Специалист по договорной работе: кто это?

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Специалист по договорной работе: кто это?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Организация договорной работы на предприятии строится в двух направлениях. Первое – составление и контроль за соблюдением исходящих соглашений, второе – анализ предложений, которые поступают от имени всех контрагентов. Например, договорная работа с поставщиками состоит в том, чтобы подписанное соглашение стало для клиента страховкой на случай сорванных сроков доставки, получения некачественного товара или некорректно укомплектованного груза. При наличии сомнительных моментов юрист по договорному праву предоставит перечень поправок, внесение которых гарантирует соблюдение интересов клиента. Также он проследит за соблюдением прав клиента независимо от того, с чьей стороны поступило предложение о сотрудничестве.

Как правило, на этапе определения условий проходит много встреч с контрагентами. Это нужно, чтобы достигнуть компромисса. Во время переговоров стороны обсуждают условия сотрудничества, обмениваются своими вариантами описания условий и деталей реализации документа, согласуют цену и порядок расчетов.

Перед встречей внесите в проект договора семь важных условий:

1. Краткую характеристику договора (поставка, оказание услуг или другой вид работ).

2. Наименование сторон (например, крупные холдинги могут состоять из большого числа юридических лиц).

3. Предмет договора (результат, ради которого прилагаются усилия).

4. Цену или условия расчетов.

5. Ответственность за неисполнение.

6. Сроки и дополнительную информацию.

7. Ответственных лиц.

Как правильно составить договор

Перед встречей внесите в проект договора:

• краткую характеристику и вид договорного обязательства;
• наименования сторон;
• предмет договора;
• цену и условия оплаты;
• ответственность за нарушение условий договора;
• сроки выполнения и дополнительные сведения;
• список ответственных лиц.

Специалист договорного отдела поможет не наломать дров. Если его нет, не допускайте следующие ошибки:

• не копируйте договор бездумно, проверяйте, не противоречат ли условия документа текущим обстоятельствам;
• проверяйте срок действия договора — он не всегда равен сроку действия обязательств;
• не обменивайтесь документами по электронной почте — так вы не соблюдаете письменную форму;
• отсутствие доверенности у вас или другого ответственного лица может привести к лишним спорам.

Этапы договорной работы в организации

Заключение договора проходит через шесть стадий.

1. От одной из сторон исходит инициатива заключения договора. Она обосновывает необходимость оформления сделки и ее цели.
2. Устанавливаются условия сотрудничества, цена и порядок оплаты, достигается компромисс между сторонами.
3. Проверяется, насколько добросовестный бизнес-партнер. Ошибка приведет к проблемам с ФНС, срыву договоренностей или обману.
4. Договор дорабатывается: уточняются условия, составляются списки дополнительных документов, уточняется процесс визирования.
5. Изучение договора финансовой службой, юристом и руководителем.
6. Подписание договора, присвоение номера и занесение сведений в реестр договоров.

Юрист необходим при заключении любого договора

Практика показывает, что наиболее задействованными при заключениями договоров оказываются юристы и менеджеры — в силу специфики деятельности. Финансовый отдел, конечно же, тоже не остается в стороне (в конце концов, именно он занимается всеми денежными потоками), однако его влияние не столь очевидно.

Прежде, чем вводить какие-либо изменения, нужно проанализировать, как производится работа с договорами на данный момент . Кто чаще всего составляет договоры, которые заключает предприятие: составляются ли они собственными юристами или поступают от сторонних организаций и требуют особенно внимательного изучения? Кто имеет право подписывать договоры: собственно руководитель или прочие лица? Какие подготовительные работы производятся? Какова процедура подписания договоров? Куда договоры направляются? Какова процедура исполнения договоров? Где и в каких условиях хранятся договоры? Ответы на эти и подобные им вопросы позволят определить наиболее слабые места в работе с договорами.

После того, как юрист определит особенности сложившейся на предприятии практики, можно начинать подготавливать документы, которые облегчат переход к новому порядку работы с договорами. Нужно будет составить методические рекомендации для участников договорной работы. Отметим, что речь идет о каждом участнике, включая лицо, ответственное за хранение договоров. Составление рекомендаций и общего Положения о работе с договорами необходимо для того, чтобы на предприятии могла образоваться новая единая система работы с документами. Такая система позволит упростить процедуру подготовки и подписания новых договоров, улучшить контроль за исполнением и хранением договоров.

