Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как составить должностную инструкцию с учетом профстандарта». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Современный рынок требует постоянной адаптации и модернизации должностных инструкций, чтобы обеспечить эффективность и конкурентоспособность компании. Новые требования и стандарты, появляющиеся каждый год, делают процесс обновления периодическим и необходимым. Что изменилось в текущем году?
Модернизация должностной инструкции: что нового?
- Более детальное описание обязанностей – в новых образцах должностных инструкций акцент делается на детальном описании обязанностей и полном списке задач, которые должен выполнить сотрудник.
- Уточнение требований к квалификации – адаптированные требования к квалификации и опыту являются ключевыми при построении должностных инструкций в 2023 году. Они помогают обеспечить, что соискатель подходит для позиции.
- Увеличение количества объяснений и примеров – для более точного понимания работы и ответственности, обновленные должностные инструкции предоставляют дополнительные объяснения и примеры наиболее важных задач.
По какому шаблону заполнять ДИС?
Законодательством не утвержден единый формуляр должностной инструкции, поэтому она может быть написана в свободной форме.
Стандартная ДИС должна состоять из следующих основных разделов:
-
общая информация о работодателе и сотруднике;
-
сведения о должностных лицах, которым подчиняется работник;
-
требования к образованию, квалификации, трудовому опыту;
-
перечень должностных обязанностей и прав работника;
-
сведения об уровне ответственности (в т.ч. материальной) в случае нарушения положений ДИС.
Нужно ли в организации разрабатывать инструкции по охране труда и правила по охране труда?
Согласно ст.214 Трудового кодекса РФ работодатель обязан обеспечить разработку и утверждение локальных нормативных актов по охране труда.
К локальным нормативным актам по охране труда относятся положения, приказы, программы обучения, инструктажей, стажировки (при необходимости), нормы выдачи спецодежды и смывающих средств и др. документы, в том числе и инструкции по охране труда и правила по охране труда, разрабатываемые работодателями.
Требования к разработке инструкций по охране труда прописаны в правилах по охране труда. Например,
| Правила по охране труда | Требование к разработке инструкций по охране труда |
|---|---|
| «Правила по охране труда при погрузочно-разгрузочных работах и размещении грузов», утв. Приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 28 октября 2020 г. N 753н | 2. На основе Правил и требований технической (эксплуатационной) документации организации-изготовителя технологического оборудования, применяемого при выполнении погрузочно-разгрузочных работ (далее организация-изготовитель), работодателем разрабатываются инструкции по охране труда для профессий и (или) видов выполняемых работ, которые утверждаются локальным нормативным актом работодателя с учетом мнения соответствующего профсоюзного органа либо иного уполномоченного работниками представительного органа (при наличии). |
| «Правила по охране труда при работе с инструментом и приспособлениями», утв. Приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 27 ноября 2020 г. N 835н | 5. На основе Правил и требований технической документации организации-изготовителя на конкретные виды инструмента и приспособлений работодателем разрабатываются инструкции по охране труда для профессий и (или) видов выполняемых работ, которые утверждаются локальным нормативным актом работодателя с учетом мнения соответствующего профсоюзного органа либо иного уполномоченного работниками представительного органа (при наличии). |
| «Правила по охране труда на автомобильном транспорте», утв. Приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 9 декабря 2020 г. N 871н | 4. Работодатель обязан обеспечить безопасность работников при эксплуатации зданий, сооружений, оборудования, осуществлении технологических процессов, а также применении инструментов, сырья и материалов.
На основе Правил и требований технической (эксплуатационной) документации организации-изготовителя транспортных средств (далее — организация-изготовитель) работодателем разрабатываются и утверждаются инструкции по охране труда для работников и (или) видов выполняемых работ, которые утверждаются локальным нормативным актом работодателя, с учетом мнения соответствующего профсоюзного органа либо иного уполномоченного работниками представительного органа (при наличии). |
В первом разделе должностной инструкции «Общие положения» указываются:
— должность в соответствии со штатным расписанием и основные сведения о ней:
— название структурного подразделения, подчиненность данного работника, категория персонала;
— порядок назначения и освобождения от должности в соответствии с нормативными правовыми актами организации;
— порядок замещения этой должности в период временного отсутствия работника;
— требования к профессиональной подготовке (уровень образования, стаж работы), требования к квалификации;
— требования к знаниям работника;
— перечень нормативных документов, которыми работник должен руководствоваться в своей деятельности. В этот перечень включаются:
-
действующее законодательство РФ;
-
локальные нормативные акты работодателя, непосредственно связанные с трудовой деятельностью работника;
-
приказы и распоряжения руководителя организации;
-
непосредственно должностная инструкция;
-
другие документы.
