Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Нужен ли договор на оказание транспортных услуг с самозанятым». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Основная часть организаций вправе использовать разработанную самостоятельно форму путевого листа. Унифицированную форму, утв. постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78, обязаны использовать только автотранспортные предприятия, т.е. организации, которые осуществляют деятельность по эксплуатации строительных машин, механизмов, автотранспортных средств и являются отправителями и получателями грузов, перевозимых автомобильным транспортом.
Новые сведения в путевом листе
Сведения о собственнике (владельце)-юрлице должны содержать полное наименование, адрес в пределах местонахождения, номер телефона, ОГРН. Прежний Приказ не оговаривал, что наименование должно быть полным, зато требовал указывать организационно-правовую форму. От ИП требуется указать свои ФИО, адрес регистрации по месту жительства, номер телефона, ОГРН. Обратите внимание: раньше ИП просили привести почтовый адрес, а теперь — адрес по прописке.
Одним из обязательных реквизитов остаются показания одометра (полные километры пробега). Их раньше следовало указывать на момент выезда транспортного средства с парковки (парковочного места), предназначенной для стоянки данного транспортного средства по возвращении из рейса и окончании рабочего дня (смены) водителя транспортного средства и при заезде транспортного средства на парковку по окончании рабочего дня (смены) водителя. Теперь дополнительно приводятся показания одометра на момент приёма-сдачи транспортного средства последующему водителю по окончании рабочего дня (смены) предыдущего водителя (в случае оформления или формирования нескольких путевых листов на одно транспортное средство).
Данные о проведении предсменного, предрейсового и послесменного, послерейсового медицинских осмотров водителя дополнены наименованием медицинской организации (если медицинский работник состоит в штате медицинской организации), а также обязательным указанием серии, номера, даты выдачи и срока окончания действия лицензии на проведение предсменных, предрейсовых и послесменных, послерейсовых медицинских осмотров.
Определено, что информация о видах перевозки должна содержать следующие варианты формулировок:
-
коммерческие перевозки:
- регулярная перевозка пассажиров и багажа;
- перевозка грузов на основании договора перевозки грузов или договора фрахтования (в том числе, по договору аренды транспортного средства с экипажем);
- перевозка пассажиров и багажа по заказу;
- перевозка пассажиров и багажа легковым такси;
- организованная перевозка групп детей автобусами по договору фрахтования;
-
перевозки для собственных нужд;
-
передвижение и работа специальных транспортных средств.
Сведения о владельце ТС
3. Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства включают:
1) для юридического лица — наименование, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона, основной государственный регистрационный номер юридического лица;
2) для индивидуального предпринимателя — фамилию, имя, отчество (при наличии), почтовый адрес, номер телефона, основной государственный регистрационный номер индивидуального предпринимателя.
4. Сведения о лице, оформившем путевой лист, должны включать:
для юридического лица — полное наименование, адрес в пределах местонахождения, номер телефона, основной государственный регистрационный номер юридического лица;
для индивидуального предпринимателя — фамилию, имя, отчество (при наличии), адрес регистрации по месту жительства, номер телефона, основной государственный регистрационный номер индивидуального предпринимателя.
Для юридических лиц вместо фразы «наименование, организационно-правовую форму» с 1 марта используется фраза «полное наименование». Фактически в данном пункте ничего не меняется, т.к. полное наименование включается в себя и организационно-правовую форму, и наименование организации.
Для индивидуальный предпринимателей изменения более существенные. Вместо почтового адреса в каждом путевом листе должен указывать домашний адрес индивидуального предпринимателя.
Новая отметка о прохождении медицинского осмотра
15. Даты и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя проставляются медицинским работником, проводившим соответствующий осмотр, и заверяются его подписью с указанием фамилии и инициалов.
По результатам прохождения предрейсового медицинского осмотра на путевом листе проставляется отметка «прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен«.
По результатам прохождения послерейсового медицинского осмотра проставляется отметка «прошел послерейсовый медицинский осмотр».
12. Даты, время проведения предсменного, предрейсового медицинского осмотра, проводимого перед началом рабочего дня (смены, рейса), и послесменного, послерейсового медицинского осмотра водителя, проводимого по окончании рабочего дня (смены, рейса), должны быть проставлены медицинским работником, проводившим соответствующий осмотр, и заверены его собственноручной подписью на бумажном носителе либо усиленной квалифицированной электронной подписью (далее — УКЭП) или усиленной неквалифицированной электронной подписью, сертификат ключа проверки которой создан и используется в инфраструктуре, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме, в установленном Правительством Российской Федерации порядке и при условии организации взаимодействия физического лица с такой инфраструктурой с применением прошедших в установленном порядке процедуру оценки соответствия средств защиты информации (далее — УНЭП) в случае формирования электронного путевого листа, с указанием фамилии, имени и отчества (при наличии) медицинского работника, наименования медицинской организации (если медицинский работник состоит в штате медицинской организации), серии, номера, даты выдачи и срока окончания действия лицензии на проведение предсменных, предрейсовых и послесменных, послерейсовых медицинских осмотров.
