Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Журнал учета инструкций по охране труда». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Если во время проверки выясняется, что на предприятии этот журнал не ведется вообще, инспектор ГИТ может порекомендовать его завести. Наложить штраф за это он не может, поскольку Методические рекомендации, в которых приводится рекомендуемая форма документа, не являются нормативным правовым актом, и требовать их полного соблюдения у инспектора нет законных прав. В предписании инспектор может порекомендовать разработать и вести такой журнал.
Чем предусмотрен и для чего нужен
Статья 212 ТК РФ обязывает нанимателя разрабатывать правила, касающиеся охраны труда. Минтруд РФ, в свою очередь, разработал и утвердил Постановлением от 17.12.2002 № 80 рекомендации, которые определяют формы таких реестров, как:
- журнал регистрации выдачи инструкций;
- журнал их учета.
Полагающиеся к оформлению образцы закреплены в приложениях 9 и 10 рекомендаций. Они не проходили регистрацию в Минюсте, соответственно, не имеет обязательного характера. Однако в силу необходимости создавать безопасные условия работы в организации, а также наличия требования о предоставлении сотруднику бумаг под подпись, рекомендуем такие реестры оформлять.
Цель, в соответствии с которой применяется журнал инструктажа (ознакомления с инструкциями), скачать который можно далее, — отразить в кадровых реестрах информацию об инструктаже работников о:
- дате постановки на учет;
- наименовании;
- дате утверждения работодателем;
- плановом сроке проверки;
- информации о работниках, ответственных за учет.
Назначение журнала: кому и когда он понадобится
Само по себе ведение журнала учета инструкций по охране труда необязательно, однако любой факт выдачи и получения документа необходимо отражать письменно. Ответственный работник и получивший инструкцию сотрудник обязательно:
- указывают свою должность;
- прописывают ФИО;
- ставят подпись и расшифровку подписи (фамилия, инициалы);
- указывают дату выдачи или возврата инструкции.
В большинстве случаев все эти записи удобнее всего систематизировать, т.е. вести соответствующий журнал. Основное его назначение – упрощение документооборота и оперативный поиск информации касательно:
- постановки инструкции на учет;
- названия документов;
- даты утверждения инструкций;
- данных сотрудников, которые прошли соответствующий инструктаж, прослушали курс и поставили свои подписи;
- плановых сроков проверки инструкции.
Журнал инструкций по охране труда может понадобиться в самых разных случаях – как плановых, так и экстренных. Обычно он пригождается для получения описанных выше данных. Если же на производстве произошел несчастный случай, именно по журналу можно быстро восстановить:
- проходил ли сотрудник соответствующий инструктаж;
- когда он прошел обучение;
- кто проводил курс.
Таким образом, документ может понадобиться как специалисту по охране труда, так и другим сотрудникам – например, менеджеру по кадрам, секретарю, непосредственно руководителю.
Инструкция по охране труда — важный документ в документообороте предприятия, положения которого работник обязан соблюдать. Минтруд РФ предлагает учитывать их с помощью журналов 2 типов — для учета данных документов и для учета их предоставления сотрудникам.
Журнал первого типа позволит работодателю контролировать, имеются ли в кадровом реестре инструкции, наличие которых на предприятии необходимо, исходя из специфики должностей по штатному расписанию, а также насколько своевременно они учитываются. Второй журнал поможет кадровику отслеживать, кто именно из сотрудников уже ознакомлен с инструкцией по охране труда, а кому еще предстоит это сделать.
Рассмотреть иные полезные нюансы по охране труда вы можете в статьях:
- «С чего начать охрану труда на предприятии (нюансы)?»;
- «Какие сроки хранения документов по охране труда?»;
- «Приказ о создании комиссии по охране труда – образец»;
- «Как составить план мероприятий по охране труда (образец)?».
Источники: Трудовой кодекс РФ
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.
Обязательно ли вести?
В законодательстве четко не закреплена необходимость наличия журнала, учитывающего выдачу инструкций по охране труда, а лишь рекомендована.
Но, как показывает практика, такой журнал — это самый удобный способ фиксирования факта получения инструкций сотрудниками и руководителями подразделений.
К тому же, журнал помогает держать в порядке инструкции. В нем можно отследить, кому и когда выдавались документы, а кому необходимо выдать новый экземпляр.
