Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Отпуск без сохранения оплаты в 1С: Бухгалтерии предприятия 8». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
На основании заявления сотрудника в случае согласования отпуска либо в ситуации, когда предоставление отпуска работнику по его заявлению является обязательным, организация издает приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику по унифицированной форме № Т-61, с которым сотрудника знакомят под личную подпись. Образец оформления приказа приведен в Примере 4. Если же в отпуск уходят сразу несколько человек, то на всех них можно издать общий приказ по форме № Т-6а.
Приказ, личная карточка и табель
Как и любой другой, данный отпуск следует отразить в личной карточке работника, которая ведется по унифицированной форме № Т-2 (или № Т-2ГС(МС)), утвержденной Постановлением Госкомстата (см. заполненный фрагмент этого документа в Примере 6).
Отметим значение отражения сведений о предоставленном отпуске в табеле учета рабочего времени (должен вестись в каждой организации по унифицированной форме № Т-12 (или № Т-13), утвержденной Постановлением Госкомстата): в случае судебного разбирательства по спору с работником факт отражения отпуска в табеле будет одним из доказательств согласия работника на его предоставление и отсутствия со стороны сотрудника прогула. Образец правильного отражения сведений об отпуске без сохранения заработка вы найдете в Примере 5.
Отсутствие оформления любого из перечисленных документов само по себе может повлечь привлечение работодателя к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ. Наличие же правильно составленных документов поможет отстоять свою правоту в суде в споре с нерадивым сотрудником.
ПРЕДОСТАВЛЕНИЕ ОТПУСКА БЕЗ СОХРАНЕНИЯ ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ (ОТПУСКА «ЗА СВОЙ СЧЕТ»): ПРИМЕРНАЯ ПОШАГОВАЯ ПРОЦЕДУРА
Сначала приведем краткую юридическую справку.
Согласно ст. 128 ТК РФ по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам работнику по его письменному заявлению может быть предоставлен отпуск без сохранения заработной платы, продолжительность которого определяется по соглашению между работником и работодателем.
Пошаговая процедура предоставления отпуска без сохранения заработной платы («за свой счет») аналогична и для случаев, когда работодатель обязан на основании письменного заявления работника предоставить отпуск без сохранения заработной платы:
- участникам Великой Отечественной войны – до 35 календарных дней в году;
- работающим пенсионерам по старости (по возрасту) – до 14 календарных дней в году;
- родителям и женам (мужьям) военнослужащих, сотрудников органов внутренних дел, федеральной противопожарной службы, таможенных органов, сотрудников учреждений и органов уголовно-исполнительной системы, органов принудительного исполнения, погибших или умерших вследствие ранения, контузии или увечья, полученных при исполнении обязанностей военной службы (службы), либо вследствие заболевания, связанного с прохождением военной службы (службы), — до 14 календарных дней в году;
- работающим инвалидам – до 60 календарных дней в году;
- работникам в случаях рождения ребенка, регистрации брака, смерти близких родственников – до пяти календарных дней;
- в других случаях, предусмотренных ТК РФ, иными федеральными законами либо коллективным договором.
Какие документы подтверждают необходимость предоставления отпуска за свой счёт
Когда просьба сотрудника рассмотрена и одобрена, можно писать заявление. В нём необходимо указать причину и продолжительность отпуска. Для того чтобы получить гарантированный безоплатный отпуск, необходимо представить документ, который подтверждает такие основания:
- одинокие матери предоставляют свидетельство о рождении ребёнка, где в графе для сведений об отце стоит прочерк;
- отцы-одиночки представляют документы об отсутствии у ребёнка матери. Это может быть свидетельство о смерти или другой документ с объяснением причины её отсутствия. Например, решение суда о том, что мать числится пропавшей без вести, находится на принудительном лечении, либо лишена права материнства;
- сотрудники, совмещающие трудовую деятельность с получением образования, должны позаботиться, чтобы оформить справку из учебного заведения;
- люди, совмещающие деятельность на двух работах, представляют справку со второго места трудовой деятельности.
Процедура оформления отпуска без зарплаты
Первоначально оформление начинается со стороны работника. Ему необходимо написать собственноручно заявление с указанием своих данных: ФИО, должности, подразделения и контактов. В некоторых компаниях может потребоваться указать свой табельный номер, уточнить его можно в кадрах.
