Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как вести учет товаров в розничном магазине». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Цель учета товаров — повысить эффективность бизнеса. Для этого владелец магазина анализирует каждый этап от поставки до продажи и принимает решения: какие товары и когда заказать, с какими поставщиками работать, как лучше организовать приемку, кого из сотрудников уволить или лишить премии. Все это помогает сокращать расходы и увеличивать доход.
Для чего нужен товарный учет
- Отслеживать операции с товаром. Вы будете в курсе, когда была закупка, сколько вы заплатили, когда продали и какую выручку получили.
- Систематизировать закупки. Вы знаете, сколько товара осталось на складе. Это поможет покупать только то, что пользуется спросом.
- Перестать «замораживать» деньги. После оптимизации закупок товары перестанут залеживаться на складе, поэтому вы сможете грамотно распоряжаться оборотными средствами: сократить складские затраты и увеличить рентабельность.
- Сократить вероятность обмана со стороны персонала. Мошенничество или воровство сложнее заметить, когда процессы в беспорядке. Товарный учет позволит быстро определять причины недостачи и выявить нечестных работников. Вы сможете контролировать запасы и понимать, какая сумма в конце дня должна быть в кассе.
Учет работы продавцов
Чтобы уменьшить расходы, предприниматель контролирует работу продавцов. Кассиры ошибаются в суммах, забывают взять деньги, иногда обвешивают покупателей и присваивают выручку. С учетом владелец магазина знает, какой кассир работает недобросовестно, и требует возмещения убытков.
Смены. Кассир авторизуется на кассе в начале смены — выбирает свое имя из списка. Учет собирает статистику работы сотрудника.
Анализ работы. Владелец магазина видит в сервисе учета, сколько купили товаров в этот день, по какой и цене и что еще осталось. Если выручки или товаров на складе не хватает, легко увидеть, в чью смену образовалась недостача.
Санкции. Хороший руководитель опирается на факты, когда решает наказать сотрудников за ошибки. У него на руках отчеты за работу по сменам: выручка, прибыль и количество проданных товаров. На этом основании можно предъявить претензии, сделать выговор и вычесть недостачу из зарплаты.
В магазине продают мясо. Продавец Мария берет курицу, взвешивает ее — весы печатают этикетку. Мария считывает этикету сканером и печатает чек. Данные о продаже попадают в сервис учета. Воровство исключено. Если к весам прикрепить гирьку и обвешивать покупателей — вес товара при приемке и при продаже не совпадет. Владелец магазина увидит махинации.
Методы учета продаж товаров
Каждое предприятие на общем собрании выбирают свой способ из двух вариантов, разрешенных законом:
- Учитывается продукция по закупочным ценам. Схемой предпочитают пользоваться крупные ритейлеры, работающие с налогом на добавленную стоимость. Для них метод подсчета по базовой себестоимости исключает путаницу в бухгалтерской отчетности.
- По реализационной стоимости, включая собственную наценку. Этот метод является более простым для понимания, поэтому им пользуется большинство.
Все изделия изначально поступают на склад. А контроль за их поступлением ведет специально назначенный сотрудник, который уже сам решает, каким способом проверки воспользоваться:
- Партионный. Это значит, что вся продукция, которая поступила, складывается и хранится вместе.
- Сортовой предполагает хранение в конкретно приписанном месте, чтобы была возможность отследить сроки реализации.
- Партионно-сортовой объединяется двумя первыми пунктами.
- Номенклатурный. Размещение происходит по индивидуальным номерам изделий.
Конечная цель всего процесса – продажа и получение от этой операции прибыли. Потребитель производит покупку и получает фискальный чек, на котором отображаются все сведения от проведенной манипуляции. Проводки при оплате наличными отражаются в счете за номером 90.
К особенностям проводок учета товаров в розничной и оптовой торговле следует отнести то, что они совершенно отличаются друг от друга при разных формах расчета: банковской картой, подарочным сертификатом или предоплатой.
После завершения рабочего дня сотрудник составляет отчетность по оприходованию через кассовый аппарат. При этом все действия происходят автоматически, так как с новыми ККТ отпала необходимость производить вручную ежедневные подсчеты и заносить их в бумажный журнал.
Важно! Вся документация по реализации согласно новому закону РФ должна храниться не менее четырех лет. После истекшего периода она уничтожается.
Оборудование для автоматизации магазина
Для мелких розничных точек, павильонов и «островков» в ТЦ с ассортиментом менее 50 товаров будет достаточно одной ККМ. Для оснащения киосков и рыночных точек подойдут мобильные кассы с сенсорным экраном или автономные кнопочные аппараты.
Для небольших магазинов с проходимостью до 50 человек в день рекомендуется выбирать компактные смарт-терминалы. Самые популярные модели в этой категории — онлайн-кассы Эвотор 7.2 и 7.3, АТОЛ Sigma 7, LiteBox 7.
