Как организовать командировку за границу в 2023 году

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как организовать командировку за границу в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Правила направления работников в служебные командировки как на территории Российской Федерации, так и на территории иностранных государств, определены Положением об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Порядок выплаты суточных

В соответствии с п. 25 положения о служебных командировках компания должна оплатить работнику суточные за:

• каждый день командировки (отличие от стандартной работы — в командировке все дни, в т.ч. выходные, праздники и время в дороге также оплачиваются);
• период нетрудоспособности, если она наступила в командировке.

Исключение, когда можно не платить суточные работнику, — его направление в местность, откуда он может каждый день возвращаться к месту жительства с учетом условий работы и транспортного передвижения от места командировки до места жительства.

Целесообразно или нет работнику возвращаться ежедневно домой, устанавливает директор компании (абз. 5 п. 11 Положения № 749 от 13.10.2008 г.). Целесообразность устанавливают в индивидуальном порядке по каждой командировке с учетом следующих моментов:

• расстояние до пункта выполнения работы;
• характер и сложность выданного задания;
• транспортное сообщение и др.

Отражение расчетов по загранкомандировкам

Расчеты по оплате и возмещению расходов работника, связанных с командировкой за пределы РФ, в том числе выплата аванса и погашение неизрасходованных средств, могут осуществляться в иностранной валюте (п. 16 Положения о командировках, п. 9 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 10.12.2003 № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле»).

Порядок отражения в бухгалтерском и налоговом учете расходов и расчетов с работником, связанных с зарубежными командировками, зависит от валюты, в которой выдавался аванс на командировку, и от наличия документов, подтверждающих конвертацию валюты.

На практике возможны следующие варианты выдачи аванса работнику:

• аванс выдан в иностранной валюте (наличными или путем перечисления денежных средств на личную банковскую карту работника в валюте);

• выдана корпоративная банковская карта в валюте;

• аванс выдан в рублях (наличными или перечислением денежных средств на личную банковскую карту работника);

• выдана корпоративная банковская карта в рублях.

Какие существуют особенности командировок за рубеж?

Список необходимых документов и их оформление стандартный, за исключением добавления нескольких новых пунктов. К примеру, к ним относится загранпаспорт, специальное командировочное удостоверение на иностранном языке, виза. Все это влечет дополнительные расходы, которые также будут возмещены сотруднику:

• расходы на оформление визы, паспорта и других документов, необходимых для выезда;

• сборы в аэропорту, консульские сборы;

• плата за багаж;

• документы для командировки за границу, подтверждающие право въезда транспортного средства (личного, служебного или арендованного);

• медицинская страховка;

• комиссия за обмен валюты;

• прочие обязательные платежи.

Организация направила Голубеву К. В. в Бельгию на 5 дней (с 3 по 7 июня).

03 июня Организация выдала сотруднику на командировку:

• на карту сотрудника — 520 EUR (суточные и оплата гостиницы);
• билеты (приобретены организацией, оплата в рублях);
• наличными — 700 руб. (суточные).

10 июня Голубева К. В. отчиталась о командировке. Расходы составили 530 EUR. В тот же день сумма перерасхода 10 EUR зачислена на карту сотрудника.

В соответствии с положением о командировках при поездках за границу суточные выдаются, из расчета:

• 64 EUR в сутки — на территории Бельгии (64 * 4 дня) — 256 EUR;
• 700 руб. в сутки — на территории РФ (700 * 1 день) — 700 руб.

Условные курсы для оформления примера:

• 3 июня курс ЦБ РФ — 76 руб./EUR;
• 10 июня курс ЦБ РФ — 78 руб./EUR.
• 30 июня курс ЦБ РФ — 83 руб./EUR.

Командировки за границы России положено оплачивать в повышенном размере. Лимиты на 2020 год отсутствуют. Единственное ограничение — лимит в части налогообложения суточных. Статья 217 НК РФ устанавливает норму в 2500 рублей в сутки. Но работодатель вправе выплачивать больше, в зависимости от финансовых возможностей учреждения.