В разделе «Права» описываются права, необходимые работнику для осуществления возложенных на него обязанностей, а также расписывается порядок осуществления этих прав.
В этом разделе указываются право работника:
-
на самостоятельное принятие решений;
-
на получение информации, в том числе конфиденциальной, которая необходима работнику для реализации его функций и эффективного исполнения обязанностей;
-
требовать выполнения определенных действий, давать распоряжения и указания и контролировать их исполнение;
-
визировать, согласовывать и утверждать документы конкретных видов.
Шаг 1. Выбрать вариант оформления должностной инструкции — как приложение к трудовому договору (его неотъемлемая часть) или как отдельный документ (Письма Роструда от 24.05.2011 N 1412-6-1, от 30.11.2009 N 3520-6-1).
Если должностная инструкция является приложением к трудовому договору.
В этом случае она составляется в двух экземплярах — по экземпляру для каждой из сторон, подписывающих договор. Трудовой договор и должностная инструкция оформляются как единый документ: все листы нумеруются, прошиваются и скрепляются печатью и подписью должностного лица. Это поможет избежать разногласий по вопросу ознакомления работника с трудовым договором и приложением к нему.
Во избежание подробного перечисления всех обязанностей работника в тексте трудового договора можно сделать ссылку на должностную инструкцию. Для этого подойдет следующая формулировка: «работник обязан… (указать основную трудовую функцию), а также выполнять иные обязанности согласно должностной инструкции, являющейся приложением к настоящему трудовому договору и его неотъемлемой частью».
Если должностная инструкция представляет собой отдельный документ.
6.1. Должностная инструкция разрабатывается исполнителем в соответствии с требованиями законодательства РФ (см. п. 2.3 настоящего Положения).
6.2. Должностная инструкция должна быть согласована исполнителем с правовым отделом и отделом по управлению персоналом Компании.
При необходимости должностная инструкция должна быть также согласована исполнителем с другими взаимосвязанными подразделениями Компании (например, службой безопасности, бухгалтерией, отделом охраны труда и т.д.), а также с вышестоящим руководителем, курирующим соответствующее направление деятельности Компании.
6.3. Должностные лица подразделений Компании, указанные в п. 6.2 настоящего Положения и получившие от исполнителя проект должностной инструкции на согласование, обязаны в пределах своей компетенции осуществить его анализ на предмет соответствия требованиям законодательства РФ, настоящего Положения, а также с учетом специфики деятельности Компании и сложившейся практики взаимодействия подразделений внутри Компании. Результаты такого анализа (свои замечания, разногласия и предложения по их устранению) указанные должностные лица должны изложить в произвольной форме на обороте соответствующего листа проекта должностной инструкции либо на отдельном листе. Оформленные таким образом результаты анализа должны быть подписаны соответствующим должностным лицом с указанием даты.
До изложения своих замечаний в письменном виде должностное лицо обязано устно связаться с исполнителем и проинформировать его о наличии замечаний, разногласий и согласовать необходимость и возможность внесения исправлений в проект должностной инструкции.
В случае наличия замечаний, разногласий от должностных лиц задействованных структурных подразделений проект должностной инструкции возвращается исполнителю, который должен с учетом предложенных изменений внести соответствующие корректировки в этот документ.
Скорректированный проект должностной инструкции с визами, замечаниями, предложениями и отзывами представляется исполнителем в правовой отдел и отдел по управлению персоналом Компании, которые совместно с исполнителем обобщают результаты анализа проекта должностной инструкции. По итогам такого обобщения исполнитель подготавливает окончательный вариант должностной инструкции, который с визами исполнителя, руководителей правового отдела и отдела по управлению персоналом представляется в секретариат на утверждение генеральным директором Компании.
6.4. Должностная инструкция составляется в одном оригинальном экземпляре.
При этом страницы согласованной и утвержденной должностной инструкции должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены печатью отдела по управлению персоналом и хранятся в этом отделе в соответствии с Положением о документообороте Компании. Срок хранения должностной инструкции — 75 лет.
