Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Электронная трудовая книжка: как оформить и вести работодателю». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Вопрос, кому нужна электронная трудовая книжка, уже не рассматривается: переход на эту систему осуществили все работодатели с 1 января 2020 года. При этом сохранилась обязанность работодателей вести бумажные трудовые книжки, вносить в них все изменения, если работник отказался полностью перейти на электронный формат.
Что такое электронная трудовая книжка?
Это информация о трудовой деятельности работника. Она зашифрована и размещена на электронных ресурсах Пенсионного фонда РФ.
Кто может видеть электронную трудовую книжку:
-
ПФР;
-
работодатель;
-
работник.
Работодатель составляет отчёт по форме СЗВ-ТД, образец которой утверждён ТК РФ, и направляет сведения в ПФР. Доступ к информации имеют уполномоченные сотрудники ПФР.
Как и где посмотреть электронную книжку может работник:
-
обратиться непосредственно в ПФР
-
заказать справку в МФЦ или получить сведения на Госуслугах;
-
запросить информацию у работодателя в любое время в период работы или при увольнении.
Что будет с бумажными трудовыми книжками?
Если кому-то не хочется лишаться бумажной трудовой книжки – можно не переживать, они останутся. Работодатели продолжают их вести в ряде случаев. Так, в переходном периоде – в 2020 году – вместе с бумажным вариантом весь год придется формировать и электронные сведения.
А вот после 1 января 2021 года бумажные книжки нужно будет вести только на сотрудников, которые до 31 декабря 2020 года напишут об этом заявления. Тем, кто не напишет такое заявление, выдайте их трудовые книжки на руки, а книжки тех, кто написал, храните и заполняйте в том же порядке, что и раньше.
При этом электронные книжки будут вестись всегда, а отказаться от бумажной трудовой работник сможет в любое время.
Как в течение 2020 года, так и позднее у лиц, поступающих на работу и предоставляющих при поступлении бумажные трудовые книжки, принимайте их и ведите дальше.
Лицам, которые начнут работать впервые в 2021 году или позднее, трудовые книжки оформляются только в электронном виде.
Те работники, у кого бумажной книжки при приеме на работу уже нет, должны предоставить вам сведения по форме СЗИ-ТД.
При внешнем совместительстве
По желанию работника информацию о совместительстве можно внести в запись об основной работе. Для этого необходимо представить подтверждающий документ: справку от работодателя, оригинал или заверенную копию кадрового приказа.
Если сотрудник уже не работает по основному месту работы, запись может быть внесена работодателем, у которого он работает по совместительству. Записи могут быть упорядочены хронологически или сгруппированы в блоки, включающие информацию о приёме и увольнении одновременно.
Запись будет выглядеть следующим образом:
- в графе 1 — порядковый номер записи;
- в графе 2 — дата приёма на работу по совместительству;
- в графе 3 — сведения о наименовании работодателя, структурного подразделения организации, должности, специальности, профессии с указанием квалификации;
- в графе 4 — дата и номер приказа (распоряжения) о приёме на работу по совместительству.
Закон и постановления об ЭТК
Главный закон, регулирующий основные положения об электронной трудовой книжке — № 439-ФЗ от 16.12.2019. Он имеет юридическую силу с начала 2020 года. Также переход на ЭТК регулируют нижеперечисленные нормативные акты:
- Закон 436-ФЗ от 16.12.2019 — изменения вносятся в Закон № 27-ФЗ от 01.04.1996 года.
- Закон 136-ФЗ от 24.04.2020 — изменения вносятся в статьи 2, 11 Закона № 27-ФЗ от 01.04.96 года.
- Постановление Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п — в этом документе утверждаются изменения в бланке формы СЗВ-ТД;
- Приказ Министерства Труда № 23н от 20.01.2020 — здесь можно ознакомиться с формами бланков СТД-Р и СТД-ПФР.
- Приказ Министерства Труда № 320н от 19.05.2021 — В документе отражено утверждение нормативов по ведению и хранению электронных трудовых книжек.
Закон и постановления об ЭТК
Главный закон, регулирующий основные положения об электронной трудовой книжке — № 439-ФЗ от 16.12.2019. Он имеет юридическую силу с начала 2020 года. Также переход на ЭТК регулируют нижеперечисленные нормативные акты:
- Закон 436-ФЗ от 16.12.2019 — изменения вносятся в Закон № 27-ФЗ от 01.04.1996 года.
- Закон 136-ФЗ от 24.04.2020 — изменения вносятся в статьи 2, 11 Закона № 27-ФЗ от 01.04.96 года.
- Постановление Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п — в этом документе утверждаются изменения в бланке формы СЗВ-ТД;
- Приказ Министерства Труда № 23н от 20.01.2020 — здесь можно ознакомиться с формами бланков СТД-Р и СТД-ПФР.
- Приказ Министерства Труда № 320н от 19.05.2021 — В документе отражено утверждение нормативов по ведению и хранению электронных трудовых книжек.
