Трудовая книжка: выдача, оформление, хранение

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Трудовая книжка: выдача, оформление, хранение». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Образец трудовой книжки является законодательно закрепленным. Правила, согласно которым ведутся, хранятся и выдаются трудовые книжки, регламентируются федеральными органами исполнительной власти, которые уполномочены на это Правительством РФ.

Порядок выдачи трудовой книжки при увольнении работника по ТК РФ

Работодатель не имеет права отпускать бывшего подчиненного с книжкой, в которой не сделаны соответствующие записи. Согласно ст. 66 ТК РФ он обязан вносить записи, связанные с изменениями в должности или личных данных работника. Без этих сведений не будет никакого смысла в самой книжке и ее хранении на рабочем месте. Также при отсутствии этой информации могут возникнуть проблемы с расчетом и начислением пенсии сотруднику.

Порядок увольнения и получения книжки следующий:

1. Составление заявления подчиненным, если он увольняется по собственному желанию.
2. Если увольнение происходит по инициативе руководителя, то составляется специальный акт.
3. Начальство обязано прочитать заявление, одобрить решение работника.
4. Далее после написания заявления должна следовать двухнедельная отработка.
5. В последний рабочий день в журнале учета трудовых книжек руководитель или уполномоченное лицо (обычно кадровый работник) делает запись и визирует ее своей подписью и печатью компании.
6. Работник может получить свой документ вместе со всеми выплатами, которые положены при увольнении.

Хранение трудовых книжек

Работодатель обязан организовать работу по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них. Уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя, осуществляет ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.

Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся у работодателя как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.

По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию работодателя отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации. Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.

Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся до востребования у работодателя согласно гл. IV Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Обратите внимание: работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. В случае неправильного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае их порчи не по вине работника стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем (п. 44, 45 Порядка № 320н).

Для чего нужна книга выдачи и учета?

Пунктом 41 Правил предусмотрено, что книга учета трудовых книжек, как и книга по учету бланков и вкладышей должны заверяться подписью руководителя предприятия, затем пронумеровываться и прошнуровываться, после чего их необходимо скрепить печатью или опломбировать. Столь серьезные меры против фальсификации вполне оправданы, однако вызывают некоторые трудности при ведении книг. Поэтому в практике кадровых служб и бухгалтерий для заверки всех учетных форм используют оттиск печати предприятия.

Должностное лицо, работающее с трудовыми книжками, должно, прежде всего, принять все имеющиеся в кадровой службе книжки работников, проверить наличие книги выдачи и учета книжек, а также правильность ее заполнения. Обязательной является также проверка наличия бланков трудовых книжек и вкладышей. Нужное количество бланков можно определить, исходя из потребностей организации в рабочей силе, а также учитывая категории людей, принимаемых на работу. К примеру, если организация активно работает с выпускниками вузов, бланков потребуется больше.

Если при проверке обнаружилось отсутствие отдельных трудовых книжек, нужно выявить причину, а затем организовать поиск, результаты которого вносятся в соответствующий акт с описанием всех проведенных мероприятий.

Последствия неправильного оформления трудовой книжки

Вследствие неправильно оформленных вкладышей и трудовых книжек работник может столкнуться со следующими проблемами и трудностями:

1. Если в трудовой книжке указана некорректная причина увольнения, работник может столкнуться со сложностями при устройстве на новое место работы. Может возникнуть ситуация, при которой работник не сможет подтвердить работу на какой-либо должности.
2. Серьезным последствием ошибок в трудовой книжке может стать невозможность доказать свой истинный трудовой стаж, когда придет время оформлять пенсию. На практике известно множество случаев, когда. Пенсионный фонд отказывался выплачивать гражданам пенсию лишь на том основании, что некоторые данные, внесенные в трудовую книжку, не соответствуют паспортным данным работника, из чего следует вывод, что данная трудовая книжка принадлежит другому человеку.
3. Самой распространенной является ситуация, когда ФИО работника немного расходится с вариантом записи в паспорте, к примеру, в имени Наталья вместо «ь» указана буква «и». Чтобы подтвердить, что трудовая книжка принадлежит именно этому работнику, ему придется добыть многочисленные архивные справки, но чаще всего люди восстанавливают право на пенсию через суд.