Подлинники должностных инструкций, утративших силу в связи с заменой их новыми, изымаются и формируются в отдельное дело в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
6.5. Для текущей работы с подлинника должностной инструкции снимают заверенную копию, которую выдают должностному лицу, работающему в данной должности, и руководителю соответствующего структурного подразделения Компании.
По решению руководителя каждого структурного подразделения заверенная копия должностной инструкции может направляться при необходимости в другие структурные подразделения Компании.
6.6. Помимо копии должностной инструкции, выданной работнику для текущей работы на основании п. 6.5 настоящего Положения, по просьбе работника (как работающего, так и уволившегося) заверенная копия должностной инструкции может быть ему вручена в порядке, установленном ст. 62 ТК РФ: в срок — не позднее трех рабочих дней со дня подачи письменного заявления работника о предоставлении ему копии этого документа, составленного в произвольной форме.
При этом факт ознакомления работника с должностной инструкцией до подписания трудового договора никак не влияет на право работника требовать от Работодателя копии этого документа для защиты своих интересов.
При написании заявления работник не обязан пояснять в его тексте, для чего ему нужна копия должностной инструкции, а также не обязан представлять ходатайства, запросы, требования третьих лиц (в т.ч. государственных и муниципальных органов) о выдаче копии должностной инструкции. В свою очередь, Работодатель не вправе требовать от работника указания целей предоставления копии должностной инструкции и предоставления на нее запросов третьих лиц.
Выдача работнику (как работающему, так и уволившемуся) заверенной копии должностной инструкции в любом указанном в его заявлении количестве экземпляров осуществляется без взимания платы. За взимание платы в любом размере (в т.ч. в размере затрат на изготовление копий должностной инструкции) соответствующие должностные лица Компании несут ответственность в соответствии с законодательством РФ.
6.7. Должностная инструкция вступает в силу с момента ее утверждения генеральным директором Компании или другим должностным лицом, уполномоченным на это, и действует до ее замены новой должностной инструкцией, разработанной и утвержденной в соответствии с настоящим Положением.
6.8. Должностная инструкция объявляется работнику под роспись до подписания трудового договора (внесения в него изменений), а также при перемещении на другую должность и при временном исполнении обязанностей по должности (абз. 10 ч. 2 ст. 22, ч. 3 ст. 68, ст. ст. 72.1, 72.2 ТК РФ).
6.9. Ознакомительная роспись работника проставляется в листе ознакомления с должностной инструкцией (по форме из Приложения N 2 к настоящему Положению) и служит доказательством того, что работник ознакомился с должностной инструкцией.
6.10. При отказе работника от ознакомления с должностной инструкцией исполнитель составляет акт об отказе от ознакомления с должностной инструкцией, форма которого приведена в Приложении N 3 к настоящему Положению.
6.11. Требования должностной инструкции являются обязательными для должностного лица, занимающего данную должность, с момента его ознакомления с данной инструкцией под роспись и до перемещения на другую должность или увольнения из Компании или ознакомления с инструкцией в новой редакции, о чем делается запись в соответствующей графе листа ознакомления (Приложение N 2 к настоящему Положению).
6.12. Утвержденные должностные инструкции и изменения к ним регистрируются менеджером по кадрам в Журнале регистрации должностных инструкций и изменений к ним (см. Приложение N 4 к настоящему Положению), который хранится в отделе по управлению персоналом.
-----------------------------------------T--------------------------------¬
¦ ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ¦ --------------T--------¬¦
¦ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ "АЛЬФА" ¦ ¦ ¦ Код ¦¦
¦ (ООО "АЛЬФА") ¦ +-------------+--------+¦
+----------------------------------------+ ¦Форма по ОКУД¦02520519¦¦
¦ ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ¦ L-------------+---------¦
+----------------------------------------+ УТВЕРЖДАЮ¦
¦ 10.01.2013 N 11-ди ¦ Генеральный директор¦
+-------------------T--------------------+ ООО "Альфа"¦
¦Наименование ¦Табельщик ¦ Иванов И.И. Иванов¦
¦должности ¦ ¦ (подпись) (Ф.И.О.) ¦
+-------------------+--------------------+ 10.01.2013¦
¦Категория должности¦Технический ¦ М.П.¦
¦ ¦исполнитель ¦ ¦
+-------------------+--------------------+ ¦
¦Структурное ¦Отдел кадров ¦ ¦
¦подразделение ¦ ¦ ¦
+-------------------+--------------------+ ¦
¦Должностное ¦Начальник отдела ¦ ¦
¦подчинение ¦кадров ¦ ¦
L-------------------+--------------------+---------------------------------
Настоящая Должностная инструкция разработана в соответствии с Трудовым кодексом РФ, Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденным Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37 (ред. от 14.03.2011), Положением о должностных инструкциях ООО «Альфа» (далее — Компания) и другими локальными нормативными актами Компании.
