Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете (2020-2021)». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В законодательстве зафиксирована обязанность юридических лиц показывать в бухотчетности полные и достоверные сведения о финансовом состоянии организации. Суть этих действий — контроль и сопоставление фактического наличия материальных ценностей и их номинального присутствия на балансе фирмы. Другими словами — это средство для анализа состояния компании/предприятия. Каждый этап строго регламентируется федеральными законами и рекомендациями Министерства Финансов Российской федерации.
Функции и определения метода
Бухгалтерские записи по результатам инвентаризации учитывают не только собственное имущество юрлица, но также и арендованные, временно находящиеся во владении активы. Согласно законодательству о ведении бухучета, сверка требуется в таких ситуациях:
- Заблаговременно перед годовым отчетом.
- После того как были изменения в руководящем составе, отвечающем за сохранность денег/имущества.
- При выявлении фактов присвоения/порчи. Равно как при наличии подозрений на подобные действия.
- Если планируется передавать материальные ценности в аренду или выставлять их на продажу.
- При инициированной ликвидации.
- В случае реорганизации бизнеса.
- Ввиду непредвиденных чрезвычайных обстоятельств.
Какое бы ни было основание для пересчета, порядок отражения результатов инвентаризации в учете будет одинаков. Вы убедитесь, что грамотное заполнение формуляров лишь выглядит сложным. Если вникнуть в суть системы, то на деле все оказывается гораздо проще.
Если в организации установлен порядок коллективной ответственности, то основанием для начала процесса может служить:
- Смена руководства.
- Обновление коллектива более, чем наполовину.
- По требованию любого из ответственных сотрудников.
Для большинства ООО/ИП установлена минимальная периодичность описи — 1 год. Некоторые исключения касаются библиотек (раз в пять лет), ОС (раз в три года), а также для юридических лиц ведущих свою деятельность на Крайнем Севере.
Выявлена недостача материалов: проводки
В свою очередь, недостача может быть связана:
- с потерями того или иного количества объектов учета при наличии виновных лиц;
- потерями без виновных лиц.
Важный критерий учета недостачи в случае, если рассматриваемые активы представлены материально-производственными запасами, — ее величина в сравнении с нормативами по естественной убыли, установленными для того или иного объекта учета. Если в результате инвентаризации выявлена недостача материалов, проводки, при условии что недостача не превышает нормативы (вне зависимости от наличия или отсутствия виновных лиц), будут оформлены следующие:
- Дт 94 Кт 10 (или соответствующий иному активу счет, например 41 или 43);
- Дт 20 (или иной, характеризующий конкретный бизнес-процесс, в котором используется актив) Кт 94.
Если недостача не может быть отнесена на естественную убыль (вследствие превышения нормативов или их отсутствия), то она:
- При отсутствии виновных лиц списывается в прочие расходы.
При этом в бухгалтерских регистрах отражаются:- проводка, фиксирующая факт недостачи: Дт 94 Кт 10 (либо по иному активу);
- проводка, указывающая на отсутствие виновных лиц: Дт 91 Кт 94.
- При наличии виновных лиц компенсируется ими.
Проводки:- Дт 94 Кт 10 (показывает факт недостачи);
- Дт 73 Кт 94 (показывает факт выставления виновному лицу требований о компенсации);
- Дт 50 Кт 73 (показывает факт получения компенсации от виновного лица через кассу).
Проверка остатков продукции при инвентаризации
На следующем этапе комиссия путем пересчета осуществляет проверку фактического наличия остатков продукции на складе/магазине. Данная процедура обязательно должна проводиться в присутствии материально ответственных лиц.
При проведении инвентаризации необходимо руководствоваться методическими рекомендациями, утв. приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49. В приложениях к данному приказу содержатся и типовые формы документов, составляемых в процессе и по итогам инвентаризации.
Перед началом пересчета остатков составляется инвентаризационная опись (форма № инв-3 по ОКУД 0309003). Опись составляется в двух экземплярах, один из которых впоследствии передается в бухгалтерию для сверки с данными бухучета, а второй – передается материально ответственному лицу.