Ошибки в заполнении трудовых книжек сулят проблемы не только самим работникам, но и их работодателям, а также работникам кадровых отделов, которые отвечают за процедуру ведения книжек. Халатность должностных лиц по закону карается административной ответственностью:

1. В случае нарушения законодательства о труде работодателя ждет наложение огромного административного штрафа, объем которого может составлять от 30000 до 50000 рублей. Штраф может быть заменен приостановлением деятельности организации сроком на 2 месяца.
2. При задержке работодателем выдачи сотруднику трудовой книжки при увольнении на работодателя налагается ответственность за выплату работнику компенсации за каждый день неоправданной задержки. Таковой считается и задержка по причине несвоевременных исправлений ошибок в записях.

Следует обратить внимание на следующую деталь: уже было сказано, что оформляя работнику впервые трудовую книжку, работодатель взимает с работника плату за ее покупку. Однако существуют случаи, когда плату брать запрещено:

• В случаях массовой потери трудовых книжек, например, в случае катаклизмов или любой другой чрезвычайной ситуации.
• Если трудовая книжка была испорчена по вине работодателя.
• Если вследствие халатности работников кадровой службы трудовая книжка была изначально заполнена неверно.

Как восстановить трудовую книжку при утере?

Способ получения замены данного документа при его утрате прописан в Постановлении. В самом начале работник должен известить начальника на последнем месте работы о том, что потерял трудовую книжку. В этом случае нужно в письменном виде написать заявление в свободной форме, где будут указаны причина потери и выражено желание воссоздать трудовую.

Документы, которые потребуются от сотрудника для восстановления трудовой:

• заполненное письменно заявление в отделе, занимающемся набором кадров;
• всевозможные документы, способные подтвердить стаж, архивные записи, выписки, приказы и т.д.;
• при закрытии компании документы о трудоустройстве можно получить в суде, но для этого нужно заранее подать иск и предоставить доказательную базу о трудоустройстве на данный момент.

В идеале дата прекращения отношений, когда производится заполнение информации и последний рабочий день совпадают. Кадровая служба не может вносить запись ранее, поскольку увольняющееся лицо вправе отозвать заявление. Получение трудовой книжки при увольнении должно происходить непосредственно в день завершения деятельности:

1. Вручение сотруднику лично. При присутствии работника и нахождении кадровой службы на одной физической территории производится выдача трудовой книжки на руки. Гражданин просматривает внесённые записи и при согласии забирает документ, удостоверяя факт получения личной подписью.
2. Передача по доверенности. Осуществляется в случае отсутствия возможности или желания явиться лично. Кто может забрать трудовую книжку вместо работника? Это право может быть делегировано любому лицу по инициативе увольняемого путём оформления соответствующего документа. Доверенность заверяется выдавшим учреждением с указанием:
   
   • паспортных данных обоих граждан;
   • срока действия;
   • данных заверившей организации с подписью ответственного представителя и печати.

1. Пересылка ценным письмом с описью вложения. Возврат трудовой книжки при увольнении через почту допускается только при согласии увольняющегося гражданина на основании статьи 84.1 ТК РФ. Для получения согласия в день расторжения отношений сотруднику направляется уведомление, при одобрении которого осуществляется пересылка документа.

Компенсация за несвоевременную выдачу трудовой

На основании статьи 234 ТК РФ в случае невыдачи трудовой книжки в день увольнения последствия для работодателя возникают в виде обязательства оплаты неполученного заработка, поскольку гражданин лишён возможности трудоустроиться.

Как получить копию трудовой книжки

В обязанность работодателя входит выдача документов (или их копий), связанных с трудоустройством и осуществлением трудовой деятельности. Нередко бывают ситуации, когда человеку нужна копия его трудовой книжки. Например, для представления в органы соцзащиты или в банк, для оформления кредита. Чтобы взять копию трудовой книжки у работодателя, необходимо составить письменное заявление. Оно передаётся в отдел кадров, регистрируется в качестве входящего документа. В течение 3 дней копия должна быть выдана. Если начальство отказывает в выдаче или просто игнорирует запрос, то следует пожаловаться в инспекцию по труду.