Наличие журнала могут проверить и в результате проверки органы трудовой инспекции, а в случае отсутствия — записать в недочеты и дать предписание завести.
Назначение журнала: кому и когда он понадобится
Само по себе ведение журнала учета инструкций по охране труда необязательно, однако любой факт выдачи и получения документа необходимо отражать письменно. Ответственный работник и получивший инструкцию сотрудник обязательно:
- указывают свою должность;
- прописывают ФИО;
- ставят подпись и расшифровку подписи (фамилия, инициалы);
- указывают дату выдачи или возврата инструкции.
В большинстве случаев все эти записи удобнее всего систематизировать, т.е. вести соответствующий журнал. Основное его назначение – упрощение документооборота и оперативный поиск информации касательно:
- постановки инструкции на учет;
- названия документов;
- даты утверждения инструкций;
- данных сотрудников, которые прошли соответствующий инструктаж, прослушали курс и поставили свои подписи;
- плановых сроков проверки инструкции.
Журнал инструкций по охране труда может понадобиться в самых разных случаях – как плановых, так и экстренных. Обычно он пригождается для получения описанных выше данных. Если же на производстве произошел несчастный случай, именно по журналу можно быстро восстановить:
- проходил ли сотрудник соответствующий инструктаж;
- когда он прошел обучение;
- кто проводил курс.
Таким образом, документ может понадобиться как специалисту по охране труда, так и другим сотрудникам – например, менеджеру по кадрам, секретарю, непосредственно руководителю.
Несмотря на необязательность ведения журнала учета, составление и утверждение самих инструкций по охране труда – это обязанность любой компании.
Принципиальной значимости в этом моменте нет. Руководитель организации вправе самостоятельно решать, кто обязан заполнять эту бумагу. Логично было бы, если бы заводил и вел журнал тот руководитель структурного подразделения, который проводил первичный инструктаж в начале квартала (или другого отчетного периода). Главное, чтобы это было прописано в его должностной инструкции или трудовом договоре.
Важный момент! Согласно Письму Минтруда от 15.09.2016 № 15-2/ООГ-3318 все инструкции выдаются строго под подпись в журнале. Недопустима запись сотрудника о выдаче без его личной подписи.
На практике же часто встречается такая ситуация, что ведением журнала занимается кадровая служба предприятия либо бухгалтер берет на себя обязанности за информирование работников и сбор их подписей для удостоверения в ознакомлении с инструкциями.
Согласно существующему закону, а именно 6 пункту упомянутых Методических рекомендаций Минтруда, инструкция по охране труда должна переиздаваться, пересматриваться минимум раз в 5 лет. Если это происходит в момент существования прежнего журнала (в котором упомянут старый образец), то о выходе новой редакции должны быть пометки напротив каждой графы с этим документом.
Если одному и тому же лицу выдается несколько инструкций разного типа, то на каждую из них отводится отдельная строчка. Названия не нужно вписывать через запятую.
В случае допущения ошибки в журнале учета выдачи инструкций по охране труда зачеркивается строка целиком, одинарной чертой. Ниже вписывается вся информация с самого начала. Не допускается вести его карандашом или пропускать строчки. Удобно вести документ синей или черной пастой. В электронном виде его заполнить невозможно, так как необходимо ставить «живые» подписи уведомленных сотрудников.
Журнал учета ввдачи инструкций по охране труда для работников
|
№ п/п |
Дата выдачи |
Обозначение (номер) инструкции |
Наименование инструкции |
Кол-во выданных экземпляров |
Ф.И.О., профессия (должность) получателя инструкции |
Подпись получателя инструкции |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
Сколько лет нужно хранить документы по ОТ
В профессиональном стандарте № 524 н указано, что специалисты по ОТ обязаны обеспечить ведение и сохранность документации по виду своей деятельности. В частности, трудовая функция 3.1.1 код A/01.6 требует организовать обеспечение наличия, хранения и доступа к нормативным и локальным актам, в которых содержатся требования охраны труда в соответствии со спецификой деятельности работодателя.
Сколько вести конкретно документов по ОТ, может быть установлено в номенклатуре дел по ОТ, или в положении о СУОТ, где эта номенклатура будет одним из приложений.
Есть документы по ОТ, общие для всех организаций. Для них установлены сроки хранения. Эти сроки нужно соблюдать.