Если в организации утвержден больший лимит, например 3000 рублей в сутки, то с разницы в 500 рублей (3000 — 2500) необходимо удержать НДФЛ в размере 13 %, а также начислить страховые взносы по действующим тарифам.

Допустимо предусмотреть лимиты отдельно для каждой страны пребывания. Например, отдельно для поездок в Европу, страны СНГ, Азии, Америки. Например, ограничения действуют для федеральных бюджетников (Постановление Правительства № 812).

Учитывайте следующие нюансы:

• день пребывания в иностранное государство должен быть оплачен по норме, утвержденной для заграничных поездок;
• день возвращения в Россию оплатите по норме для поездок по России.

Дни простоя, задержек и переносов рейса тоже подлежат оплате. Нормы определяются в зависимости от места фактического пребывания работника. Например, обратный рейс в Россию задержан на сутки. Этот день задержки оплачивается по нормам для загранкомандировок.

Отразим бухгалтерские проводки по отражению расходов на командировки в бюджетном учреждении в 2020 году.

Операция	Дебет	Кредит	Документ-основание
Выплачен аванс на затраты по командированию	0 208 12 560 — суточные 0 208 26 560 — иные расходы (проживание, проезд, прочее)	0 201 11 610 — с расчетного счета 0 201 34 610 — из кассы	Приказ на командирование работника. Приказ на выплату аванса. Платежное поручение на перечисление денежных средств на банковскую карту сотрудника, дебетовую карту учреждения. Расходный кассовый ордер на выдачу денежных средств подотчет из кассы учреждения.
Отражены произведенные расходы учреждения на оплату суточных	0 401 20 212 0 109 ХХ 212	0 208 12 660	Авансовый отчет, сданный сотрудником, проверен и утвержден работодателем. Вместе с авансовым отчетом предоставляются подтверждающие документы: билеты; квитанции по оплате гостиницы; договоры, накладные, чеки. Иная подтверждающая документация.
Отражены иные затраты на командировку	0 401 20 226 0 109 ХХ 226	0 208 26 660

Суточные в заграничных командировках.

Расчет суточных за заграничные командировки учитывает, сколько времени сотрудник провел в другой стране.

Если работник покинул границы России в день выезда, то ему начисляются средства (2500 руб. в сутки) исходя из нормативов по зарубежным поездкам.

В случае, если командировка предусматривает временное пребывание в другой стране, то оплачивается только этот период. За все остальные дни начисляются суточные в пределах страны.

Работник предоставляет работодателю финансовый отчет о потраченных суммах, после чего делается перерасчет командировочных расходов.

Если сотрудник потратил больше, чем он получил перед поездкой, то ему делается дополнительная выплата. В случае, когда расходы меньше, то разница удерживается с его зарплаты после получения письменного разрешения.

Работодатели имеют права не оплачивать суммы, которые были потрачены командировочным, без согласования с ними, если они не касаются оплаты проживания или транспорта для того, чтобы добраться до нужного места.

Как рассчитать командировочные расходы (в части суточных) при служебных командировках за границу?

Трудовое законодательство РФ устанавливает определенные особенности оплаты суточных при направлении работника в служебную командировку за границу.

В случае, когда сотрудник по заданию руководства командируется в организацию, находящуюся за рубежом, время в пути оплачивается следующим образом: за время проезда по территории России оплата суточных производится в том же размере, что и суточные при командировках по территории РФ (абз. «а» п. 17 Положения), а за время проезда вне России — в размере, установленном для оплаты суточных при загранкомандировках (абз. «б» п. 17 Положения).