После этого с материально ответственных лиц необходимо будет получить расписки о том, что все расходные и приходные документы были переданы в бухгалтерию организации. Данная расписка дается в самом бланке инвентаризационной описи. Также они расписываются в том, что все товарные остатки к моменту начала инвентаризации были оприходованы, а выбывшие – списаны в расход.
Пересчет может осуществляться как вручную, так и с использованием технических средств. Например, терминалов сбора данных, которые посредством сканирования считывают коды готовой продукции и по итогам считывания информации со всех коробок продукции автоматически формируют инвентаризационные описи.
После фактического пересчета остатков продукции полученные данные разрешается вносить в опись. Что-либо указывать в описи со слов участников инвентаризации нельзя. Готовая продукция и ее остатки отражаются в описи по каждому отдельному наименованию. В описи указывают вид, группу, количество, артикул и другие характеристики продукции, принятые в учете организации.
Инвентаризацию проводят последовательно по местам хранения в порядке расположения продукции в помещении. После того как продукция в помещении полностью проверена и внесена в опись, помещение закрывается и при необходимости пломбируется, а проверяющие переходят к проверке следующего помещения.
Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся товары, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны (письмо Минфина от 03.10.2018 № 07-01-10/71098).
Причем во время перерывов в работе инвентаризационной комиссии (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны храниться в шкафу/сейфе в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.
Как учитывать излишки
Излишки при инвентаризации принимаются к бухгалтерскому учёту. Это действие проводится на основании сличительной ведомости либо ведомости учёта итогов инвентаризации.
Прежде чем ставить на учёт излишки при инвентаризации и проводки составлять, нужно проверить — не образовались ли они из-за ошибочных действий сотрудников или инвентаризационной комиссии. Для этого по ТМЦ, по которым излишки, производится проверка документов, отражение операций в бухучёте и пересчёт их количества по факту.
Когда указанные ошибки выявлены, то их требуется исправить. Если в результате всё равно имеется избыток ТМЦ, то для оприходования излишков при инвентаризации проводки в бухучёте отражаются по рыночной стоимости в настоящий момент времени и величина относится к прочим доходам. Компания может сама выяснить рыночную стоимость или воспользоваться услугами оценочной фирмы. По итогам проведённой оценки заполняется справка или оценочный отчёт.
Чтобы отразить излишки, проводка в бухучёте имеет вид:
- Дт 01 (08, 10, 41 и др.) Кт 91.1 — на оценённую сумму излишка
Как оформить и учесть недостачи
Фактическое отсутствие товарно-материальных ценностей оформляется на основании приказа директора компании. Результаты работы комиссии по отсутствующим товарам, материалам оформите в протоколе, к нему приложите объяснения причин отсутствия и вынесите предложения директору по списанию утраченных ценностей. Также отсутствие ТМЦ имеет смысл заактировать, оформив документ в форме, утвержденной учетной политикой.
Например, проводка, отражающая недостачу готовой продукции при инвентаризации, следующая:
- Дт 94 Кт 43 — выявлено отсутствие готовой продукции на складе;
- Дт 91 «Прочие расходы» Кт 94 — списаны потери ТМЦ сверх норм естественной убыли
Основные средства, материальные ценности, денежные средства и другое имущество, оказавшиеся в излишке, должны быть оприходованы и зачислены, соответственно, на финансовые результаты фирмы. При этом ей следует установить причины возникновения излишка и виновных лиц.
Излишки, выявленные при проведении инвентаризации, отражают по дебету счетов учета имущества 01 (10, 40, 43, 50 и т.д.) в корреспонденции с кредитом счета 91 «Прочие доходы и расходы». При этом основные средства и материально-производственные запасы, выявленные в излишке, следует учитывать по рыночной цене. Основание — п. п. 29, 36 Методических указаний, утвержденных Приказом Минфина России от 13 октября 2003 г. N 91н, п. 29 Методических рекомендаций, утвержденных Приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. N 119н.
Излишки — это хорошо или плохо?