Результатом проведения предсменного, предрейсового медицинского осмотра водителя является отметка «прошел предсменный медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен«, проставляемая медицинским работником в путевом листе при вынесении заключения об отсутствии признаков воздействия вредных и (или) опасных производственных факторов, состояний и заболеваний, препятствующих выполнению трудовых обязанностей, в том числе алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения и остаточных явлений такого опьянения.
Результатом проведения послесменного, послерейсового медицинского осмотра водителя является отметка «прошел послерейсовый медицинский осмотр», проставляемая медицинским работником в путевом листе при вынесении заключения об отсутствии признаков воздействия вредных и (или) опасных производственных факторов рабочей среды и трудового процесса на состояние здоровья работников, острого профессионального заболевания или отравления, признаков алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения.
Во-первых, в случае оформления путевого листа в электронной форме медицинский работник должен заверить результаты обследования усиленной (квалифицированной или неквалифицированной) электронной подписью.
Во-вторых, при заполнении традиционных бумажных путевых листов вводится новый формат штампа медицинского работника.
Вместо фразы «прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен» используется фраза «прошел предсменный медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен».
На практике данное нововведение приведет к тому, что всем медицинским работникам, проводящим предрейсовые осмотры водителей, придется изготовить новые штампы.
Внесение информации о предрейсовом техническом контроле
16. Даты и время выпуска транспортного средства на линию и его возвращения, а также проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства проставляются должностным лицом, ответственным за техническое состояние и эксплуатацию транспортных средств, с отметкой «выпуск на линию разрешен» и заверяются его подписью с указанием фамилии и инициалов.
13. Даты и время выпуска транспортного средства на линию, а также даты, время и результат проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства должны быть проставлены должностным лицом, ответственным за техническое состояние и безопасную эксплуатацию транспортных средств, назначаемым решением руководителя юридического лица или индивидуального предпринимателя, или самим индивидуальным предпринимателем (далее — ответственное должностное лицо), и заверенные его собственноручной подписью на бумажном носителе либо УКЭП или УНЭП в случае формирования электронного путевого листа с указанием фамилии, имени и отчества (при наличии).
Результатом проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства является отметка «выпуск на линию разрешен», проставляемая ответственным должностным лицом в путевом листе в случае, если при контроле не выявлены несоответствия требованиям, перечисленным в порядке организации и проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортных средств, утверждаемом Минтрансом России в соответствии с пунктом 2 статьи 20 Федерального закона от 10 декабря 1995 г. N 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения», на основании соответствующей записи, внесенной в журнал регистрации результатов контроля технического состояния транспортных средств, либо «выпуск на линию не разрешен» — если при контроле выявлены указанные несоответствия.
В отличие от отметки для медицинских работников, отметка для технического контроля осталась прежней — «выпуск на линию разрешен». Так что штампы менять не придется.
Что касается нововведений, то они также связаны с оформление путевых листов в электронном виде. Технический контролер должен заверить внесенную в такой путевой лист информацию усиленной квалифицированной или неквалифицированной электронной подписью.
Кроме того, в пункте 13 появилась информация о том, что результаты технического контроля должны фиксироваться в специальном журнале. Напомню, что журналы технического контроля применялись и ранее, однако в правилах заполнения путевых листов они не упоминались.
Риски по НДФЛ и страховым взносам
Недочеты в путевых листах влекут за собой риски не только в части налога на прибыль, но и в части НДФЛ со страховыми взносами.
Дело в том, что, по мнению чиновников, использование сотрудником организации служебного автомобиля без путевых листов и иных подтверждающих документов означает возникновение у такого физического лица экономической выгоды в той мере, в которой эту выгоду можно оценить. А значит, такая выгода образует по ст. 211 НК РФ натуральный доход, который подлежит обложению НДФЛ (письмо Минфина России от 11.06.2014 № 03-04-05/28243).
Наиболее вероятно, что о возникновении дохода контролеры будут говорить и в том случае, когда путевые листы имеются, но с дефектами, которые лишают возможности отнести расходы на ГСМ в состав «принимаемых» расходов.