Пример:
Если акт осмотра здания хранится 5 лет ЭПК, то по истечении этого срока комиссия решает, имеет ли этот документ ценность. Затем этот документ может быть отобран на постоянное хранение по результатам экспертизы их ценности. Если же ценности нет, комиссия принимает решение об уничтожении документа одним из избранных путей.
В новом приказе Росархива есть указание, что ряд документов по охране труда имеет срок хранения 75/50. Это означает, что срок зависит от того, когда именно было закончено делопроизводство:
- если срок до 1 января 2003 года, то документ хранится 75 лет
- если закончено делопроизводство по этому документу после 1 января 2003 года, то хранится этот документ уже меньше – 50 лет
Связано это с тем, что с 2003 года многие документы, подтверждающие стаж работы во вредных условиях труда, были переведены Пенсионным фондом и Фондом социального страхования в цифровой формат. Возможно, что скоро документов, подтверждающих стаж работников станет еще меньше, с переходом на электронные трудовые книжки, электронные больничные листы и т.п.
Журнал учета выдачи инструкций по охране труда
Важным документом, в котором фиксируется факт информирования и раздачи инструкций по охране труда сотрудникам, является Журнал учета выдачи инструкций по охране труда работникам организации или учреждения, школы или ДОУ. Наличие такого документа позволит специалисту, ответственному за охрану труда в организации, избежать наказания из-за несчастного случая, произошедшего с кем-либо из сотрудников на рабочем месте, или смягчить его.
В журнал учета выдачи инструкции по охране труда записывается, какому работнику, когда и в какой форме выдавались инструкции по охране труда, а также проводился ли инструктаж с конкретным сотрудником организации. Если в учреждении, школе или детском саду из-за несоблюдения инструкции по охране труда происходит несчастный случай, то на специалиста по охране труда может быть возложена как административная, так и уголовная ответственность за невыполнение своих должностных обязанностей.
Часто задаваемые вопросы
Вопрос №1
Что собой представляет журнал учета инструкций по охране труда?
Ответ: Журнал инструктажей по охране труда – это журнал, который должен вестись на каждом предприятии, в нем указываются основные данные о проводимых инструкциях. Так же в данном журнале отражается информация о сотруднике, который ответственный за составление данного инструктажа. Если в результате ознакомления с определенной инструкцией возникают вопросы их можно адресовать ответственному сотруднику.
Вопрос №2
Какая информация отражается в журнале выданных инструктажей?
Ответ: В данной форме журнала, указывается:
- информация о выданной инструкции для ознакомления сотрудникам (номер и полное наименование инструктажа);
- Дата выдачи ;
- Полные данные сотрудников, которым выдали листы ознакомления с инструктажам.
Каждый сотрудник, который получает инструктаж, обязан расписаться в журнале.
Вопрос №3
Для чего нужен учет инструкций по охране труда?
Ответ: В данном журнале отражается полная информация о проведенных инструкциях, данные сотрудников, которые прошли инструктаж. Если на предприятии случается несчастный случай, который связан с несоблюдением инструкции по технике безопасности, снять ответственность с руководителя поможет как раз журнал учета по выданным инструкциям.
Вопрос №4
Кто ведет учет инструкций по охране труда?
Ответ: Инженер по охране труда заполняет журнал проведенных инструкций. В данном журнале обязательно должна отражаться следующая информация:
- Дата проведения инструкции;
- Полное наименование и номер инструкции;
- Данные сотрудника, который отвечает за проведение инструкции;
- Данные сотрудника, который проходит инструкцию;
- Подписи сотрудников прошедших инструктаж и подпись сотрудника, который провел инструктаж.
Основные виды журналов по охране труда
- «Регистрации инструктажа по ОТ» – наличие и состояние регламентировано ГОСТ 12.0.004-2015. Включает информацию о людях, принимаемых в штат.
- «Регистрации инструктажа на рабочем месте» – порядок ведения прописаны в ГОСТ 12.0.004-2015. Содержит данные по первичным, повторным, целевым, внеплановым инструктажам.
- «Учета инструкций по охране труда для работников» – порядок заполнения журнала указан в Постановлении Минтруда России №80 (Приложение №9). Учитывает все инструкции по ОТ.
- «Учета выдачи инструкций по охране труда» – заполнение ведется по Постановлению Минтруда России №80 (Приложение №10). Включает перечень инструкций, которые выдаются работнику.