Основная цель инвентаризации — сравнение фактического наличия ее объектов с учетными данными. Отклонения могут быть как в сторону уменьшения (недостача), так и в сторону увеличения (излишки).
С недостачей все понятно — ее наличие однозначно является отрицательным сигналом.
С излишками сложнее. Казалось бы, обнаружен дополнительный актив, это плюс для компании, нужно радоваться. На самом деле это не так. Отклонение фактических данных от учетных в любую сторону говорит о недостатках организации работы с материальными ценностями.
Излишки могут появиться, например, если ТМЦ были неверно оприходованы либо списаны в производство или покупателю фактически отгрузили меньше товара, чем провели по документам. В любом случае речь идет об ошибках в организации учета или логистики.
То есть с точки зрения оценки функционирования бизнес-процессов наличие излишков ничем не лучше выявления недостачи.
Но если уж они выявлены — следует отразить этот факт в учете и тем самым повысить его достоверность (для этого, собственно, и нужна инвентаризация).
Как организовать учет выявленных при инвентаризации излишков имущества, рассмотрим в следующих разделах.
Готовим и проводим инвентаризацию
Обязанность проводить ежегодную инвентаризацию имущества и финансовых обязательств установлена Положением по ведению бух.учета, утвержденным Минфином 29.07.1998г. №34н. Правила и порядок проведения данной процедуры установлен Методическими указаниями (приказ МинФина №49 от 13.06.1995г), в них перечислены состав имущества и обязательств, подлежащих ревизии, и формы документов, которыми можно оформить результаты.
Основные этапы проведения инвентаризации приведены в таблице:
| Этап | Документ | Пояснение |
| Подготовка | Приказ руководителя о проведении инвентаризации | В приказе указываются: сроки проведения, причина инвентаризации, перечень инвентаризируемого имущества, перечень материально ответственных лиц и состав комиссии |
| Проведение | Инвентаризационная опись | Члены комиссии ведут опись (подсчет) имущества и его состояния |
| Сопоставление данных | Сличительная ведомость | Сверка данных, представленных в описи, с данными в бух.учете. Составление сличительных ведомостей на предмет выявления расхождений. |
| Оформление и утверждение результатов | Бух.справка | Приведение в соответствие данных бух.учета фактическому наличию. Списание недостачи или оприходывание излишков |
Излишки, обнаруженные в процессе инвентаризации
Зачастую инвентаризация сопровождается выявлением неучтенных излишков. Это могут быть как основные средства, так и товарно-материальные ценности или нематериальные активы. Как правило, возникновение излишков – это результат ошибок в учете.
После сличения инвентаризационной комиссией фактических данных с данными учета следующим действием является утверждение руководителем результатов инвентаризации путем издания соответствующего приказа. Результатом выполнения этого приказа должно стать приведение данных бухгалтерского учета в соответствие с фактическими, установленными в ходе инвентаризации сведениями. Для этой цели надлежит недостачи и излишки, выявленные при инвентаризации, соответственно правильно списать и оприходовать.
При всем этом важно закончить инвентаризацию до подписания отчетности руководителем организации, а вышеуказанное уточнение бухгалтерского учета осуществить на дату проведения инвентаризации.
Инициатива руководителя, оформленная в виде приказа на оприходование излишков, является основанием для урегулирования излишков в бухгалтерском учете.
Унифицированная форма такого приказа государственными ведомствами не предусмотрена. По этой причине такой приказ может быть оформлен организацией с использование собственной утвержденной формы.
Скачать образец приказа об учете результатов инвентаризации
Результаты инвентаризации являются основными доказательствами при расследовании хищений, поэтому инвентаризационные документы приобщаются к проверочным материалам и уголовным делам. Эти документы дают возможность правоохранительным органам устанавливать факт и сумму недостач и излишков товарно-материальных ценностей.
Способы сокрытия недостач при проведении инвентаризации:
1) занесение в инвентаризационную опись несуществующих товаров (может быть выявлен путем опроса лиц, принимавших участие в инвентаризации);
2) последующая дописка количества товаров в инвентаризационных описях (можно обнаружить путем сопоставления различных экземпляров описей);
3) составление бестоварных расходных накладных;
4) несвоевременное оприходование товаров.