Заявление составляется в свободной форме, но обязательно письменно. Оно должно отвечать требованиям, которые прописаны в ст. 7 Закона № 59-ФЗ. То есть в нём должна быть следующая информация:

• сведения о работодателе;
• сведения о работнике;
• название документа;
• просьба о выдаче копии трудовой книжки;
• подпись заявителя;
• дата подачи заявления.

Рекомендуется составить 2 экземпляра обращения. Один остаётся у работодателя, а второй, содержащий дату регистрации и номер входящего документа, — у заявителя. Если работодатель откажется выдавать копию документа или же проигнорирует просьбу, экземпляр работника будет доказательством того, что он должным образом излагал свою просьбу.

Работодатель несёт ответственность за хранение оригиналов трудовых книжек, поэтому выдачу копии (или оригинала, по необходимости) он должен зарегистрировать. Нужно сделать соответствующую пометку в журнале движения трудовых книжек.

Копия трудовой книжки работнику выдаётся так:

• составление письменного заявления;
• регистрация его в отделе кадров;
• издание приказа;
• ознакомление работника с копией приказа;
• выдача на руки копии.

Копию трудовой книжки можно сделать так:

• на ксероксе;
• отсканировать, а потом распечатать;
• самостоятельно сделать на компьютере, потом распечатать. Она должна быть такого же размера и формата, как оригинал.

В зависимости от цели получения, снять копии нужно со всех страниц или только с части. При этом наличие титульного листа является обязательным требованием. Оформляется копия так:

• на титульном листе нужно указать, где хранится оригинал. Указывается название фирмы, номер личного дела работника и дата, когда копия была сделана;
• на каждом скопированном листе нужно сделать запись «копия верна», а удостоверить эту запись должен работник отдела кадров. Она может быть сделана вручную или поставлена штампом;
• на последней странице копии руководитель делает пометку, что данный сотрудник сейчас работает в этой фирме. Обязательно нужно указать дату.

Налог на добавленную стоимость. Рассмотрим, является ли возмездное оказание услуг по выдаче трудовой книжки работнику объектом обложения НДС.

Исходя из п. 1 ст. 39 НК РФ передача на возмездной основе (в том числе обмен товарами, работами или услугами) права собственности на товары, результатов выполненных работ одним лицом для другого лица, возмездное оказание услуг одним лицом другому лицу, а в случаях, предусмотренных Налоговым кодексом, передача права собственности на товары, результатов выполненных работ одним лицом для другого лица, оказание услуг одним лицом другому лицу на безвозмездной основе признаются реализацией товаров, работ или услуг.

С учетом положений указанной статьи и п. 1 ст. 146 НК РФ операции по выдаче работникам трудовых книжек являются операциями по реализации товаров и, соответственно, объектом обложения НДС.

Как правильно заполнять

Правила и порядок ведения и хранения трудовых книжек и внесения в них записи строго регламентированы постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69. Заполняют от руки черной, синей или фиолетовой ручкой, использование для заполнения карандаша или маркера не допускается. Все слова прописывают полностью, сокращения недопустимы. Трудовая книжка содержит:

• информацию о работнике или титульный лист: Ф.И.О., дата рождения, уровень образования, профессия или специальность, дата заполнения титульного листа;
• сведения о работе, куда вписывают информацию о приеме на работу, перемещениях внутри организации, совместительстве, в том числе внешнем, если работник предоставляет такую информацию, увольнении;
• сведения о награждениях.

Выдача трудовой книжки по доверенности

Трудовая книжка, как и многие другие документы, может быть выдана не только лично, но и доверенному лицу, если соответствующие полномочия оформлены должным образом. Это подразумевает надлежащее оформление доверенности – документа, делегирующего определенные полномочия, в данном случае, получение трудовой книжки, указанному лицу. Это бывает в случаях, например, когда сотрудник физически не может забрать документ.

