доверенности для РФ (проставление апостиля или прохождение процедуры консульской легализации).
ВАЖНЫЙ НЮАНС: апостиль или консульскую легализацию возможно сделать только в стране оформления документа, а вот нотариальный перевод доверенности, оформленной у местного нотариуса, мы настоятельно рекомендуем делать уже в России. Во-первых, в России гораздо проще получить грамотный перевод юридических текстов на русский язык. Во-вторых, заверив перевод за границей, вы все равно не сможете избежать текста на документе на иностранном языке (как минимум, удостоверительная надпись нотариуса, его печать, штамп, текст апостиля будут непременно исполнены на иностранном языке, и с этим ничего не поделаешь. Невозможно, оформляя документ за границей, получить его полностью на русском языке).
Что собой представляет апостиль
Апостиль проставляется в виде квадратного оттиска со стороной 9 см. На нем указывается следующая информация:
- Страна, город, где проставляется апостиль;
- ФИО и должность представителя органа, который проставлял апостиль, его подпись;
- Наименование ЗАГСа, выдавшего свидетельство о рождении и проставившего на нем печать;
- Дата проставления;
- Наименование органа, производящего заверение свидетельства;
- Номер штампа.
Как будет выглядеть апостиль на свидетельстве о рождении не будет зависеть от того, в какую страну человек собрался ехать. Перечисленные сведения должны быть указаны на штампе любой страны, проставившей его. Язык, на котором вносится информация в штамп должен быть одним из языков, принятых Конвенцией – на английском или французском, либо на государственном языке страны, поставившей апостиль в свидетельстве. Как правило, записи вносятся на двух языках: на языке, утвержденном конвенцией и на национальном языке. Заголовок апостиля заносится только на французском языке. Апостиль проставляется либо на самом свидетельстве, либо на отдельном документе, который прикрепляется к оригиналу. Способы проставления апостиля могут отличаться в зависимости от страны. С целью проставления печати может применяться:
- Клей;
- Резиновая основа;
- Разноцветные ленты;
- Сургучная печать;
- Рельефная печать;
- Самоклеющиеся стикеры.
Отдельный листок со штампом к оригиналу прикрепляется в виде скрепок, клея или колец.
Что принято называть апостилем для свидетельства
Основное предназначение апостиля – подтвердить, что документ, на который он поставлен, является действительным. Чаще всего требуется такое доказательство легитимности при выезде за рубеж. Например, европейские страны Гаагской конвенции 1961 года требуют заверять апостилем свидетельства о рождении и дипломы о полученном образовании.
Определим, что такое апостиль на свидетельство о рождении ребенка: это специальный штамп, который ставится на оригиналы, переводы и копии данного документа.
По этой причине, прежде чем вы приступите к процедуре легализации вашего документа для зарубежной поездки, необходимо уточнить в консульстве страны визита, что именно подлежит апостилированию.
Вместе с тем данный стандартизированный штамп не требует дальнейшего узаконивания и признается всеми подписантами Гаагской Конвенции.
Зачем нужен апостиль на свидетельство о рождении?
При заключении брака за пределами России может потребоваться свидетельство о рождении обязательно с апостилем, а также справка о семейном положении, тоже с апостилем. Есть страны, в том числе в ЕС, где апостиль не нужен, но конкретный бюрократ в конкретном городе или поселке может решить иначе, как это ни странно. Поэтому апостиль на документе, как правило, лишним не бывает.
Иногда нужен апостиль на свидетельство о рождении при получении вида на жительство или при обучении за границей.
Кроме того, свидетельство о рождении – единственный документ, подтверждающий родство ребенка (в любом возрасте) и его родителей.
Узнать про необходимость апостиля на свидетельство о рождении можно на соответствующем сайте или у специалиста (у чиновника) при личном общении в той стране, куда подаются документы (не в России).
Могут ли родители получить на своего ребенка копию свидетельства о рождении?
В ЗАГСе Санкт-Петербурга сильно ужесточились правила выдачи документов в ЗАГСе. Мать или отец взрослого ребенка, который старше 18 лет, НЕ могут получить на него дубликат свидетельства о рождении.
Точнее, родители могут получить такой документ только при наличии доверенности от взрослого ребенка, заверенной у нотариуса. И к доверенности всегда требуется предъявлять паспорт родителя.
Если взрослый ребенок, старше 18 лет, учится или по другим причинам находится за границей, то родители могут получить на него копию свидетельства о рождении по нотариально заверенной доверенности, предварительно полученной от ребенка. По этой же доверенности они могут поставить апостиль на полученную копию свидетельства о рождении. После чего полученные документы при необходимости можно отправить ребенку за границу, используя почту DHL или иную почту по своему усмотрению.
Следует отметить, что апостилизация обязательна не во всех государствах, а только в тех, которые входят в перечень стран-участниц Гаагской конвенции, заключенной в 1961 году . Узнать, требуется ли проставление апостиля в интересующей вас стране, можно на сайте любой справочно-правовой системы, содержащей официальный текст Конвенции.
Постараемся описать, как выглядит апостиль на свидетельстве о рождении. С виду это штамп квадратной формы, скрепленный печатью учреждения, проставившего его. В нем указывается страна выдачи, должностное лицо, подписавшее документ, а также дата и место его удостоверения.
Штамп ставится обычно на оборотной стороне документа, реже – на лицевой стороне (при наличии пустого пространства). Если же бланк документа заполнен с обеих сторон, он штампуется на отдельном листе бумаги, при этом листы прошиваются и нумеруются с заверением подписью должностного лица, проставляющего апостиль.
Тратить своё время на проставление апостиля или обратиться к специалистам?
Вы можете самостоятельно пройти всю процедуру апостилирования свидетельства о рождении от начала и до конца. Как это сделать – читайте ниже. Оценивайте при этом свои трудозатраты и потерянное время. Кроме того, если вы не профессионал, всегда есть вероятность возникновения ошибки, например, в составлении заявления, а, значит, ваше потраченное на проставление штампа «Апостиль» время (а нередко и материальные средства), увеличивается, иногда значительно.
Поэтому достаточно часто те, кому требуется пройти эту процедуру, обращаются к профессионалам. Бюро «Оптимум» максимально облегчит вам этот процесс, сделает апостилирование свидетельства о рождении «под ключ». Но выбор, конечно, за вами.
И если уж вы решили пройти всю процедуру самостоятельно, то информация из этой статьи поможет вам в этом.