Ответственность специалиста по кадрам
В разделе «Ответственность» необходимо отразить все возложенные на специалиста по кадрам виды ответственности. При этом нужно принять во внимание его должностные обязанности. Таким образом, ДИ даст понять, за что именно и как могут наказать кадровика.
Сотрудник ОК может нести ответственность в следующих случаях:
1. Ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных ТК РФ.
2. Совершение правонарушений, связанных с выполнением своих функций — в пределах, установленных действующим КоАП РФ, УК РФ и ГК РФ.
3. Причинение материального ущерба работодателю в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством РФ.
4. Непринятие оперативных мер, включая своевременное информирование начальника отдела кадров и вышестоящих руководителей, по пресечению обнаруженных в организации нарушений трудового законодательства, создающих угрозу деятельности организации и ее работников.
5. Несвоевременное и ненадлежащее исполнение приказов, распоряжений и поручений начальника отдела кадров и вышестоящих руководителей, НПА по своей деятельности;
6. Разглашение персональных данных работников.
Алгоритм порядка разработки и утверждения должностной инструкции
Наличие должностной инструкции, в первую очередь, выгодно нанимателю.
Она необходима при приеме на работу и увольнении, при организации труда, и для обоснованного привлечения работника к дисциплинарной (или материальной) ответственности, и в части документооборота и т.д.
А вот работники заинтересованы в отсутствии такого документа, так как без него они ни за что не отвечают. Поэтому при наличии или введении в штатное расписание должности для нее в обязательном порядке следует разработать соответствующую должностную инструкцию.
Как правило, разработка должностных инструкций происходит с участием кадровой службы организации. В этой статье мы расскажем, как правильно составить должностную инструкцию, чтобы в дальнейшем у вас не возникало спорных ситуаций с работниками.
- Важность наличия должностной инструкции
- При приеме на работу
- Прежде всего наличие этого документа важно для урегулирования вопросов в сфере трудовых отношений, например для осуществления обоснованного отказа в приеме на работу.
Так, запрещен необоснованный отказ в приеме на работу для отдельных категорий работников (ст. 16 Трудового кодекса РБ (далее – ТК)).
Если все необходимые для выполнения работы требования к работнику будут закреплены в должностной инструкции, то вы сможете доказать, что отказ в приеме на работу был обоснованным.
Отсутствие должностной инструкции означает, что соискатель должен соответствовать требованиям, предъявляемым Единым квалификационным справочником должностей служащих и Единым тарифно-квалификационным справочником работ и профессий рабочих.
Образец оформления должностной инструкции по ГОСТу
В сфере трудового законодательства РФ должностная инструкция не является обязательным документом в связи с тем, что круг обязанностей в рамках можно оговорить и в договоре о сотрудничестве.
Но многие компании, тем не менее, работают по старинке, и по сей день предпочитают создавать инструкцию, забывая о том, что с момента подписания она приобретает статус локального документа, который оформляется уже в соответствии с законом. Трудовой кодекс РФ не содержит ни единого упоминания о должностной инструкции в прямом смысле, но вот в иносказательном некоторые нормы ТК РФ ссылаются на инструкцию. В частности, в сказано, что работнику должны быть поручены именно те обязанности, которые входят в его трудовую функцию и определены локальными актами компании.
Также своеобразное упоминание об инструкции содержится и в . При этом в силу работодатель имеет право на создание локальных актов, которые будут регулировать работу предприятия уже в соответствии со спецификой, конечно при отсутствии аналогичных норм федерального уровня и с соблюдением правил, оговоренных , подразумевающей полное соблюдение прав работника даже на локальном уровне. Таким образом, оформление должностной инструкции, пускай и косвенно, но рассматривается законодательством в качестве одного из документов.
