Какие документы выдать работнику при увольнении в 2023 году

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Какие документы выдать работнику при увольнении в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Изменения в порядке представления работникам документов при их увольнении обусловлены объединением с начала 2023 года ПФР и ФСС в единый Социальный фонд России (СФР), организацией оперативного электронного взаимодействия между ФНС и СФР, а также введением в действие единой формы сведений персонифицированного учета.

Документы, связанные с работой

Эту группу документов работодатели не обязаны представлять сотрудникам при их увольнении, но должны их представить по письменному заявлению работника (ст. 84.1 ТК РФ). К документам, связанным с работой, относятся по сути любые запрошенные уволенным работником документы, содержащие персональную информацию о самом работнике (ст. 85 ТК РФ). К их числу относят:

• копии приказа о приеме на работу;

• копии приказов о переводах на другую работу;

• копии приказа об увольнении с работы;

• справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах;

• сведения о периоде работы у данного работодателя.

Какие документы выдавать при увольнении в 2023 году: сравнительная таблица с комментариями

Какие документы были выданы в 2022 году	Какие документы будут выдавать в 2023 году	Документ, утвердивший форму 2023 года	Что изменилось
Обязательно
Бумажная тетрадь для тех, кто сохранил бумажную версию	Бумажная рабочая тетрадь для сотрудников, которые ведут бумажную версию книжки	По существующей форме (фактически).	Без изменений
Форма СТД-Р при переходе на электронный формат трудового коллектива	Форма СТД-Р при переходе на электронный формат трудового коллектива	Утверждена приложением № 1 к приказу Минтруда от 10 ноября 2022 г. № 713н	Без изменений
Выписка из раздела 3 РСВ «Персональные сведения о застрахованных лицах» (год)	Выписка из раздела 3 РСВ «Персональные сведения о застрахованных лицах» (год)	Утверждены приказом ФНС от 29 сентября 2022 г. № ЭД-7-11/878@	С 2023 года используется новая форма.
Выписка из СЗВ-СТАЖ (год)	Выдержка из EFS-1. Подраздел 1.2 «Сведения о страховом стаже» в пункте 1.	УФС-1 утвержден постановлением Правления Пенсионного фонда Российской Федерации от 31 октября 2022 г. № 245п.	Форма СЗВ-СТАЖ была отдельной, с 2023 года она стала частью единой формы ЭФС-1. По сути, он не изменился.
Выписка из СЗВ-М (последний месяц)	Выписка из персонифицированной информации о физических лицах	Утверждены приказом ФНС России от 29 сентября 2022 г. № ЭД-7-11/878@ в приложении № 2.	Форма снова утверждена.
Оригиналы документов, если они были переданы в отдел кадров	Оригиналы документов, если они были переданы в отдел кадров	Разные.	Без изменений
Платежная квитанция	Расчетный лист за последний месяц (или рабочий период месяца)	По форме утвержденной и заявленной в компании.	Без изменений
Трудовой сертификат на 2 года по форме 182н			Отменено с 2023 г
Справка о доходах на физическое лицо (бывшая Форма 2-НДФЛ, с 2022 года вошла в состав 6-НДФЛ) Примечание. См раздел о запросе работника.			Выдается по запросу
По желанию работника
	Справка о доходах работников и НДФЛ по форме приложения 1 для расчета 6-НДФЛ (ранее 2-НДФЛ)	Утвержден в составе 6-НДФЛ приказом ФНС России от 29.09.2022 № ЭД-7-11/881@	Выдается надежно.
Справка о среднем заработке для службы занятости	Справка о среднем заработке для службы занятости	Форма аттестации утверждена региональными центрами занятости. По Москве: Приложение 1 к приказу ДЦЗН по городу Москве от 24.12.2018 № 1721	Без изменений
Приказы о приеме, увольнении, выделениях, переводах	Приказы о приеме, увольнении, выделениях, переводах	По формам, используемым в организации	Без изменений
Плюс
Выписка из формы ДСВ-3 за окончание квартала, переведенных вкладов в накопительную часть пенсии.	Выдержка из EFS-1. Абзац третий «Сведения о застрахованных лицах, за которых перечисляются дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию и уплачивается взнос работодателя»	УФС-1 утвержден постановлением Правления Пенсионного фонда Российской Федерации от 31 октября 2022 г. № 245п.	Форма ДСВ-3 включена в единую форму отчетности ЭФС-1, которая направляется в Соцфонд России

Выписка из отчета ЕФС-1 при увольнении

Формы СЗВ-СТАЖ и ДСВ-3 объединены в единую отчетную форму ЕФС-1, которую начиная с 2023 года следует представлять в Единый Социальный Фонд. Форма ЕФС-1 была утверждена постановлением Правления ПФ № 245п от 31 октября 2022 года.

