Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Восстановление первичных документов». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В силу пп. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ налоговики имеют право определять суммы налогов, подлежащие уплате налогоплательщиками в бюджетную систему РФ, расчетным путем на основании имеющейся у них информации о налогоплательщике, а также данных об иных аналогичных налогоплательщиках в случаях, в частности, непредставления в течение более двух месяцев налоговой инспекции необходимых для расчета налогов документов, отсутствия учета доходов и расходов, учета объектов налогообложения, ведения учета с нарушением установленного порядка, приведшего к невозможности исчислить налоги.
Кто и кому назначает наказание за отсутствие первичных документов
Заявление на то, чтобы нарушитель понес ответственность, подает налоговая инспекция, а наказание назначает уже суд (ч. 1 ст. 23.1, ст. 15.11 КоАП РФ).
Виновный в правонарушении устанавливается индивидуально.
Обычно суды исходят из того, что руководитель отвечает за организацию бухучета, а главный бухгалтер – за его правильное ведение и своевременное составление отчетности (п. 24 постановления Пленума Верховного суда от 24.10.2006 № 18). Субъектом такого правонарушения обычно признают главного бухгалтера или бухгалтера с правами главного.
Руководитель организации тоже может быть признан виновным, если:
- в организации вообще не было главного бухгалтера (постановление Верховного суда от 09.06.2005 № 77-ад06-2);
- учет и расчет налогов вела специализированная организация (п. 26 постановления Пленума Верховного суда от 24.10.2006 № 18);
- причина нарушения – письменное распоряжение руководителя, с которым главный бухгалтер был не согласен (п. 25 постановления Пленума Верховного суда от 24.10.2006 № 18).
Что касается НДС: согласно п. 7 ст. 166 НК РФ в случае отсутствия у налогоплательщика бухгалтерского учета или учета объектов налогообложения налоговики имеют право исчислять суммы налога, подлежащие уплате, расчетным путем в соответствии с данными по иным аналогичным налогоплательщикам.
Брать рассматриваемое решение на вооружение, пожалуй, не стоит, так как не вполне понятно, что имели в виду судьи. Как раз действия налоговой инспекции кажутся нам вполне разумными, логичными и последовательными.
[1] Дополнительно рекомендуем ознакомиться со статьей М. С. Пархомова «Снова о праве на вычет НДС без декларирования», № 7, 2015.
А. В. Анищенко,
эксперт журнала «НДС: проблемы и решения» № 4, апрель, 2017 год.
Составляем акт по итогам работы комиссии
Результаты работы комиссии оформляют актом, который утверждает руководитель организации. В этом документе необходимо подробно описать место, которое исследовалось, характер внешних повреждений, указать причины утраты (порчи) документов. Кроме того, следует указать лиц, ответственных за сохранность документов, и получить от них письменные объяснения.
В практике возможны ситуации порчи (утери) или незаконной утилизации документации работниками организации. В такой ситуации руководитель обязать получить от виновного письменное объяснение, на основании которого принимается решение о дисциплинарном взыскании. При вынесении выговора или замечания взыскание оформляется приказом руководителя. Взысканием также может являться увольнение сотрудника.
Ответственность за непредставление
В случае непредоставления при проверке первичных документов, утраченных без уважительной причины, организацию могут привлечь к ответственности по статье 126 НК РФ, и наложить штраф в размере 200 рублей за каждую бумагу.
За отсутствие «первички» фирма может быть оштрафована на 10 000 рублей по статье 120 НК РФ. Если аналогичные действия совершались не в одном налоговом периоде, то сумма возрастет до 30 000 рублей.
Необходимо отметить, что за утрату документов должностные лица организации могут быть привлечены и к уголовной ответственности по статье 199 УК РФ. Это происходит в том случае, когда непредставление документов привело к неуплате налога в крупном или особо крупном размере.
Замечу, что уголовная ответственность наступает, только если в суде будет доказано, что уничтожение финансовой информации совершено умышленно с целью уклонения от уплаты взносов. Таким образом, чтобы минимизировать налоговые риски при утрате учетных сведений до истечения срока их хранения, организация должна документы восстановить.
Правила хранения финансовых документов
Нормы российского законодательства в области бухгалтерского и налогового учета требуют, чтобы все хозяйственные операции были оформлены подтверждающими документами. Следовательно, одной из главных обязанностей любой организации (в лице ее бухгалтера) является обеспечение сохранности первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в течение сроков, устанавливаемых правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. В Федеральном законе от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее по тексту — Закон N 129-ФЗ) это требование содержится в п. 1 ст. 17.