Лист ознакомления с должностной инструкцией образец бланк
- Основные обязанности работника на каждом конкретном рабочем месте закрепляются в должностной инструкции сотрудника.
- Прочитав этот документ, разобравшись с его положениями и полностью разъяснив собственные обязанности, сотрудник в листе ознакомления с должностной инструкцией, своей подписью подтверждает получение необходимой информации и своё согласие со всеми положениями должностной инструкции.
- Ознакомление с непосредственными должностными обязанностями
- При трудоустройстве на предприятие, зачастую, в трудовом соглашении с работником должностные обязанности, которые должен будет выполнять работник после подписания соглашения, скрыты за обтекаемой формулировкой «согласно должностной инструкции».
Не прочитав такую инструкцию, но подписав договор, может оказаться, что Гражданин собственноручно взял на себя обязанность выполнять такую работу, которая никак не отвечает его представлениям об этом рабочем месте. Перед подписанием соглашения с подобной формулировкой, попросите в отделе кадров предоставить указанную должностную инструкцию для ознакомления.
Все положения, прописанные в должностной инструкции, и составляют тот объём действий и полномочий, который обязан выполнять сотрудник по трудовому договору.
Несоблюдение хотя бы одного из пунктов инструкции даёт право работодателю применить к сотруднику дисциплинарное взыскание.
Разрабатывают должностные инструкции кадровики, юристы, секретари, руководители и сам работник. О том, как это выглядит на практике, проще всего рассказать на примере.
Допустим, условный автосервис «Винтик и Шпунтик» принимает на работу слесаря Василия Петровича. И для него нужно составить должностную инструкцию. Директор думает, кому бы поручить это задание.
Кадровики прекрасно разбираются в трудовом кодексе, но в работе слесаря ничего не понимают. Они находят первую попавшуюся должностную инструкцию в архиве и предлагают Василию Петровичу расписаться, что он с ней ознакомился.
Юристы при составлении должностной инструкции часто переписывают в нее нормы трудового законодательства и пункты из документов, которые регламентируют работу фирмы. Такая инструкция выглядит очень убедительно. Но вот про работу слесаря там либо ничего нет, либо сказано очень мало, потому что юрист тоже не специалист в этой области.
Секретарь обычно скачивает документ из интернета. Но когда приносит на подпись, может выясниться, что слесарь, который ремонтирует легковые автомобили и грузовики, это не одно и то же. Скорее всего, такая инструкция тоже не подойдет. Скачивать типовые должностные инструкции из интернета бессмысленно.
Руководитель автосервиса. Если он сам раньше работал слесарем, то у него получится замечательная должностная инструкция, в которой не будет ничего лишнего. Но часто бывает так, что руководитель только организует работу и про работу слесаря ничего не знает.
Особенности оформления, если пересматриваются обязательные положения по соглашению сторон
Как правило, в ДИ не содержится детального описания условий труда — дается ссылка на ЛНА. Основные изменения вносятся в связи с корректировкой должностных функций. Изменяют эти условия только по взаимному согласию сторон (ст. 72 ТК). В одностороннем порядке руководитель сделает это в одном случае: доказав, что изменения являются следствием изменений организационных или технологических условий занятости (ст. 74 ТК).
Вот инструкция, как изменить должностную инструкцию работнику по соглашению сторон.
Шаг 1. Вносимые правки обсуждают и устно — это не запрещено. На крупном предприятии разумнее подготовить проект, четко перечислить все поправки в ЛНА для сотрудника и на проекте получить подпись о согласии.
Важно. Если работник своего согласия не даст, работать он продолжит по прежней ДИ (либо действовать в порядке статьи 74 ТК РФ при наличии оснований). Если изменения все же утвердят, распространяться они будут только для новых сотрудников, принятых на должность после новой редакции.
Шаг 2. Согласованный с работником вариант следует утвердить. Используются два способа:
- грифом на документе «УТВЕРЖДАЮ» и подписью руководителя;
- приказом.
Шаг 3. Внесение правок в трудовую функцию, отраженных в ЛНА, следует зафиксировать в трудовом договоре. Для этого готовятся два экземпляра дополнительного соглашения. В тексте полностью прописываются пункты ТД, которые согласованы в новой редакции. ТД полностью не переоформляется.
Дополнительное соглашение визируется руководителем и сотрудником. Работник подписью удостоверяет факт начала работы по измененной ДИ.