Доверенность должна быть написана в установленной законом форме и заверена у нотариуса.

Доверенность может считаться недействительной, если на ней не стоит дата ее составления.

Без даты невозможно выявить, имеет ли документ юридическую силу. Если доверенность написана без указания срока ее действия, то считается, что он составляет 1 год.

Правильно оформленная доверенность должна содержать в себе следующие сведения:

1. Дату создания, а также место составления, чтобы было понятно, где и как будет действовать доверенность, когда кончаются сроки ее полномочий.
2. Вписанные паспортные данные хозяина трудовой. Инициалы, дата рождения и место проживания должны быть указаны без ошибок. Этот пункт строго проверяется при выдаче трудовой книжки на месте работы.
3. Данные доверенного лица согласно его паспорту. Информация также будет проверяться, и в компании сделают запись о том, кто именно забрал трудовую книжку бывшего сотрудника.
4. Полномочия доверенного лица. Важно указать, на что оно имеет право, например: проверить наличие всех нужных записей в документе, забрать трудовую книжку с собой, забрать зарплату и т.д.
5. Образец подписи лица, которое будет действовать от имени бывшего рабочего.
6. Доверитель должен подписать данный документ, чтобы заверить его подлинность.

После получения трудовой книжки поверенный должен написать сотруднику отдела кадров или другому уполномоченному лицу расписку о получении документа.

Расписка о получении документа

Такая бумага должна быть составлена от лица получившего книжку работника. Допускается как письменная, так и печатная форма документа.

Важно, чтобы он был подписан лично работником. В расписке указывается дата увольнения, факт получения работником документа и подтверждается, что у него отсутствуют претензии к работодателю.

Такая бумага передается на хранение в архив вместе с личным делом сотрудника.

Если работник умер, а за трудовой книжкой явились его родные, они также обязаны написать расписку. Однако помимо нее они должны подтвердить родство с покойным, предъявив соответствующие документы.

Внимание! Наши квалифицированные юристы окажут вам помощь бесплатно и круглосуточно по любым вопросам. Узнайте подробности здесь.

Ответственность нанимателя за несвоевременный возврат трудовой книжки

Хотя получение трудовой книжки работником при увольнении строго регламентировано, игнорирование требований законодательства в этом вопросе случается довольно часто. Между тем, гражданину, чьи права нарушены, следует знать, что согласно положениям ст.234 ТК РФ, нанимателя могут привлечь к ответственности за некорректно внесенную информацию об увольнении или причинение препятствий работнику в дальнейшем трудоустройстве.

Факт

Работник, которому не отдают трудовую книжку, вправе обратиться в Инспекцию по труду с жалобой на своего нанимателя.

При желании уволенный может обратиться в суд за компенсацией морального вреда, причиненного действиями работодателя. При должной законодательной базе иск имеет хорошую судебную перспективу, а размер компенсации за нарушение сроков выдачи трудовой книжки может доходить до нескольких десятков тысяч рублей.

В каких случаях налоговый агент несет санкции за непредоставление ТК

Дополнительная информация!В России налоговый агент может увольнять работника даже в день его отсутствия. Но в этом случае нужно послать уведомление (см. выше).

Проблема в том, что при неоформлении уведомления работодатель будет нести ответственность за невыдачу.

Однако, согласно трудовому законодательству Российской Федерации, есть случаи, когда налоговый агент освобождается от ответственности:

• если увольнять работника планируется за прогул (пп. «а» пункта 6 ч. 1 ст. 81 Кодекса);
• если несвоевременная выдача была вызвана осуждением работника согласно вступившему в силу вердикту суда (п. 4 ч. 1 стат. 83 Кодекса);
• если увольняться собирается женщина, действие срочного трудового контракта с которой было продлено в соответствии с аб. 2 стат. 261 Кодекса.

Похожие записи:

• Работающему пенсионеру в 2023 году увольняться нужно осмотрительно
• Гражданский процессуальный кодекс Украины
• Детское пособие малоимущим семьям