День пересечения государственной границы РФ оплачивается по-разному в зависимости от того, выезжает ли командированный сотрудник с территории РФ или, наоборот, возвращается в Россию из командировки. Суточные за день въезда сотрудника в РФ оплачиваются в рублях РФ, а суточные за день выезда из РФ — в иностранной валюте (п. 18 Положения). Дата въезда/выезда работника с территории РФ устанавливается по отметкам пограничных органов в паспорте. Для того, чтобы определить, как рассчитать суточные в командировке в страны ближнего зарубежья (СНГ), на границе с которыми пограничные службы не делают отметки о пересечении границы, необходимо исходить из правила, указанного в п. 19 Положения, согласно которому дата пересечения государственной границы РФ определяется по проездным билетам.

Размеры суточных при загранкомандировках в 2021 году: таблица

Приведем некоторые размеры суточных при командировках за границу в 2021 году, установленных Правительством РФ для федеральных бюджетников (постановление от 26.12.2005 № 812). При желании, их можно использовать как ориентир любым юридическим лицам и ИП.

Страна	Размер суточных в долларах США
При командировке из России на территорию другой страны	При командировке сотрудников загран. учреждений РФ в пределах территории страны, где расположено загран. учреждение
Абхазия	54	38
Австралия	60	42
Австрия	66	46
Азербайджан	57	40
Албания	67	47
Алжир	65	46
Ангола	80	56
Андорра	62	43
Антигуа и Барбуда	69	48
Аргентина	64	45
Армения	57	40
Афганистан	80	56
Багамские острова	64	45
Бангладеш	67	47
Барбадос	68	48
Бахрейн	66	47
Белиз	59	41
Белоруссия	57	40
Бельгия	64	45
Бенин	66	46
Бермудские Острова	69	48
Болгария	55	39
Боливия	63	44
Босния и Герцеговина	60	42
Ботсвана	64	45
Бразилия	58	41
Бруней	57	40
Буркина-Фасо	72	50
Бурунди	74	52
Вануату	68	48
Великобритания	69	48
Венгрия	61	43
Венесуэла	64	45
Вьетнам	63	44
Габон	70	49
Гаити	61	43
Гайана	67	47
Гамбия	62	43
Гана	66	46
Гватемала	68	48
Гвинея	66	46
Республика Гвинея-Бисау	91	64
Германия	65	46
Гибралтар	69	48
Гондурас	75	53
Гренада	92	64
Греция	58	41
Грузия	54	38
Дания	70	49
Джибути	75	53
Содружество Доминики	69	48
Доминиканская республика	59	41
Египет	60	42
Замбия	68	48
Заморские территории Франции	65	46
Зимбабве	57	40
Израиль	70	49
Индия	62	43
Индонезия	69	48
Иордания	62	43
Ирак	81	57
Иран	62	43
Ирландия	65	46
Исландия	70	49
Испания	62	43
Италия	65	46
Йемен	66	46
Кабо-Верде	64	45
Казахстан	55	39
Каймановы Острова	69	48
Камбоджа	68	48
Камерун	69	48
Канада	62	43
Катар	58	41
Кения	66	46
Кипр	59	41
Киргизия	56	39
Республика Кирибати	75	52
Китай	67	47
Китай (Гонконг)	67	47
Китай (Тайвань)	67	47
Колумбия	65	46
Коморские Острова	86	60
Конго	85	60
Демократическая Республика Конго	76	53
Корейская Народно-Демократическая Республика	65	46
Республика Корея	66	46
Коста-Рика	63	44
Кот-д’Ивуар	74	52
Куба	65	46
Кувейт	59	41
Лаос	64	45
Латвия	55	39
Лесото	61	43
Либерия	78	55
Ливан	73	51
Ливия	70	49
Литва	57	40
Лихтенштейн	71	50
Люксембург	61	43
Маврикий	63	44
Мавритания	67	47
Мадагаскар	64	45
Макао	67	47
Македония	60	42
Малави	66	46
Малайзия	60	42
Мали	70	49
Мальдивы	67	47
Мальта	61	43
Марокко	58	41
Мексика	64	45
Мозамбик	68	48
Молдавия	53	37
Монако	65	46
Монголия	59	41
Мьянма	65	46
Намибия	61	43
Науру	60	42
Непал	65	46
Нигер	78	55
Нигерия	72	50
Нидерланды	65	46
Никарагуа	68	48
Новая Зеландия	65	46
Новая Каледония	60	42
Норвегия	79	55
Объединенные Арабские Эмират	60	42
Оман	62	43
Пакистан	69	48
Палау, остров	63	44
Палестина	70	49
Панама	64	45
Папуа-Новая Гвинея	68	48
Парагвай	57	40
Перу	63	44
Польша	56	39
Португалия	61	43
Пуэрто-Рико	72	50
Руанда	72	50
Румыния	56	39
Сальвадор	68	48
Самоа	64	45
Сан-Марино	65	46
Сан-Томе и Принсипи	74	52
Саудовская Аравия	64	45
Свазиленд	65	46
Сейшельские Острова	71	50
Сенегал	70	49
Сент-Люсия	69	48
Сербия и Черногория	60	42
Сингапур	61	43
Сирия	62	43
Словакия	59	41
Словения	57	40
Соломоновы Острова	56	39
Сомали	70	49
Судан	78	55
Суринам	69	48
США	72	50
Сьерра-Леоне	69	48
Таджикистан	60	42
Таиланд	58	41
Танзания	66	46
Того	65	46
Тонга	54	38
Тринидад и Тобаго	68	48
Тунис	60	42
Туркменистан	65	46
Турция	64	45
Уганда	65	46
Узбекистан	59	41
Украина	53	37
Уругвай	60	42
Фиджи	61	43
Филиппины	63	44
Финляндия	62	43
Франция	65	46
Хорватия	63	44
Центрально-Африканская Республика	90	63
Чад	95	67
Чехия	60	42
Чили	63	44
Швейцария	71	50
Швеция	65	46
Шри-Ланка	62	43
Эквадор	67	47
Экваториальная Гвинея	79	55
Эритрея	68	48
Эстония	55	39
Эфиопия	70	49
Южная Осетия	54	38
Южно-Африканская Республика	58	41
Ямайка	69	48
Япония	83	58