Помимо личных данных, указываются данные работодателя: название компании, должность и ФИО непосредственного руководителя. Конкретной формы для заявления на неоплачиваемый отпуск в законодательстве нет, поэтому текст сотрудник пишет в свободной форме.
Обязательно должна быть указана причина необходимости дополнительных выходных, а иногда и документы, подтверждающие ее.
Заявление должно быть подписано сотрудником с указанием даты составления и передано работодателю до непосредственного отсутствия на работе.
В ряде компаний внутренним распорядком могут быть установлены дополнительные требования к срокам подачи подобных бланков.
Далее работодатель должен принять решение, согласовывает ли он отпуск этому сотруднику. Если да — руководитель подразделения ставит отметку о нем, подкрепленная подписью и датой. Только после этого документ попадает в бухгалтерию.
Кадровые сотрудники готовят приказ о предоставлении отпуска. Форма унифицированная, в документе ставится отметка о том, что дни отдыха предоставляются без финансирования. С приказом работник должен ознакомиться под роспись.
В личную карточку сотрудника вносится запись. Ознакомление со вносимыми в этот документ записями не требуется. В зависимости от дат отсутствия, кадровый сотрудник проставляет соответствующие отметки в табеле.
При этом они отличаются. Если работодатель был обязан предоставить дни — «ОЗ», если дополнительные выходные предоставлены по согласованию — «ДО». Записка-расчет не оформляется, так как не производится расчет отпускных.
Неоплачиваемый отдых возможен только по инициативе сотрудника. Поэтому работодатель не имеет права насильно направить работника отдохнуть.
Если же руководитель компании настаивает, его действия попадают под нарушение и могут повлечь за собой штраф до 50 000 рублей.
Сколько дней отпуска за свой счет может взять сотрудник в год
Необходимо помнить, что максимальный срок по ТК РФ такого отпуска не устанавливается.
Когда сотрудник хочет получить такой отпуск, он составляет обращение к руководителю и указывает желаемое количество дней. При этом в заявлении нужно указать причину получения отпуска.
Руководитель рассматривает обращение и может принять одно из следующих решений — отказать в отпуске, предоставить в полном запрашиваемом объеме либо предоставить исходя из имеющейся производственной возможности.
Практика показывает, что чаще всего срок устанавливается по согласованию между администрацией и работником.
Для отдельных категорий работников (например, госслужащих или муниципальных работников) отдельный федеральные законы могут ограничивать длительность периода такого отдыха. Так, у упомянутых категорий, длительность отпуска без оплаты не может превышать 1 год.
Сотруднику при запросе периода отпуска необходимо помнить, что только 14 дней включаются в период расчета основного трудового отпуска. Все остальные дни будут сдвигать его наступление.
Заявление на отпуск без сохранения зарплаты
Отпуск за свой счет предоставляется на основании заявления сотрудника. Составить его можно в свободной форме, написать от руки или напечатать. Какого-либо срока для подачи заявления законом не установлено.
Заявление составляется по обычным правилам. В тексте нужно указать тип отпуска (без сохранения зарплаты), его продолжительность в календарных днях, дату начала и окончания, причину или законное основание. В заявлении должна стоять дата его написания и собственноручная подпись работника. Если отпуск запрашивает сотрудник из льготной категории, к заявлению можно приложить подтверждающие документы.
На основании заявления составляется приказ на предоставление отпуска без сохранения заработной платы (например, по форме Т-6). Сотрудник должен быть ознакомлен с ним под подпись.
Заявление на один день в счет отпуска
Как говорилось ранее, бывают такие случаи, что нужно срочно взять отгул, но отпуск уже был, новый не очень скоро, да и брать за свой счет не совсем желанное действие. Именно в такой момент на помощь приходят несколько дней на отгул, которые берутся из числа всего количества дней отпуска.
Для получения такого отгула нужно иметь действительно существенную цель, а также четко и грамотно составленное заявление, дабы были освещены наиболее важные события, которые подвигли написать заявление в краткой, но понятной форме.
Теперь стоит поговорить о существенных минусах такого действия.
- Первым и основным является тот факт, что в трудовом законодательстве Российской Федерации нет такого пункта, как отгул в счет отпуска, как нет и слова отгул. Поэтому в разных компаниях все дела обстоят абсолютно по-разному, некоторые могут беспрекословно пойти навстречу сотрудника, а кто-то отрежет все отходные пути и будет прав, по закону. Все зависит от руководителя в целом и отчасти составленного заявления.