Как вести учет в рознице на примере магазина продуктов: выбор оборудования
Алгоритм действий по организации автоматизированного учета зависит от системы налогообложения, используемой программы, специфики товаров и ряда других факторов, но принцип везде одинаковый. Как вести учет в торговле, рассмотрим на примере магазина продуктов. Вот базовый перечень шагов:
- приемка поступившей партии и внесение новых позиций в справочник;
- отправка и размещение продукции на складе;
- формирование торговой наценки и отражение ее в учете;
- перемаркировка и фасовка;
- передача продукции со склада в магазин;
- оформление первички на перемещение;
- раскладка в торговом зале;
- отражение в базе сведений о продаже (автоматически через онлайн-кассу);
- закрытие смены;
- проверка и корректировка остатков (при необходимости).
Как вести учет в магазине маркированной одежды
Маркировка товаров идет полным ходом. В системе «Честный ЗНАК» отслеживаются шубы, обувь, сигареты, лекарства, одежда, кухонное и постельное белье, фототехника и автошины. Уже к 2024 году на всю продукцию, производимую в России или ввезенную из-за границы, будут наноситься цифровые средства идентификации.
Как вести учет продаж, если в ассортименте есть маркированные изделия? Рассмотрим этот вопрос на примере одежды и, в первую очередь, приведем чек-лист, как подготовиться к товароучету:
- Купить квалифицированную электронную подпись для работы в ЧЗ и визирования документов.
- Заключить договор с оператором электронного документооборота. Поставки маркированных товаров сопровождаются универсальными передаточными документами (УПД). А для обмена УПД между участниками рынка нужен ЭДО.
- Установить кассовую программу, которая поддерживает тег 1162 (реквизит чека «код товара»). Если на предприятии уже есть касса с ПО, достаточно обновить прошивку.
- Приобрести сканер для обработки двумерных штрихкодов. Для этих целей применимы устройства с технологией Image-считывания (имиджеры или фотосканеры). Лазерные и светодиодные 1D-сканеры не подойдут. То же самое касается и ТСД — он должен быть оснащен 2D-имиджером.
Как вести бухгалтерию в магазине продуктов
«Наторговать» значительную прибыль от еды и напитков можно даже в кризис, поскольку аппетит и жажду люди испытывают ежедневно по нескольку раз. Для сохранения и форсирования выручки следует прилежно делать учет товара.
Как же надо вести бухгалтерию в магазине продуктов?
- Заведите тетрадь и вносите в нее данные о каждом проданном товаре. Пусть она лежит у кассы. Заполнять ее должны продавцы, а в конце рабочего дня отчитываться, сколько чего продали.
- Ежемесячно «заливайте» в таблицу Excel на отдельной страничке информацию о наименованиях товара, сколько он весит, где произведен, об упаковке и так далее; текущий объем поставок. А вот объем реализованной продукции добавляйте хотя бы раз в день. Вписывайте также остатки. И не забывайте о специализированных программах, если нет охоты делать всё от и до.
- Поставка вам товара должна сопровождаться тщательной проверкой с вашей же стороны. Нужно убедиться в сходстве количества с суммой в документах снабженца. Затем фиксируйте эти объемы на ПК.
- Делайте ревизию по окончании месяца. Проверяйте остатки «снеди» на магазинных полках и складах. Мониторьте также сроки годности, просроченную еду – в сторону. Наконец, сопоставляйте число на полках с остатком в компьютере – должно быть абсолютное совпадение.
- Используйте ККТ (если есть) с установленном на ней софтом и сканером для определения штрих-кодов. Тогда вам не придется самостоятельно вычислять проданные и не реализованные товары.
Цели товарного учета:
- проконтролировать сохранность товаров (исключить хищения персоналом, воровство покупателями, халатность в хранении) от момента прихода на склад до продажи или возврата поставщику (списания);
- составить достоверную картину эффективности использования товарных запасов, величины прибыли, объема выручки (от перечисленных показателей зависит сколько прибыли получит магазин, насколько его ассортимент востребован покупателями, как быстро пополняются запасы);
- выявить основные расходы, ассортимент, приносящий максимальную прибыль и доходы, пути оптимизации работы.
Задачи, решаемые внедрением товарного учета:
- проверка своевременности, корректности отображения товарных движений (поступления, возвраты, реализация, перемещение со склада в торговый зал);
- контроль качества, сроков внутреннего и внешнего документооборота (каждая поставка сопровождается товарной накладной, продажа — чеком, возврат — актом. Перечисленные документы обязательны, утверждены НК РК);
- корректное отображение перемещений позиций в учетных программах, книгах (на каждую единицу товара в отчетности должна быть своеобразная история: когда, от кого поступила, реализована или возвращена поставщику);
- отслеживание объемов товарных запасов, своевременное списание брака, оформление возвратов, списания, утилизация некачественных или некондиционных товаров. Бесперебойную работу магазина и постоянную прибыль обеспечивают товарные запасы. Их объем должен быть достаточным для работы продавцов. Магазин не должен стоять с пустыми полками. Брак, не кондиция, занимают место на складе, лишая магазин доли прибыли;
- проведение ревизий и инвентаризаций в положенные сроки. Минфином утверждена частота инвентаризаций торговых точек, порядок их проведения;
- расчет наценки, контроль ценообразования. На некоторые товарные группы существует максимальная наценка, установленная государством. С этим сталкиваются аптеки, магазины, торгующие товарами для детей и т. д. Грамотное ценообразование, помогает придерживаться требований закона, получить прибыль;
Выбор схемы товарного учета зависит от системы налогообложения, метода учета, пожеланий руководителя, бухгалтера магазина. Типовая схема включает основные этапы:
- Фиксирование прихода товара: выполняет материально-ответственное лицо, оценивающее приход по качеству и количеству, проверяющее наличие, корректность заполнения сопроводительных документов. На этой стадии выявляют некачественный или некондиционный товар, пересортицу, недопоставку, составляют акты на возврат и прочее. Как только товар принят, наступает второй этап.