Вводная информация про электронные трудовые книжки с 2020 года
С 2020 года все работодатели должны будут перейти с бумажных трудовых книжек на электронные трудовые книжки. Причем это касается всех работодателей – компаний и ИП. Также для них появился новый отчет в ПФР. Бланк называется СЗВ-ТД.
Но как выглядит образец электронной трудовой книжки? На этот вопрос отвечают представили ПФР на своем сайте:
Электронная трудовая книжка не предполагает физического носителя и будет реализована только в цифровом формате. Просмотреть сведения электронной книжки можно будет в личном кабинете на сайте Пенсионного фонда России или на портале Госуслуг, а также через соответствующие приложения для смартфонов.При необходимости сведения электронной трудовой книжки будут предоставляться в виде бумажной выписки.
Порядок оформления электронной трудовой книжки
Сотрудник может выбрать электронный формат ТК в любое время. Как это происходит:
- работник пишет заявление о новой трудовой книжке и подает его руководству;
- работодатель оставляет запись в старой книжке и передает ее на руки сотруднику;
- сотрудник расписывается в книжке.
Как сотрудник может получить сведения о трудовом стаже
Если сведения о трудовом стаже работника передаются в электронном виде, он может получить их разными способами:
- Обратиться в Пенсионный фонд или МФЦ. Там сотруднику выдадут форму СТД-ПФР. Сотрудники Фонда могут прислать электронный документ с усиленной КЭП или выдать бумажную версию. В многофункциональных центрах можно получить только бумажную форму.
- Зайти на сайт Госуслуг. Работник может подать заявление через свою учетную запись и получить электронный документ с усиленной КЭП.
- Получить сведения на последнем месте работы. Прежний работодатель выдаст документ по форме СТД-Р. Если работник выбрал электронный формат ТК, он вправе получить сведения о трудовом стаже на бумаге или электронно. Работодатель должен сделать это в день расторжения трудового соглашения за 3 рабочих дня после подачи работником заявления. Если работник не пришел сам за данными о трудовом стаже, нужно прислать их ему по почте с описью.
— Перейти на ЭТК можно в любой момент, подав заявление нынешнему работодателю, но обратно перейти на бумажную уже нельзя.
— При противоречии записей в электронной и бумажной трудовой неясно, каким сведениям будет отдаваться приоритет. То есть если в бумажной книжке есть какие-то данные, которых нет в электронной, вам, возможно, придётся дополнительно подтверждать их правдивость. Например, брать справку у работодателя, который записал данные о вашем стаже на бумаге, но не отправил сведения в ПФР.
— После подачи заявления о переходе на ЭТК работодатель вносит запись о переходе в бумажную книжку и отдаёт её на хранение сотруднику. Выбрасывать её не нужно — это источник сведений о вашей трудовой деятельности до 2020 года, который продолжает сохранять свою силу.
Плюсы и минусы электронных трудовых книжек
У электронного учета сведений о трудовой деятельности немало плюсов как для работников, так и для работодателей:
-
Вести учет в электронной форме для работодателя проще, чем заполнять бумажные ТК.
-
В ЭТК проще скорректировать ошибочные записи о работе.
-
Если бумажная ТК будет утеряна, а организация, в которой работал сотрудник, закроется, заниматься восстановлением сведений о работе не придется, так как они хранятся в электронной системе. Работник в любой момент может запросить информацию о своей работе в личном кабинете на сайте ПФР или портале госуслуг.
-
Можно дистанционно запрашивать информацию из ЭТК и получать ее в электронном виде.
-
Трудовая книжка в электронном виде не потеряется.
-
Переход на ЭТК снизит расходы работодателя и работника, сопряженные с трудоустройством.
-
Можно использовать данные электронной трудовой книжки для получения госуслуг.
-
Используя данные лицевого счета, можно дистанционно оформить пенсию и обойтись при этом без подтверждающих документов.
-
Для сотрудников, работающих удаленно, с ЭТК возможно дистанционное трудоустройство, так как нет нужды ехать в отдел кадров с бумажной ТК.
-
Пенсионный фонд России гарантирует, что система хранения данных высоконадежна и риск потери информации исключен.
Однако, если для работников ведение ЭТК дает лишь преимущества, работодатели могут столкнуться с некоторыми неудобствами:
-
Если сотрудник решит оставить бумажную трудовую, придется делать двойную работу — и отправлять сведения в электронном виде, и заполнять бумажную ТК.
-
Необходимо изменить все нормативные акты в организации, где упоминается трудовая книжка.
-
Проблемы могут добавить и жесткие сроки сдачи отчетности при приеме на работу сотрудника или его увольнении — сдать сведения требуется не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа.
-
А в случае, если работодатель своевременно не направит сотрудникам уведомления о данном нововведении или не успеет внести поправки во внутренние документы, он может быть оштрафован Рострудом.
Что такое электронная трудовая книжка и надежна ли она
Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это электронная запись в базе данных ПФР, которая хранится на защищенных серверах Пенсионного фонда, цифровой аналог бумажной версии.