Приказ об учетной политике организации нужно хранить в течение пяти лет с того года, когда он в последний раз использовался при составлении бухгалтерской (финансовой) отчетности. Это касается и рабочего плана счетов. Конкретные сроки хранения первичных документов и отчетности указаны в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, утвержденном Росархивом 06.10.2000. Так, например, в соответствии с п. 142 указанного Перечня план счетов бухгалтерского учета должен храниться на предприятии 5 лет.
Кроме того, в соответствии с требованиями, изложенными в пп. 8 п. 1 ст. 23 Налогового кодекса, налогоплательщики должны в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского учета и документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов.
Ответственность за утрату «первички»
Вполне логично, что на организации законодательством возложена не только обязанность по хранению документов, но и ответственность за ее невыполнение. Например, отсутствие бухгалтерских документов считается налоговым правонарушением. Согласно ст. 120 Налогового кодекса если у компании в течение одного налогового периода нет первичных документов, счетов-фактур или регистров бухгалтерского учета, то это будет являться грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения, за которое полагается штраф в размере 5000 руб. (п. 1 ст. 120 НК РФ). Если же компания не смогла представить указанные выше документы более чем за один налоговый период, то штраф будет составлять уже 15 000 руб. (п. 2 ст. 120 НК РФ).
Мнение. Светлана Ларина, юрист, налоговый консультант
Кроме того, остается большой риск увеличения этих сумм. Так, налоговые органы могут доказать, что утеря документов повлекла за собой занижение налоговой базы, и тогда с организации взыщут 10 процентов от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 руб.
Также налогоплательщик может быть оштрафован за то, что не представил в установленные законодательством сроки в налоговую инспекцию документы, необходимые для осуществления налогового контроля, например декларации и отчетность (п. 1 ст. 126 НК РФ). Размер штрафа здесь составит 50 руб. за каждый непредставленный документ.
В одном из дел налоговики доначислили компании 12,7 млн рублей НДС вследствие необоснованного применения вычетов по НДС по утраченным счетам-фактурам. Компания не смогла документально подтвердить хищение запрашиваемой налоговиками документации.
При указанных обстоятельствах, с учетом того, что компанией не были предприняты меры по восстановлению утраченных документов, суды пришли к выводу об отсутствии у компании права на применение налоговых вычетов по НДС по утраченным и не восстановленным счетам-фактурам (Постановление АС Волго-Вятского округа от 30.01.2017 г. №А11-10636/2015). Данный вывод согласуется с правовой позицией Президиума ВАС РФ, сформулированной в постановлении от 09.03.2011 г. №14473/10 и определении ВС РФ от 23.03.2017 г. №305-КГ16-21304.
Если компания не представила доказательств, свидетельствующих об отсутствии у нее возможности в силу объективных причин своевременно представить утраченные первичные документы, то налоговики вправе определить налог на прибыль расчетным методом (Постановление АС Западно-Сибирского округа от 27.10.2016 г. №А45-16029/2015).
Однако компанию нельзя привлечь к налоговой ответственности по ст.126 НК РФ за непредставление документов по требованию налогового органа, если она сможет документально подтвердить, что они утрачены по не зависящим от нее обстоятельствам (Постановление ФАС Московского округа от 12.02.2014 г. №Ф05-2554/2013).
Пересчет налогов является завершающим этапом в процессе восстановления первичных документов, который проводится зачастую при отсутствии большей части документов. Поэтому налогооблагаемая база и данные учета не будут совпадать с данными первичных документов компании, а у налоговиков возникнет возможность для доначисления налогов и использования штрафных санкций и пени, избежать которых налогоплательщик сможет, если самостоятельно пересчитает и доплатит налоги, подав уточненные расчеты в ФНС.
Обобщая изложенную информацию, рекомендуется предпринять все необходимые меры для восстановления утраченных первичных документов, поскольку сложившаяся судебная практика не исключает их потерю по вине налогоплательщика. Поэтому бездействие налогоплательщика в такой ситуации может быть признано противоправным и приведшим к совершению налогового правонарушения по неосторожности, и наоборот, даже неудачные попытки восстановить документы, станут веским аргументом в случае возникновения претензий у налоговых служб.
Что делать при утере паспорта: пошаговая инструкция
Если потерялся паспорт, то следует не паниковать, не тратить времени на поиски документа, а действовать, сохраняя хладнокровие. Последовательность действий:
- При утере паспорта гражданина РФ в первую очередь нужно обратиться с заявлением о пропаже документа в уполномоченный орган, ведающий выдачей и заменой паспортов – территориальное подразделение МВД (п. 17 Положения). Это нужно сделать незамедлительно, звонить в полицию имеет смысл, если вы сомневаетесь, в какое подразделение нужно обращаться.