- Распределение на хранение с заполнением соответствующих форм. Принятые товары сначала ставят на баланс склада, отмечая в учетных документах.
- Перемещение со склада в торговый зал. Его сопровождают накладными или расходными ордерами.
- Реализация покупателям.
Пример #1. Бухгалтерский учет в розничной торговле
ООО «Верона»работает на ОСНО и имеет розничный магазин по продаже электротоваров. 08.07.2016 ИП Блинов В.Е. поставил 1 дрель по цене 3 345 руб. за единицу (в т.ч. НДС 510,25 руб.). Наценка составляет 30%, т.е. цена 1 дрели 4 348,50 руб. (в т.ч. НДС 663,33 руб.). Рассмотрим как будут выглядеть проводки при учете по закупочным ценам:
| Дебет | Кредит | Сумма | Расчет | Проводка |
| 41 | 60 | 2 834,75 | 3 345 – 510,25 | Дрель поступила на склад |
| 19 | 60 | 510,25 | НДС принят к учету | |
| 50 | 90.1 | 4 348,50 | Поступила оплата в кассу | |
| 90.3 | 68 | 663,33 | Начислен НДС | |
| 90.2 | 41 | 2 834,75 | Списана себестоимость 1 ед. |
Оборотно-сальдовая ведомость (ОСВ) по 90 счету представлена в таблице ниже.
Как мы знаем на каждую реализацию продавец обязан в течение 5 дней выписать счет-фактуру (п.3 ст. 168 НК РФ) и зарегистрировать ее в книге продаж. Но как же быть розничным магазинам? Нужно ли выписывать каждому покупателю счет-фактуру? Конечно же нет.Согласно п7. ст. 168 НК РФ обязательство продавца по предоставлению покупателю счета-фактуры считается выполненным, если он выписал кассовый документ или БСО. Данное правило действует только при наличных расчетах. При этом в книгу продаж вносится итоговая сумма Z-отчета кассовой ленты. Запись делается с периодичностью удобной для компании: каждый день, раз в 3 дня, неделю, декаду, по итогам месяца или квартала.
Если покупатель рассчитывается по безналу, продавец обязан выписать и зарегистрировать счет-фактуру в книге продаж. Ведь в п.7 ст. 168 НК РФ говорится только о сделках с наличностью.
С чего лучше начать вести учет товаров
Как вести учет товаров, зависит от типа магазина розничной торговли и количества товаров на полках:
- магазин с 5-10 артикулами товаров может себе позволить обойтись кассовой программой для учета продаж;
- магазин с более обширным ассортиментом эффективнее будет работать, есть использовать полноценную товароучетную программу.
Далее следует:
- назначить материально ответственных лиц (они будут отчитываться за недостачи);
- контролировать товарооборот в полуавтоматическом режиме (загрузка данных о приемке товаров через накладные, выборочная проверка позиций через сканеры штриховых кодов, использование сканеров штрихкодов при реализации товаров);
- учитывать движение товаров не только штуках, но и в деньгах (для понимании размера дохода, наценки, прибыли).
Поступивший в магазин товар должен быть оприходован. Для этого необходимо зафиксировать его количество и цену в учетных документах. Основанием являются накладные, кассовые чеки и квитанции. С их помощью в дальнейшем рассчитывают налог, составляют отчетность.
В зависимости от размеров магазина и количества работающих в нем сотрудников учет может быть организован по-разному. Продавцы могут передавать товар друг другу при пересдаче смены. Если предполагается проведение учета за определенный период, то в комиссию нужно включить представителей из разных смен.
По каждому наименованию товара необходимо подсчитать остаток. Полученный результат должен быть отражен в учетной ведомости отдельно для каждой позиции. Затем необходимо к остатку после предыдущего учета прибавить стоимость продукции, поступившей за рассматриваемый период. Ее можно взять из накладной.
Из полученного результата вычесть выручку и провести списание товаров. Сравнить результат с фактическим остатком. В идеале значения должны совпасть.
При проверке может быть выявлена недостача или излишек. От продавцов, работавших в отчетный период, нужно получить письменные объяснения и составить акт.