Отчет по загранкомандировке: работнику выданы рубли, траты произведены в валюте

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 18 июля 2014 г.Л.А.

Елина, экономист-бухгалтер Ситуацию рассмотрим следующую. Работника направили в заграничную командировку, при этом выдали ему аванс в рублях или же он вообще не получал его (расходовал личные деньги). И теперь требуется возместить ему командировочные расходы.

Командированный сам менял рубли на валюту той страны, в которую его направили. После приезда из командировки работнику нужно заполнить авансовый отчет и приложить к нему документы, подтверждающие расходы в иностранной валюте.

Бухгалтеру этот отчет нужно проверить.

А порой вообще приходится заполнять отчет за работника. Посмотрим, как все правильно оформить.

Но для начала разберемся, по какому курсу пересчитывать траты в иностранной валюте, если работник получил аванс в рублях. Курс пересчета валютных расходов в рубли зависит от ситуации; :

1. работник приложил к авансовому отчету справку банка, подтверждающую курс обмена валюты, то надо ориентироваться на этот реальный курс. В таком случае организация сможет полностью возместить работнику его командировочные расходы; .

Если у работника несколько справок об обмене валюты с разными обменными курсами от разных дат, логичнее пересчитывать его первые траты по курсу обмена из первой справки банка (в пределах суммы валюты, купленной по ней).

Дальнейшие траты — по курсу обмена из другой справки банка и так далее;

1. работник не может подтвердить обменный курс (у него нет справки банка об обмене валюты), то надо ориентироваться на официальный курс Центробанка, установленный на дату утверждения авансового отчета, ; .

Как оплачиваются выходные в командировке?

Если сотрудник выехал на место назначения в выходной день, но не выполнял работу, то в этот день ему компенсируются только суточные, жильё и проезд. Зарплата за этот день не сохраняется, потраченное время не компенсируется. Если же работник отправился в командировку в выходной день для выполнения работы – то ему полагается и зарплата.