Подобные же риски возникают и в части страховых взносов, так как вознаграждения, полученные в натуральной форме, также являются объектом обложения страховыми взносами (п. 1 ст. 420, п. 7 ст. 421 НК РФ).
Кто же выдает путевой лист самозанятому?
Юристы отвечают на этот вопрос следующим образом. Заказчику (юридическому лицу, ИП) не нужно оформлять путевой лист. Эта обязанность лежит на владельце транспортного средства. Опят встает вопрос: как же оформить ПЛ самозанятому гражданину, если он не имеет на это право?
Закон, регулирующий институт самозанятости, еще не доведен до совершенства и существует разрозненность отраслевых правовых норм. Тем, кто хочет заниматься грузоперевозками, юристы рекомендуют поступить следующим образом. Не стоит ограничиваться только регистрацией в приложении «Мое дело» для получения статуса плательщика НПД. Если хотите заниматься грузоперевозками, зарегистрируйтесь в качестве ИП, а далее перейдите на режим «Налог на профессиональную деятельность».
Такой подход позволит «убить сразу двух зайцев»:
- ИП на НПД может оформлять себе путевые листы.
- Появится возможность оформления всех необходимых сопроводительных документов: акта, чека об оплате услуги, транспортной накладной. Чек нужен обеим сторонам: самозанятому и организации-заказчику. Самозанятый гражданин загрузит его в приложение «Мое дело» для отчетности перед налоговым органом. Заказчик, в свою очередь, сможет использовать чек при уменьшении налогооблагаемой базы.
Как оформить путевой лист самозанятому?
Нюансы заполнения путевых листов регулируется приказами Минтранса России. Документ предназначен для учета, контроля работы ТС и водителя. Он обязателен при перевозке пассажиров, грузов, багажа. Правила оформления:
- Составляется на каждый рейс или каждую смену. Так, если в течение одной смены осуществляется несколько рейсов, то ПЛ составляется до первого рейса и действует одну смену.
- Составляется на каждого водителя. Если в одной смене одним ТС пользуется несколько лиц, то ПЛ оформляется на каждого.
Самозанятый может использовать типовой бланк либо разработать свою форму. Важно, чтобы в документе присутствовали все сведения:
- Название, номер ПЛ.
- Срок его действия.
- Собственник ТС.
- Характеристики ТС.
- Информация о водителе.
- Сведения о перевозке.
- Дополнительные реквизиты: расход топлива, маршрут движения.
Какие штрафы предусмотрены статьей 12.31.1. КоАП РФ
Транспортным компаниям и ИП лучше не рисковать, а всегда заполнять путевые листы согласно требованиям к обязательным реквизитам. Потому что без путевки, привлекут к административной ответственности (ст. 12.31.1.). Статья предусматривает наказание в виде штрафа по нескольким пунктам:
- не проведение медосмотра;
- отсутствие технического контроля транспортного средства.
| Вид административного правонарушения статья 12.31.1 КоАП РФ | Сумма штрафа для юрлица (ИП) |
| Без путевого листа исключается проведение предрейсового медосмотра водителя (часть 2) | 30 000 руб. |
| Без п/л предполагается, что техконтроль ТС перед выездом с парковки не проводился (часть 3) | 30 000 руб. |
Когда Инспектор дорожной службы составит протокол, прежде чем его подписать, прочтите, по какой статье вменено административное наказание. Если это ст. 12.31.1. укажите, что с обвинением не согласны. Путевку забыли (потеряли), но ее точно получали. На предприятии об этом есть запись в журнале учета п/л. Медицинский осмотр и техосмотр прошли. Тогда в суде появится шанс изменить вмененную статью на более мягкую — 12.3. КоАП РФ.
Как оформлять путевые листы по новым правилам
Что в этом сложного? Конечно, ничего! Главное — правильно заполнить путевой лист, чтобы не было проблем с подтверждением расходов. Путевой лист автомобиля является основным первичным документом, который, так же как и товарно-транспортная накладная, содержит данные для осуществления расчетов за перевозки грузов, списания ГСМ на себестоимость и начисления заработной платы водителю.