Одним из результатов инвентаризации является наличие излишков товарно-материальных ценностей.
Различают две группы искажений результатов инвентаризации при сокрытии излишков:
1) сокрытие излишков путем искажения данных о фактических остатках материальных ценностей (невключение в опись фактически имевшихся в наличии ценностей путем обмана членов комиссии или по сговору с ними; дописки штрихов, запятых и цифр в графе «количество товаров»);
2) подлоги, совершаемые с помощь искажения книжных остатков:
А) составление из товарных приходных накладных, увеличивающих книжный остаток и соответственно уменьшающих размер излишков;
Б) несвоевременное (досрочное) оприходование ценностей (к товарным отчетам, составленным до инвентаризации, прилагаются приходные документы, поступившие позднее);
В) несвоевременное проведение по отчетности расходных документов.
Способы предупреждения противоправных действий при проведении инвентаризации:
1) до начала фактического снятия остатков у материально ответственного лица необходимо взять подписку о том, что все документы приложены к отчету и у него ничего не осталось;
2) представитель правоохранительного органа удостоверяет своей подписью товарные отчеты и приложенные к ним первичные документы за несколько дней, до проведения инвентаризации.
При выявлении попыток сокрытия излишков сотрудники правоохранительных органов обязаны выяснять причины нарушений, проводить опрос членов инвентаризационной комиссии, выявлять соучастников.
Заключительная проверка качества проведенной инвентаризации состоит из двух частей:
1) проверяется правильность определения остатка в ходе проведения инвентаризации:
А) полнота проверки товарно-материальных ценностей в натуре;
Б) правильность отражения в инвентаризационной описи товаров, предъявленных комиссии;
В) правильность таксировки и подсчетов в инвентаризационной описи;
2) проверяются учетные данные бухгалтерии:
А) правильность указания остатка на начало межинвентаризационного периода;
Б) учтены ли бухгалтерией все приходные и расходные документы;
В) полностью ли учтены нормы естественной убыли;
Г) полнота проведения зачетов недостач и излишков.
Результаты инвентаризации — это самый распространенный способ собирания и закрепления фактических данных, при помощи которых можно не только установить ущерб, нанесенный противоправным деянием, но и получить материалы, которые могут быть доказательством по делу.
Причины появления излишков и недостач
Процесс инвентаризации помогает выявить отклонения учетных данных от фактического наличия имущества. Излишки появляются, когда наличное имущество организации превышает учтенное. Недостачи, напротив, указывают на недостающий актив.
Отражение результатов инвентаризации в учете зависит от причины появления расхождений. Инвентаризационная комиссия составляет ведомость по расхождениям и направляет ее руководителю для ознакомления с результатами проверки. Причины формирования излишков и недостач могут быть следующие:
| Излишки | Недостачи |
|---|---|
| Ошибки при проведении инвентаризации | Естественная убыль |
| Неучтенные поставки | Ошибки в ведении складского учета |
| Излишняя экономия | Производственные издержки |
| Ошибки учета отпуска материалов и продукции | Хищения |
| Избыточные поставки | Некомпетентность или отсутствие материально-ответственных лиц (МОЛ) |
Зачем проводится инвентаризация?
Реализация данного процесса обусловлена разными причинами:
- заменяется материально ответственный специалист компании;
- обнаруживается факт хищения имущества;
- выявляется порча определенных ценностей;
- имущество пострадало от разных стихийных бедствий;
- организационные причины, к которым относится изменение руководящего состава, реорганизация фирмы, продажа предприятия и т. д.;
- обязательно осуществляется процесс непосредственно перед формированием обязательной бухгалтерской отчетности, составляемой на основании данных, полученных за год работы;
- имущество планируется продать или сдать в аренду.
Наиболее распространенной причиной является проведение инвентаризации на основании специального графика, в котором указывается, когда должен осуществляться процесс, чтобы постоянно контролировать имущество фирмы.