Если наниматель обязывает сотрудника отправиться в командировку или вернуться из нее в выходной день, то сотрудник может взять по желанию выходной в один из будущих рабочих дней. Воспользоваться этим правом можно в месяц возвращения из командировки или в течение следующего месяца.

Суточные в рублях и валюте

Компания может выдать командировочные сотрудникам в кассе, либо перечислить на карту. При заграничных поездках суточные можно выплатить в валюте или в рублях, пересчитав по курсу на день выдачи.

Сумму для оплаты проезда, жилья, питания и иных издержек работника, согласованных с работодателем, оформляют как подотчетные средства. По возвращении сотрудник в течение трех рабочих дней представляет по ним авансовый отчет с документами, которые подтверждают расходы.

Деньги, которые остались после командировки, работник возвращает работодателю. При этом расходы в валюте бухгалтеру нужно пересчитать в рубли:

• если работник платил с рублевой карты — по курсу, установленному банком на дату списания денег;

• если работник покупал валюту в обменном пункте — по курсу, указанному в документах на покупку валюты;

• если работник не представил первичный документ на обмен валюты — по курсу ЦБ РФ, действовавшему на дату выдачи работнику подотчетной суммы в рублях.

Суточные в иностранной валюте

Размер суточных при командировках в 2021 году оказывает влияние на расчет налога на прибыль и на исчисление НДФЛ. В некоторых организациях величина неподотчетных компенсационных сумм при заграничных рабочих поездках может быть разная, в зависимости от страны пребывания сотрудника. Это касается коммерческих предприятий. Для бюджетных организаций размеры компенсаций при заграничных командировках установлены Постановлением Правительства РФ от 26.12.2005 № 812.

Страна служебной поездки	Размер компенсации в долларах США
Белоруссия	57
Украина	53
США	72
Германия	65
Великобритания	69
Франция	65

Расходы, учитываемые для целей налогообложения

Рассмотрим расходы, которые включаются в расчет облагаемой базы:

• Проезд до места командировки и обратно. Сотрудники часто приобретают электронные билеты для поездки, оплачивая их банковской картой. Чтобы подтвердить такие расходы для целей налогообложения можно использовать контрольный купон электронного билета, которые направляется покупателю через интернет в электронном виде. Подтверждающим документом также может служить посадочный талон, так как он содержит информацию о стоимости, времени отправления и др. При приобретении электронного авиабилета в качестве подтверждающего документа может использоваться маршрут-квитанция и посадочный талон, содержащий отметку аэропорта о досмотре. Подтверждая расходы указанными документами выписки, которая подтверждает, что оплата производилась пластиковой картой не потребуется.

Если в командировку работник поехал на личном транспорте, то срок пребывания указывается работником в служебной записке. Записку и другие документы, подтверждающие использование личного авто (путевой лист, счет, квитанции и др.) работник предоставляет работодателю.

• Проезд на такси. Проезд сотрудника до места отправления (вокзала или аэропорта) на такси могут быть учтены только в том случае, если они являются экономически обоснованными. Документ, подтверждающий такие расходы при этом должен оформляться в соответствии с требованиями действующего законодательства.
• Наем жилого помещения. Расходы по найму работником жилого помещения подтверждаются квитанцией или счетом за проживание в гостинице. Если в подтверждающем оплату за проживание в отеле иностранного государства документе выделен НДС, то данная сумма также может включаться в расходы для целей налогообложения. Если подтверждающих расходы на проживание документов нет, то уменьшить облагаемую базу по налогу на прибыль нельзя.
• Суточные. При загранкомандировке не подлежат подтверждению чеками, квитанциями или другими документами. Устанавливается их размер в нормативных документах организации.

Командировка творческого работника

Положение № 176 дополнено главой 8, в которой определены особенности возмещения расходов при направлении в командировку за границу творческих и иных работников театрально-зрелищных организаций для участия в зарубежных гастролях, иных международных культурных мероприятиях.