- «Регистрации несчастных случаев на производстве» – заполняется в соответствии с Постановлением Минтруда и Соцразвития №73 (Приложение №1). Сюда вносят данные обо всех несчастных случаях, произошедших в организации или на ее прилегающей территории.
- «Проверки состояний условий и охраны труда» – призван контролировать состояние условий на рабочих местах. Не имеет регламентированной формы, заполняется на усмотрение ответственного лица.
- «Учета выданных направлений на медосмотр» – журнал также не имеет определенной формы заполнения. Ответственные сами вносят нужные данные за контролем над рисками возникновения профзаболеваний и состоянием здоровья штатных работников.
- «Присвоение 1-й группы электробезопасности» – ведение не нормировано. В журнал вписываются данные о прохождении определенной категорией работников первой группы электробезопасности.
- «Учета выдачи наряд-допусков» – здесь должны вписываться опасные работы, составленные на них наряды, допущенные работники, условия допуска задействованных лиц и другая информация на усмотрение руководства и ответственного за охрану труда.
Как надо заполнять журналы регистрации инструктажа по охране труда
Рассмотрим, как должен заполняться такой журнал по графам:
- «ФИО инструктируемого». Пишем фамилию, имя и отчество человека, проходящего инструктаж, в полном виде.
- «Год рождения». Проставляем цифрами число, месяц и год, когда он родился.
- «Профессия и должность». Указываем соответствующие наименования, а также пишем подразделение, согласно штатному расписанию.
- «Вид инструктажа». Сюда заносим указание разновидности: внеплановый, повторный, первичный и так далее.
- «Причина внепланового инструктажа». Вписываем, почему он проводится и ссылаемся на нормативный документ. Это касается только внепланового вида инструктажа. Если применен другой вид, эту графу журнала оставляем пустой.
- «Номер или наименование инструкции». В этой графе вписываем данные по инструктажу, согласно нумерации и наименованию его в перечне остальных разработанных инструктажей.
- «ФИО и должность инструктирующего». Вписываем фамилию, имя, отчество и занимаемую на предприятии должность того, кто проводит инструктаж.
- «Подпись». Здесь должны подписаться оба: инструктор и инструктируемый работник.
Если по виду деятельности и должности необходима стажировка вновь принятого работника, после первичного инструктажа в этом журнале по охране труда надо заполнить еще несколько граф (относится только к первичному инструктажу):
- «Стажировка на рабочем месте». Проставляется срок прохождения стажировки работником, назначенный руководителем подразделения.
- «Стажировку прошел». Стажировавшийся сотрудник в этой графе журнала расписывается.
- «Знания проверил, допуск к работе произвел». Проводивший инструктаж расписывается и ставит текущую дату.
Сколько лет нужно хранить документы по ОТ
В профессиональном стандарте № 524 н указано, что специалисты по ОТ обязаны обеспечить ведение и сохранность документации по виду своей деятельности. В частности, трудовая функция 3.1.1 код A/01.6 требует организовать обеспечение наличия, хранения и доступа к нормативным и локальным актам, в которых содержатся требования охраны труда в соответствии со спецификой деятельности работодателя.
Сколько вести конкретно документов по ОТ, может быть установлено в номенклатуре дел по ОТ, или в положении о СУОТ, где эта номенклатура будет одним из приложений.
Есть документы по ОТ, общие для всех организаций. Для них установлены сроки хранения. Эти сроки нужно соблюдать.
Пример:
Если акт осмотра здания хранится 5 лет ЭПК, то по истечении этого срока комиссия решает, имеет ли этот документ ценность. Затем этот документ может быть отобран на постоянное хранение по результатам экспертизы их ценности. Если же ценности нет, комиссия принимает решение об уничтожении документа одним из избранных путей.
В новом приказе Росархива есть указание, что ряд документов по охране труда имеет срок хранения 75/50. Это означает, что срок зависит от того, когда именно было закончено делопроизводство:
- если срок до 1 января 2003 года, то документ хранится 75 лет
- если закончено делопроизводство по этому документу после 1 января 2003 года, то хранится этот документ уже меньше – 50 лет
Связано это с тем, что с 2003 года многие документы, подтверждающие стаж работы во вредных условиях труда, были переведены Пенсионным фондом и Фондом социального страхования в цифровой формат. Возможно, что скоро документов, подтверждающих стаж работников станет еще меньше, с переходом на электронные трудовые книжки, электронные больничные листы и т.п.