- При необходимости на период восстановления потерянного запросить выдачу временного удостоверения по форме 2П (п. 17 Положения, Приложение 2 к Административному регламенту, утверждённому Приказом МВД России от 13.11.2017 № 851)
- Получить на руки талон-уведомление о принятии заявления (ст. 34, 35 Инструкции, утверждённой Приказом МВД России от 29.08.2014 № 736).
- Подготовить и подать документы в подразделение МВД для выдачи нового паспорта.
- Получить расписку в приёме документов и временное удостоверение.
- В день, указанный в расписке, получить новый паспорт.
Какое наказание ждет тех, кто потерял паспорт?
Взаимоотношения граждан с «главным» документом регламентируются Положением о паспорте РФ от 08.07.1997 № 828. В данном положении сказано, что каждый гражданин обязан бережно хранить свой паспорт.
Соответственно, если вы допустили ситуацию, в которой паспорт оказался утерян, это означает, что вы не исполнили свою обязанность и можете быть привлечены к ответственности.
Опасаться, что вас посадят в тюрьму за утерю паспорта, конечно, не стоит, но административное наказание вполне реально. По действующему законодательству потерявший основной документ гражданин привлекается к административной ответственности по ст. 19.16 КоАП РФ. Само наказание может выражаться в виде:
- штрафа;
- предупреждения.
Хорошая новость для тех, кто часто теряет ценные вещи: размер штрафа не слишком большой — от 100 до 300 рублей. Также не всегда государство наказывает нарушителей в денежной форме, поэтому возможно, что представители МВД РФ ограничатся всего лишь предупреждением.
Какие документы нужны для восстановления утерянного паспорта?
Первое, что нужно понимать при подобной ситуации, что паниковать не стоит! Приступаем к сбору необходимых документов, а именно:
- Требуется написать заявление об утере паспорта от руки. Оно принимается в письменном виде;
- По форме ДП-1 пишем заявление на выдачу нового паспорта;
- Идем в фотосалон и делаем 4 фото на паспорт в установленном формате;
- В ближайшем отделении банка необходимо уплатить соответствующую госпошлину и предоставить в органы МВД квитанцию об уплате или реквизиты платежа (как вам удобней).
Собрав документы, относим их в паспортный стол по месту временной регистрации или месту постоянного проживания. Если паспорт утерян, и вы хотите в новом документе иметь всю информацию из старого паспорта, то процедура восстановления дополнится рядом дополнительных документов. Ничего страшного в этом нет, и список документов будет зависеть от того, какие сведения должны быть указаны в новом документе. Это может быть:
- Документ, подтверждающий место вашего фактического проживания или регистрацию. Такую справку можно взять в управляющей вашим домом компании.
- Свидетельство о рождении всех детей (если есть дети).
- Свидетельство о регистрации брака, или о его расторжении.
- Военный билет (если есть)
Документы по основным средствам
Данная информация должна иметь документальное подтверждение (ст. 313 НК РФ; письмо Минфина России от 05.12.2014 № 03-03-06/1/62458).
Так, первичным учетным документом, подтверждающим ввод основного средства в эксплуатацию, может выступать унифицированная форма акта о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) (форма № ОС-1, утв. пост. Госкомстата России от 21.01.2003 № 7; п. 7 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств, утв. приказом Минфина России от 13.10.2003 № 91н).
Срок полезного использования определяется соответствующим внутренним локальным актом налогоплательщика, например приказом руководителя (пост. Девятого ААС от 02.09.2014 № 09АП-30372/14, ФАС МО от 14.11.2013 № Ф05-13932/13).
Создаем комиссию по расследованию причин пропажи (порчи) документов
Такая комиссия создается приказом руководителя организации. В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители полиции или следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора. Если должностные лица соответствующих государственных органов не будут привлечены к работе в комиссии, то впоследствии будет трудно документально подтвердить форс-мажорные обстоятельства, исключающие вину организации и ее должностных лиц. В состав комиссии необходимо включить специалистов, способных дать пояснения по сути возникшей ситуации.
Прежде всего организации нужно получить официальное подтверждение происшедшего. Например, документы уничтожены пожаром или украдены. Факт пожара подтверждается актом, составленным органами пожарного надзора, кража — справкой из полиции. Например, документы испорчены — затоплены. Если Вы добросовестный налогоплательщик — высушите архив документов и не выбрасывайте. А если прорвало канализацию? По закону — испорченные документы, даже если они не очень вкусно пахнут, уничтожать нельзя.