Она включает следующие сведения:
- информация о работнике;
- даты приема, увольнения, перевода на другую работу;
- место работы;
- вид мероприятия (прием, перевод, увольнение);
- должность, профессия, специальность, квалификация, структурное подразделение;
- вид поручаемой работы;
- основание кадрового мероприятия (дата, номер и вид документа);
- причины прекращения трудового договора.
Общая информация об изменениях в законодательстве
Федеральный закон «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» от 16.12.2019 № 439-ФЗ (далее — Закон № 439-ФЗ) был принят в целях реализации национальной программы «Цифровая экономика Российской Федерации» и направлен на оптимизацию ведения кадрового делопроизводства и упрощение системы учета данных о трудовой деятельности работников.
Закон № 439-ФЗ предусматривает постепенный переход к формированию в электронном виде основной информации о трудовой деятельности и трудовом стаже каждого работника (далее — Сведения о трудовой деятельности) вместо ведения бумажных трудовых книжек и устанавливает, что работодатель формирует в электронном виде Сведения о трудовой деятельности и представляет их для хранения в Пенсионный фонд России (далее — ПФР).
Для работников, имеющих трудовой стаж, переход на электронные трудовые книжки является добровольным, производится с их письменного согласия и позволяет сохранить бумажную трудовую книжку в течение любого количества времени, которое необходимо работнику.
Согласно информации с официального сайта ПФР, предоставить Сведения о трудовой деятельности работодатель может через «Кабинет страхователя», специализированного оператора связи или обратившись в Клиентскую службу территориального органа ПФР. Просмотреть сведения, содержащиеся в электронной трудовой книжке, работники смогут через «Личный кабинет гражданина» или портал «Госуслуги», а также через соответствующие приложения для смартфонов.
Законом № 439-ФЗ в Трудовой кодекс РФ (далее — ТК РФ) была включена новая статья — 66.1, устанавливающая порядок формирования работодателем Сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
Основные требования к порядку ведения трудовых книжек на бумажном носителе были сохранены в статье 66 ТК РФ.
В связи с введением понятия Сведения о трудовой деятельности были внесены изменения в статьи 62, 65, 66, 80, 84.1, 165, 234, 283, 309, 342.2, 392, 394 ТК РФ.
Законом № 439-ФЗ определен перечень информации, включаемой в Сведения о трудовой деятельности, а также устанавлено, что при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, будет предъявлять работодателю Сведения о трудовой деятельности вместе с трудовой книжкой или взамен её.
С 01.01.2021 формирование Сведений о трудовой деятельности лиц, впервые поступающих на работу, осуществляется только в электронном виде, трудовые книжки на бумажном носителе на вновь принимаемых работников работодателями не оформляются.
2020 год стал последним годом, когда лицу, впервые поступающему на работу, могла быть заведена бумажная трудовая книжка.
Внесение в трудовую книжку сведений о работе
Любые записи, связанные с работой, переводом, квалификацией, награждениями, вносятся в трудовую книжку в соответствии с приказом, распоряжением или иным решением работодателя. Внесение всех записей, помимо записи, касающейся увольнения, вносятся в рамках 5 рабочих дней после того, как руководитель компании подписал распорядительный документ.
Запись, касающаяся увольнения, должна быть внесена в трудовую книжку в дату увольнения, точно соответствуя причине, указанной в приказе. В графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки в форме заголовка указывается полное наименование конкретной организации и сокращенное (если оно имеется). Ниже заголовка в графе 1 указывается порядковый номер записи. В графе 2 указывают дату приема на работу. В графе 3 делают запись в отношении структурного подразделения, в которое был принят работник, там же указывается наименование должности, специальности, профессии с имеющейся квалификацией. В графу 4 заносят дату и номер приказа либо иного решения работодателя, в соответствии с которым работника приняли на работу.
Порядок ведения раздела трудовой книжки «Сведения о награждении»
В трудовой книжке должны быть указаны сведения, касающиеся награждения (поощрения) за трудовые заслуги: а) награждения государственными наградами, включая присвоение государственных почетных званий; б) награждения наградами, присвоенными Президентом Российской Федерации и Правительством Российской Федерации, наградами, присвоенными федеральными и региональными органами власти, органами местного самоуправления, профсоюзами (в отношении членов профсоюзов); в) награждения почетными грамотами либо нагрудными знаками, значками либо дипломами, производимого работодателями; г) другими видами поощрения, предусмотренными законодательством Российской Федерации, а также определенными в коллективных договорах, правилах внутреннего трудового распорядка, уставах и положениях о дисциплине.
Внесение сведений о награждении следует с соблюдением следующего порядка: в графе 3 раздела «Сведения о награждении» трудовой книжки в виде заголовка делается указание полного наименования организации, а также сокращенного наименования организации (при его наличии); ниже в графе 1 ставят порядковый номер записи (с нумерацией, нарастающей в течение всего периода, соответствующего трудовой деятельности работника); в графе 2 указывают дату награждения; в графе 3 записывают, кто награждал работника, за какие достижения, а также какой наградой; в графе 4 указывают наименование документа, в соответствии с которым вносят запись, со ссылкой на его номер и дату.