За время нахождения в командировке, включая время пребывания в пути, творческому работнику возмещение расходов производится за каждые сутки в виде общей выплаты без представления подтверждающих документов в следующих размерах:

– за время нахождения в пределах РБ – не более 3-кратного размера, но не менее установленного 1-кратного размера суточных;

– за время нахождения за границей – до 150 EUR включительно, но не менее 25 EUR.

Размер общей выплаты не может превышать сумму размеров суточных и расходов по найму жилого помещения, установленных для страны пребывания, в которую работник направляется в командировку.

Конкретный размер и порядок расчета общей выплаты определяются нанимателем с учетом условий письменной договоренности между направляющей и принимающей сторонами о направлении на гастроли за границу.

Кого нельзя отправлять в командировки или можно, но с ограничениями

Не каждого сотрудника компания может обязать поехать в командировку.

Есть некоторые категории работников, которые могут от нее отказаться на законных основаниях, а некоторых нельзя отправить даже если они сами согласны.

1. Беременных женщин – без каких-либо «но» нельзя направлять в командировки. Их права защищает ст. 259 ТК.

2. Несовершеннолетних детей можно отправлять в командировку, но только если они являются спортсменами или творческими работниками. Данное правило закреплено в ст. 268 ТК.

3. Работников, трудоустроенных по ученическому договору, в обычную командировку отправлять нельзя. Они могут ехать только в командировку, связанную с ученичеством (ст. 203 ТК). Например, для сдачи экзаменов или на сессию.

4. Сотрудников с ограниченными физическими возможностями можно направлять в командировки, но только если это не противоречит индивидуальной программе реабилитации (ст. 23 закона № 181-ФЗ).

Кроме того, статьи 259 и 264 ТК говорят о том, что, необходимо получить письменное согласие следующих сотрудников, направляя их в командировку:

— женщин, имеющих детей до 3 лет;

— отцов, матерей или опекунов, единолично воспитывающих детей до 14 лет;

— родителей детей с ограниченными физическими возможностями;

— одного из родителей ребенка до 14 лет, если второй родитель работает вахтовым методом;

— многодетных родителей (трое и более детей до 18 лет), пока младшему не исполнится 14 лет;

— сотрудников на больничном по уходу за членами семьи;

— кандидатов в депутаты в период выборов.

Согласование командировки и заявление на выплату аванса

Закон не предусматривает проведения дополнительного согласования служебной командировки. Более того, у работодателя нет обязанности предупреждать о ней сотрудника заранее.

Однако, организации вправе разработать образец служебной записки, позволяющей согласовать служебную поездку и уточнить сопутствующие траты.

На практике, такую служебную записку составляет руководитель направляемого в командировку сотрудника.

В документе указывают ФИО и должность сотрудника, срок командировки, а также расшифровываются основные предстоящие расходы.

Во многих компаниях процесс согласования командировок, как и документооборот в целом автоматизирован.

Сотрудник создает онлайн заявку, подписывает и согласовывает с руководством. Далее она уходит к ответственным сотрудникам смежных подразделений.

После того, как служебная записка согласована, работнику надо написать заявление на перечисление аванса, для покупки билетов и предварительной брони жилья, если эти хлопоты не берет на себя сама компания.

Конкретного расчета данных сумм нет. Достаточно знать приблизительную стоимость аренды жилья и расходов на проезд.

При этом, категория как самой гостиницы, так и номера должны совпадать с условиями, прописанными в Положении о командировках для конкретной должности.

Также можноограничить и класс поездки. Например, рядовые сотрудники могут ездить только в плацкарте на поезде и летать эконом-классом в самолете, а руководство – в купе и бизнес-классе соответственно.

В авансовый платеж, помимо указанных расходов, включаются суточные. Размер суточных не ограничен. Но по НК не облагаются налогом только суточные в пределах 700 рублей по России и 2 500 рублей (эквивалент в валюте) за границей.

Похожие записи:

• Отличия дилера от дистрибьютора
• Частная судебно-медицинская экспертиза
• Прописка иностранца в квартире — сколько человек можно прописать?