- Неразбериха в запоминании и дальнейшем отслеживании отпускного времени того или иного лица, но чаще всего все это решается банальным внесением потраченного отпуска в графу оставшегося. Данный минус скорей со стороны бухгалтерии.
- Обязательно нужно просить о таком виде отпуска за три дня до предполагаемого ухода. Иначе бухгалтерский отдел банально отклонит уже готовое заявление, обуславливая это тем, что выплаты, нацеленные на ежегодный оплаченный отпуск должны быть выданы за три дня до ухода. Такой подход описан в трудовом законодательстве РФ.
Кто имеет на него право
Право на такой вид отдыха имеет каждый работник. Продолжительность его оговаривается индивидуально в каждом случае. Но руководитель может отказать в предоставлении такого отдыха, если производственный процесс без сотрудника нарушится, и организация в данный период не сможет без него обойтись.
Но, согласно Трудовому кодексу, руководство обязано предоставлять один раз в год неоплачиваемые отпускные периоды льготной категории сотрудников:
- участникам ВОВ — до 35 дней;
- пенсионерам — до 14 дней;
- родителям и женам (или мужьям) погибших при исполнении служебных обязанностей военных, пожарных, таможенников, сотрудников ОВД и УИС — до 14 дней;
- инвалидам — до 60 дней;
- работникам при регистрации брака, рождении ребенка и в случае смерти близких родственников — до 5 дней.
Максимальная продолжительность отпуска
В случае отпуска без сохранения заработной платы ТК РФ максимальный срок не регламентирует. Работник может подавать заявление с просьбой о таком периоде столько раз, сколько ему потребуется.
Работодатель, изучив поступившую просьбу, в соответствии с имеющейся производственной возможностью, на свое усмотрение может удовлетворять ее или отказывать. Количество и длительность отдыха за свой счет не нормируется в обычных случаях, оно определяется по соглашению сторон.
Федеральные законы устанавливают, что для конкретных лиц, могут существовать ограничения по продолжительности отпуска без оплаты. Таким примером может служить государственные служащие, для которых максимальная продолжительность периода без сохранения зарплаты не может быть больше одного года.
Внимание! Также надо учитывать, если работающий на предприятии человек оформляет отпуск без оплаты свыше 14 дней, то этот период исключается из исчисляемого стажа работы для оплачиваемого отдыха.
Отпуск без сохранения заработной платы (СЗП) – «с чем его едят»?
Синонимичные этому понятия – «неоплачиваемый отпуск», «за свой счет» и «административный отпуск». Все эти термины обозначают позволенные сотруднику по его просьбе свободные дни, за которые не начисляется оплата. Эти дни не имеют отношения к основному ежегодному отпуску, дополнительному оплачиваемому, выходным и праздникам.
СПРАВКА! Все виды отпуска прописаны в ТК отдельно, а значит, они не влияют друг на друга. Даже если сотрудник уже уходил в ежегодный и положенный ему дополнительный отпуск, никто не вправе помешать ему попросить дни за свой счет и получить разрешение, если на это есть воля работодателя или положенная законодательная норма.
Плюсы административного отпуска, связанные с трудовой деятельностью:
Минусы такого отпуска:
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если сотрудника отпускали за свой счет на срок суммарно за год больше 2 недель, то его «рабочий» год сдвинется на число дней, превысивших 14, то есть эти дни не войдут в рабочий стаж (ст. 121 ТК РФ).
Продолжительность отпуска
Если заглянуть в Трудовой кодекс, выяснится, что в нем не содержится понятия отпуска за свой счет, закон использует формулировку «отпуск без сохранения заработной платы». Он регламентируется несколькими статьями ТК РФ и другими законами. В ст. 128 ТК РФ, в частности, заявлено, что стороны вправе договориться о любом периоде отсутствия работника, если от него поступит соответствующее заявление.