Нюансы инвентаризации кассы
Процесс проводится специально назначенной комиссией, в которую обязательно входит профессиональный бухгалтер. Выявляются при инвентаризации кассы излишки или недостача. Проверяется наличие всех ценностей, которые перечислены в документах фирмы. К ним относится:
- наличные средства, вносимые в кассу покупателями;
- денежные документы, к которым причисляются марки, оплаченные путевки в разные санатории, билеты на воздушный или железнодорожный транспорт или разнообразные карты оплаты;
- ценные бумаги;
- БСО.
Первоначально полностью пересчитываются все вышеуказанные ценности, имеющиеся фактически в кассе. Далее сверяются полученные значения с теми данными, которые указываются в кассовой книге, на основании которой ведется учет на предприятии.
По окончании процесса составляется специальный инвентаризационный акт наличных денег. В нем прописывается, сколько фактически средств и документов находится в кассе. В нем дополнительно учитываются деньги:
- в пути;
- на расчетных счетах компании, но сюда не входят депозиты, так как они представлены финансовыми вложениями предприятия.
Нередко выявляется лишнее количество денег, поэтому важно разобраться, как оприходовать излишки при инвентаризации.
Излишки и недостачи, выявленные при инвентаризации
Кстати, только после этого этапа, вы узнаете, следует ли проводить служебное расследование и выявлять виновных. Отметим, что расследование проводится в том случае, когда сумма недостачи больше норм естественной убыли. Важно знать, что нормы ЕУ могут быть применены к любым количественным и качественным товарам предприятия, но только не к тем, которые поступают в организацию поштучно, либо в фасованном виде. Отвечать за недостачи будет руководитель компании. Он должен определить, можно ли списывать в расходы недостачу. Как правило, небольшие суммы недостачи могут быть списаны из кредита в дебет. Такой порядок списания действует в соответствии со статьей 12 ФЗ «О бухгалтерском учете», когда нет виновных в недостачи. Урегулировав вопрос выявленных недостач или излишек, оформляется приказ, который потом передается в бухгалтерию, где хранятся в течение 5 лет (ст.
Излишки и недостачи при инвентаризации: учет и документы
Упомянутое в сочетании имя существительное имеет категорию числа: в единственном числе это существительное мужского рода излишек (небольшой излишек) и во множественном излишки (такие небольшие излишки). Также это существительное изменяется не только по числам, но и по падежам. Имя существительное отсутствие требует постановки зависимого слова в родительном падеже.
Например. Отсутствие (кого?) преподавателя вызвало ликование учеников. Не стоит ссылаться на отсутствие (чего?) времени, когда уже дала обещание помочь подруге. Так как существительное излишек изменяется по числам, то в заданном словосочетании можно использовать и единственное, и множественное число.
И все же, и все же… употребление этого словосочетания в нашей речи связано со сложившимися традициями. Поэтому следует признать правильным выражение отсутствие излишков (наличие излишков).
Идеальный учет излишков и недостач (петрухина т.)
Дебет 70 Кредит 73- 1500 руб. — удержана из зарплаты работника стоимость утраченной спецодежды;Дебет 98 Кредит 91-1- 1500 руб. — отражена в составе прочих доходов сумма погашенного ущерба. Если решили обойтись без счета 94, проводки будут такие:Дебет 73 (76) Кредит 98- отражен ущерб, который должен возместить МОЛ (иной виновник);Дебет 70 (76) Кредит 73 (76)- удержан из зарплаты (вознаграждения) виновника причиненный ущерб;Дебет 50 (51) Кредит 73 (76)- погашена сумма ущерба;Дебет 98 Кредит 91-1- учтена в прочих доходах сумма погашенного ущерба. Как учесть недостачи при расчете налогов В отличие от бухучета, для целей налогообложения недостачи и излишки при пересортице зачесть нельзя.
Это просто не предусмотрено нормами Налогового кодекса РФ. Поэтому возникшие в результате пересортицы отклонения учтите по общим правилам.