6. Сведения о транспортном средстве включают:
1) тип транспортного средства (легковой автомобиль, грузовой автомобиль, автобус, троллейбус, трамвай) и модель транспортного средства, а в случае если грузовой автомобиль используется с автомобильным прицепом, автомобильным полуприцепом, кроме того — модель автомобильного прицепа, автомобильного полуприцепа;
4. Сведения о транспортном средстве включают:
1) тип транспортного средства, марку и модель транспортного средства, а в случае если транспортное средство используется с прицепом (полуприцепом), кроме того — марку и модель прицепа (полуприцепа);
Ранее обязательные реквизиты требовали указать только модель транспортного средства, с 1 января 2020 года в дополнение нужно указать и его марку. В данном случае изменение минимальное. Связано это с тем, что модель автомобиля без марки мало о чем говорит. Поэтому при заполнении путевых листов сотрудники большинства организаций указывали и марку, и модель.
Так что по данному изменению в путевом листе нужно будет лишь переименовать один из пунктов.
6. Сведения о транспортном средстве включают:
…
2) государственный регистрационный знак легкового автомобиля, грузового автомобиля, грузового прицепа, грузового полуприцепа, автобуса, троллейбуса;
2) государственный регистрационный номер транспортного средства, а в случае если транспортное средство используется с прицепом (полуприцепом), его регистрационный номер, и/или инвентарный номер (для троллейбусов и трамваев);
Ранее подпункт 2 требовал, чтобы в путевом листе указывался регистрационный номер транспортного средства. Однако троллейбусы и трамваи регистрационных номеров не имеют. В новой редакции в путевой лист допускается вносить инвентарный номер троллейбуса или трамвая. То есть номер, который указан на борту этого транспортного средства.
6. Сведения о транспортном средстве включают:
…
4) дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с парковки и его заезда на парковку;
5) дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства (если обязательность его проведения предусмотрена законодательством Российской Федерации).
4) дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства (если обязательность его проведения предусмотрена законодательством Российской Федерации);
5) дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выпуска транспортного средства на линию и его возвращения.
Подпункты 4 и 5 содержат два важных изменения:
- пункты поменялись местами, то есть имеет смысл изменить их порядок и в путевом листе;
- вместо выезда и возврата на парковку, теперь используются термины выпуск на линию и возвращение с линии.
Выше рассмотрены изменения, которые нужно внести в бланк путевого листа. А далее речь пойдет о том, как изменился порядок оформления путевых листов.
Особенности управления грузовым автомобилем
Штраф при отсутствии путевого листа на водителя грузового автомобиля будет наложен в обязательном порядке. Индивидуальные предприниматели могут воспользоваться для написания данной бумаги формой ПГ-1, которая ориентирована на людей, не использующих наемный труд. При этом возможно разработать индивидуальный, более удобный для заполнения бланк. Важно правильно указать все необходимые реквизиты, которые утверждены Минтрансом.
В документе необходимы:
- штампы об осмотре транспортного средства механиком;
- печать медицинского работника о предрейсовом осмотре.
Если будут перевозиться грузы, то к путевому листу необходимо приложить накладную на товары. Составить документ может как сотрудник бухгалтерии, так и диспетчер, а также сам индивидуальный предприниматель.
Обязательно необходимо фиксировать в книге учета выписанный по всем правилам путевой лист. Заверить запись должен предприниматель своей подписью и печатью. Только в этом случае можно рассчитать затраты на горючие материалы и зарплату водителя, если таковой имеется. В путевом листе также фиксируются:
- время в пути;
- время вынужденного простоя;
- наличие ДТП;
- остановки по техническим нуждам.
Штрафы за отсутствие путевого листа у водителя грузового автомобиля могут составлять от 500 рублей до 100 тыс. рублей.
Что изменится с 1 марта?
- Вместо сведений о владельце транспортного средства, необходимо будет указывать сведения о лице, оформившем путевой лист.
- В документе не будет наименования и номера путевого листа.
- Путевой лист можно будет оформлять еще и в электронном виде — это делает владелец транспортного средства. Если транспорт находится в аренде с экипажем, путевой лист заполняет арендодатель.
- В электронном путевом листе отметки о медосмотре медработник должен заверять усиленной квалифицированной или усиленной неквалифицированной электронной подписью, созданной на Госуслугах.
Как упростить заполнение путевых листов?
В этом помогают специальные программы для создания и ведения путевых листов. Благодаря им вы сможете использовать готовые формы путевых листов, которые будут автоматически обновляться в зависимости от требований законодательства.
- «Победасофт» — интегрируется с «1С:Бухгалтерия 8», также допускает автономное использование, стоимость решения 14 000 руб.
- «1С:Управление автотранспортом 8» Стандарт — коробочное решение 28 500 руб., аренда программы в облаке от 1470 руб./мес.
- «1С:Управление автотранспортом 8» ПРОФ — коробочное решение 59 700 руб., аренда программы в облаке от 1830 руб./мес.