Так как при заключении и исполнении договоров требуется слаженная работа нескольких отделов, то придется определить основные понятия: что есть собственно договор, что есть дополнительные соглашения и так далее. Введение определений более важно, чем может показаться, ведь различия в понимании одного и того же термина неминуемо приведут к трудностям.

Выдача оригиналов и копий договоров

Выдача оригиналов и копий договоров осуществляется работниками службы делопроизводства (договорного отдела) на основании письменного запроса. На нашем предприятии это оформляется служебной запиской. В ней должно быть указано обоснование необходимости получения документа, кому (Ф.И. О., должность) и на какой срок он выдается. Образцы служебных записок см. в Примерах 17 и 18. Способ заполнения специального журнала, в котором фиксируется факт выдачи и возвращения документов см. в Примере 19.

При выдаче оригинала договора работники службы делопроизводства (договорного отдела) по заведенному на нашем предприятии порядку обязаны изготовить ксерокопию договора и подложить ее в дело.

Чтобы обеспечить порядок и избежать утери важных документов, можно периодически проводить следующую процедуру. Службой делопроизводства (договорным отделом) в конце месяца готовится отчет о движении договоров. На его основании всем руководителям структурных подразделений направляются служебные записки с перечнем договоров, которые необходимо вернуть (см. Пример 20).

Подготовка договоров: этапы и мероприятия

Схематично алгоритм действий по подготовке договоров выглядит так:

создание договора сотрудником — согласование договора с юристом — согласование договора с другими сотрудниками — подписание договора руководителем предприятия — регистрация договора — отсылка копии договора партнеру

Конечно, в реальности схема будет гораздо сложнее с учетом всех замечаний. Оптимальным решением будет выбрать способ заключения договора (например, заключить его с контрагентом напрямую или устроить конкурсную систему отбора партнера), разработать структуру договорных отношений (права, обязанности, ответственность). Потом подготовить текст и подтверждающие документы. Не забудьте утвердить ответственных за исполнение договора.

После сбора всех пожеланий вносятся изменения, утверждается окончательная редакция и договор подписывают.

Следующий этап — отслеживание исполнения договорных обязательств. Ответственные проводят инструктаж работников, участвующих в исполнении договорных обязательств, и разрабатывают меры по улучшению договорных отношений.

Кто составляет договора в организации

Каждый человек, вступающий в имущественные отношения, сталкивается с необходимостью заключения гражданско-правовых договоров.

Письменный договор потребуется, если вам необходимо купить или продать квартиру, дачу, автомобиль, снять коммерческое или жилое помещение, получить заём или кредит, заказать выполнение тех или иных работ, воспользоваться образовательными, туристическими, медицинскими, юридическими, страховыми и прочими услугами и т.п.

На практике лицо, подписывающее договор, далеко не всегда является соавтором его текста. В очень многих случаях условия договора определены заранее и должны просто приниматься другой стороной без изменений (см. напр., «договор присоединения» и иные предусмотренные законом аналогичные случаи).

В настоящем материале мы обозначим некоторые значимые правила, которые следует принимать во внимание, если договор составляется самими сторонами, имеющими возможность согласовать между собой необходимые им условия и детали.

Кто такой специалист по договорной работе

В любой организации ведется договорная работа с контрагентами. Для грамотного ведения такой деятельности нужен сотрудник, который сможет вовремя предотвратить ошибки и поможет избежать финансовых потерь.

В некоторых организациях формируется целый отдел. Вы вправе сами определять, к какой службе относится договорный отдел: к юридической или экономической. Это зависит от специфики деятельности вашей компании. Предприятие определяет и обязанности менеджера по договорам. Он занимается:

• проверкой контрагентов и заключением соглашений, сопровождением соглашений;
• исполнением — проведением внутренних расчетов, сверок и пр.;
• претензионной работой.

Квалификационные требования к менеджеру работодатели формируют самостоятельно.

Требования к специалисту по договорной работе

Обязательных требований к такому работнику нет. Условия об образовании устанавливаются самостоятельно, с минимальным опытом или даже без такового, в зависимости от размеров ответственности работника. Например, менеджер имеет высшее или среднее профессиональное образование (юридическое или экономическое) и стаж работы по специальности от одного года. В инструкции укажите, что должен знать сотрудник, отвечающий за договоры:

• методические и нормативные материалы по правовой деятельности;
• гражданское, трудовое, финансовое, административное право;
• налоговое законодательство;
• порядок заключения и оформления хозяйственных договоров;
• порядок систематизации, учета и ведения правовой документации.