В то же время есть конкретные сроки, которые работодатель обязан соблюдать. После того как от сотрудника получено заявление на отпуск без сохранения заработной платы, в течение года нельзя отказывать в его предоставлении (абз. 5, 6 ч. 2 ст. 128 ТК РФ):
- до 60 дней — инвалидам;
- до 35 дней — работникам, имеющим статус участника Великой Отечественной войны;
- до 14 дней — пенсионерам (по возрасту);
- до 14 дней — родителям и супругам военнослужащих, сотрудников правоохранительных и таможенных органов, противопожарной службы, сотрудников учреждений и органов уголовно-исполнительной системы, погибших при исполнении обязанностей, в том числе вследствие ранения, контузии, увечья либо заболевания;
- до 14 дней — работнику, воспитывающему 2 или более детей в возрасте до 14 лет, сотруднику, имеющему ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет, одинокому родителю, воспитывающему ребенка в возрасте до 14 лет, если это предусмотрено колдоговором;
- до 5 дней — при рождении ребенка, регистрации брака, смерти родных;
- 15 дней — работникам:
- допущенным к вступительным экзаменам в вузы по программам бакалавриата, специалитета или магистратуры;
- слушателям подготовительных отделений для прохождения итоговой аттестации в вузе;
- совмещающим получение образования с работой, для прохождения промежуточной аттестации;
- 4 месяца — для подготовки и защиты выпускной квалификационной работы и сдачи итоговых государственных экзаменов;
- 1 месяц — для сдачи итоговых госэкзаменов;
- 10 дней — работникам:
- допущенным к вступительным испытаниям для поступления на обучение по программам среднего профобразования;
- для получения промежуточной аттестации;
- до 2 месяцев — работникам для прохождения государственной итоговой аттестации, чтобы получить среднее профобразование;
- не более 1 года — муниципальному и гражданскому служащему (п. 6 ст. 21 закона от 02.03.2007 №25-ФЗ, п. 15 ст. 46 закона от 27.07.2004 №79-ФЗ);
- на период действия полномочий доверенного лица кандидата на выборах (п. 3 ст. 43 закона от 12.06.2002 №67-ФЗ, п. 4 ст. 55 закона от 22.02.2014 №20-ФЗ);
- на период исполнения обязанностей члена избиркома с правом совещательного голоса (п. 3 ст. 16 закона от 10.01.2003 № 19-ФЗ);
- до 10 дней — добровольным пожарным (п. 7 ст. 18 закона от 06.05.2011 №100-ФЗ);
- на иной срок — в предусмотренных колдоговором случаях.
Определив необходимость предварительного согласования отдыха, работник должен проследить за неукоснительным соблюдением основных требований к процедуре.
Порядок действий выглядит следующим образом:
- Работник обращается к своему непосредственному начальнику и объясняет причины и основания предоставления отпуска.
- На имя руководителя пишут заявление с просьбой разрешить выйти в неоплачиваемый отпуск. Образец можно найти в кадровой службе или оформить самостоятельно, придерживаясь общих норм к документации подобного рода (шапка с реквизитами, основной тест заявления, подпись и дата). Важно отразить в тексте причину или ссылку на закон, по которому допускается уход сотрудника.
- При наличии законных оснований или веских причин, руководство согласует временное отсутствие человека, поставив на заявлении соответствующую визу. Далее документ передается в работу кадровой службе и в бухгалтерию.
- Работник обязан дождаться, чтобы кадровики издали приказ об оформлении отпускника, который после подписания у директора организации должен с ним ознакомиться.
- Подпись об ознакомлении с приказом служит гарантией для работодателя, что неоплачиваемые дни предоставлены по просьбе заявителя. Для работника приказ дает право считать свое отсутствие согласованным, без каких-либо негативных последствий со стороны администрации.
Помимо заявления руководству на согласование могут потребоваться документы, подтверждающие право сотрудника на использование законных неоплачиваемых дней.
К таким бумагам относят:
- документы о смерти родственника:
- рождении ребенка;
- справка из ЗАГСа о назначенной дате регистрации;
- справка-вызов из вуза или ссуза и т.д.
Когда могут отказать?
К сожалению для работника, руководство не всегда согласно с его позицией, не готов идти ему навстречу. То есть человеку могут отказать. Делается это в тех случаях, когда работник не относится к указанным льготным категориям, начальство считает его просьбу необоснованной. Но руководитель не может просто разорвать заявление или написать «отказано» и все. Он обязан выдвинуть собственные аргументы. Обязательно в письменном виде. То есть на заявлении пишется резолюция (в левом верхнем углу). Ею выражается согласие либо аргументированный отказ. Например, руководитель пишет: «Отказать в связи с невозможностью остановки производственного процесса». Это значит, что человека некем заменить. В принципе, в этом случае начальство закона не нарушает. Следовательно, работнику стоит сходить со своим заявлением к директору и попытаться доказать свою правоту.