Права и ответственность

Для решения обширного перечня задач, выполнения прямых обязанностей специалист по работе с контрагентами любого ранга наделяется необходимыми правами и несет ответственность перед работодателем и законом.

3. Права Специалист по договорной работе имеет право: 3.1.1. Принимать решения в целях правового обеспечения функционирования организации — по вопросам, относящимся к его компетенции. 3.1.2. Готовить и представлять непосредственному руководителю предложения по совершенствованию аппарата управления. 3.1.3. Участвовать в служебных мероприятиях, в ходе которых рассматриваются вопросы правового обеспечения его работы. 4. Ответственность и оценка выполняемых обязанностей 4.1. Специалист по договорной работе несет административную, дисциплинарную и материальную (а в отдельных случаях, предусмотренных законодательством РФ, — и уголовную) ответственность за: 4.1.1. Невыполнение или ненадлежащее выполнение руководящих документов и иных нормативных актов, регламентирующих договорную работу. 4.1.2. Невыполнение или ненадлежащее выполнение служебных указаний непосредственного руководителя. 4.1.3. Невыполнение или ненадлежащее выполнение своих трудовых функций и порученных ему задач. 4.1.4. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, использование их в личных целях. 4.1.5. Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученной ему функции. 4.1.6. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу предприятию и его работникам. 4.1.7. Необеспечение соблюдения трудовой дисциплины. 4.2. Оценка исполнения обязанностей специалиста по договорной работе осуществляется: 4.2.1. Непосредственным руководителем — регулярно, в процессе повседневного осуществления работником своих трудовых функций. 4.2.2. Аттестационной комиссией предприятия — периодически, но не реже 1 раза в два года на основании документированных итогов за оценочный период. 4.3. Основным критерием оценки работы специалиста по договорной работе является качество, полнота и своевременность выполнения им задач, предусмотренных настоящей инструкцией.

Обычно на этапе определения сроков и условий проводится несколько встреч с подрядчиками. Это необходимо для того, чтобы достичь компромисса. В ходе переговоров стороны обсуждают условия сотрудничества, обмениваются своими вариантами, описывающими условия и детали документа, договариваются о цене и порядке расчетов.

Перед встречей перечислите семь важных терминов в проекте договора:

Краткое описание договора (поставка, услуга или другой вид работ).

Наименование сторон (например, крупные предприятия могут состоять из большого количества юридических лиц).

Предмет договора (результат, ради которого будут приложены усилия).

Цена или условия оплаты.

Ответственность за неисполнение обязательств.

Сроки и дополнительная информация.

ДОГОВОР ПОСТАВКИ № 158

г. Александров « 17 » марта 2006 г.

Открытое акционерное общество «Александровискож», именуемое в дальнейшем «Поставщик», в лице генерального директора Жуперина Евгения Анатольевича, действующего на основании Устава с одной стороны, и Общество с ограниченной ответственностью «Кубик», именуемое в дальнейшем «Покупатель», в лице исполнительного директора Иванова Владимира Михайловича, действующего на основании доверенности от 23 сентября 2004 года, с другой стороны, заключили настоящий договор о нижеследующем:

1. Предмет договора

1.1. Поставщик обязуется передать в собственность Покупателю продукцию, указанную в п.1.2 настоящего договора, на условиях настоящего договора, а Покупатель обязуется принять указанную продукцию и произвести её оплату на условиях настоящего договора.

1.2. Предметом поставки являются следующая продукция :

Наименование продукции	Единица измерения	Общее количество	цена	сумма	НДС
(руб.)	(руб.)	18%
Пряжа х/б Т-50 №20 П.	кг	54 000

Преимущества штатного юриста

Организация может решать свои юридические вопросы двумя способами: заключить договор с юридической компанией (адвокатским бюро) и обращаться к ним при необходимости за правовой помощью, либо оформить в штат постоянного сотрудника.

В первом случае главным преимуществом является то, что в распоряжении компании оказывается целая юридическая организация, в которой работают специалисты разного профиля.

Это позволяет рассчитывать на получение квалифицированной помощи по любому вопросу.

К тому же, отсутствует возможность получения моментальной юридической помощи по незначительным текущим делам, поскольку нужный специалист не находится непосредственно на предприятии.

Главный минус работы с юридическими конторами – высокая стоимость подобных услуг.

Наличие штатного юриста, либо целого юридического отдела дает руководству организации целый ряд преимуществ.

Должностная инструкция юриста договорной группы

363 Общие положения

363.1 Настоящая должностная инструкция является основным нормативно-организационным документом, устанавливающим функции, права и обязанности, ответственность Юриста, регламентирующим организацию его деятельности, порядок делового взаимодействия с должностными лицами структурных подразделений XXX.

363.2 Настоящая должностная инструкция является документом прямого действия, вступает в силу со дня утверждения и является обязательной для исполнения работником с момента ознакомления под роспись.

363.3 Переименование, ликвидация должности Юриста, назначение на должность и освобождение от занимаемой должности осуществляются по приказу Генерального директора XXX.

363.4 Юрист непосредственно подчиняется Руководителю Договорной группы Юридического отдела.

363.5 У Юриста подчиненных нет.

364 Цели и должностные обязанности

364.1 Деятельность Юриста направлена на достижение следующих целей:

364.1.1обеспечение юридического сопровождения текущей договорно-правовой деятельности Общества и его филиалов;

364.1.2обеспечение соответствия деятельности подразделений Общества действующему законодательству РФ;

364.1.3предупреждение возникновения неблагоприятных ситуаций в деятельности Общества.

364.2 Для достижения установленных целей юрист исполняет следующие обязанности:

364.2.1консультирует подразделения Общества по правовым вопросам текущей договорно-правовой деятельности Общества;

364.2.2подготавливает, участвует в подготовке, а также согласовывает договоры, дополнительные соглашения и приложения к договорам;

364.2.3составляет и разрабатывает по Техническим заданиям проекты договоров, дополнительных соглашений и приложений к договорам;

364.2.4анализирует и обобщает действующее законодательство РФ и правоприменительную практику;

364.2.5подготавливает аналитические и информационные служебные записки;

364.2.6выполняет отдельные поручения Руководителя группы и Начальника юридического отдела в пределах своих функциональных обязанностей.

365Показатели оценки деятельности

Деятельность Юриста оценивается на основе следующих показателей:

365.1своевременность и правильность рассмотрения поступающих в группу договоров и составления проектов договоров по Техническим заданиям.

366 Общекорпоративные нормы

Деятельность Юриста регулируется общекорпоративными нормами, отраженными в следующих документах:

366.1Правила внутреннего трудового распорядка;

366.2Стандарт предприятия «Деловой этикет. Корпоративный стандарт формы одежды»

366.5Положение о защите персональных данных работников XXX ;

366.6Положение о Юридическом отделе;

366.7Настоящая должностная инструкция;

Юрист имеет следующие права, необходимые для выполнения своих функциональных обязанностей:

367.1получать любую информацию, требующуюся для выполнения своих задач, от руководителя группы и начальника юридического отдела и сотрудников Общества;

367.2иметь согласованный прямой доступ ко всем электронным и бумажным информационным источникам в рамках выполнения возложенных задач.

Юрист несет персональную ответственность перед Генеральным директором XXX за невыполнение или ненадлежащее выполнение своих функциональных обязанностей в достижении установленных целей, а также ненадлежащее использование предоставленных ему прав:

— в соответствии с действующим трудовым законодательством РФ, внутренними нормативными документами, трудовым договором работник несет дисциплинарную ответственность;

— в соответствии с договором о полной индивидуальной материальной ответственности работник несет материальную ответственность.

Структура должностной инструкции для специалиста по договорной работе

При разработке должностной инструкции специалиста по договорной работе за основу можно взять следующую структуру подобного документа.

Это раздел для отражения общей информации о должности, такой как:

Здесь указывается перечень прав, которыми специалист по договорной работе наделяется для выполнения своей трудовой функции. Например, сотруднику могут быть предоставлены следующие права:

Этот раздел служит для детализации обязанностей, которые должен исполнять специалист по договорной работе. Например, может быть сказано, что он обязан:

Здесь описывают неблагоприятные для сотрудника последствия нарушения норм и правил. За действия, которые осуществил специалист по договорной работе, или за принятые им решения его могут привлечь к следующим видам ответственности:

Образец должностной инструкции специалиста по договорной работе можно скачать в разделе «Документы и бланки» в начале статьи.

Таким образом, должностная инструкция должна конкретизировать вопросы исполнения трудовой функции сотрудником. Например, если руководитель решил, что специалист по договорной работе должен отвечать еще и за ведение претензионной работы, это прописывается в разделе должностных обязанностей.

Еще больше материалов по теме в рубрике: «Должностные инструкции (обязанности)».

Похожие записи:

• Выезд за границу при банкротстве
• Повышение соц пособий в ЛНР в 2023 году
• Пенсионные права – 2023. Новое в законодательстве в вопросах и ответах