При увольнении работник должен получить выписку из подраздела 1.2 «Сведения о страховом стаже» раздела 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате и дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию» единой отчетной формы ЕФС-1. Этот подраздел заменил бывшую форму СЗВ-СТАЖ. Выписка делается только по конкретному работнику.

Обратите внимание, что начиная с 2023 года выписку из ЕФС-1 необходимо выдавать не только работникам, заключавшим трудовые договоры, но также и тем, с кем был расторгнут гражданско-правовой договор.

Как действовать если у вас на предприятии электронный кадровый документооборот

Если у вас КЭДО, учитывайте при увольнении следующее:

• Выдавайте электронные документы только в том случае, если на в вашей организации введен КЭДО, и сотрудник письменно согласился на его использование. В ЛНА должен быть зафиксирован способ выдачи, например, через систему работодателя или портал «Работа России»
• Все электронные документы должны быть подписаны ЭЦП работодателя, чтобы иметь юридическую силу
• Бумажную трудовую книжку, СТД-Р нельзя выдавать в электронном виде, за исключением случая, когда работник указал именно этот способ получения в заявлении
• Приказ об увольнении также нельзя выдавать в электронном виде. Однако сотрудник может быть ознакомлен с ним в электронно. Работодателю необходимо отправить бумажную копию приказа почтой в течение 3 рабочих дней после его издания или выдать его на руки.

Мы разобрались с вопросом о том, какие отчёты сдавать при увольнении работника и выяснили, что отправке подлежат следующие формы:

1. персонифицированные сведения о физических лицах;
2. подразделы 1.1 и 1.2 и 3, раздел 2 отчёта ЕФС-1;
3. расчёт РСВ;
4. декларация 6-НДФЛ и приложение 1 к ней.

Дополнительные справки, которые можно запросить у работодателя

Выдача других справок с места работы производится по заявлению работника (ч. 4 ст. 84.1 ТК):

• справка по форме 2-НДФЛ о суммах доходов, полученных по месту работы, и удержанного из них налога (п. 3 ст. 230 НК). Форма утверждена Приказом ФНС от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485;
• справка, содержащая информацию о среднем заработке за последние 3 месяца работы у последнего работодателя — запрашивается про оформлении в службе занятости. Форма, которая рекомендована для заполнения, имеется в Письме Минтруда от 15.08.2016 № 16-5/В-421;
• копии приказов, подтверждающих его прием на работу, перемещение и увольнение. Работник вправе запросить также копию трудового договора и работодатель обязан ее выдать даже при условии, что сотрудник копию уже получал.

Ошибка №1: В ходе заполнения трудовой книжки была обнаружена ошибка в записи. В связи с тем, что требуется время на исправление ошибки, пригласили работника для получения документа на следующий день и попросили написать расписку о получении документов. Работник отказывается. Кто прав?

Комментарий: Работодатель обязан выдать трудовую книжку работнику при увольнении в день прекращения трудового договора (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ). Задержка выдачи документов ведет к материальной ответственности со стороны работодателя (в размере недополученного заработка).

Ошибка №2: Документы увольняющегося были переданы непосредственному руководителю, который пообещал взять расписку о получении документов, но не принес по причине потери. Что делать в данной ситуации?

Комментарий: В соответствии с Федеральным законом «О персональных данных» от 27.07.2006 N 152-ФЗ такие документы необходимо передавать только лично. А расписка – это документ, который не является обязательным, а вводится на усмотрение работодателя для защиты от различных проверок.

Как правильно оформить документ?

Для составления заявления на увольнение необходимо указывать сроки и причины ухода. Если работодатель принимает документы по желанию сотрудников, то заявление можно написать своими руками.

В заявлении следует указать все данные о себе и работодателе, какие документы необходимо предоставить при увольнении, существующие расчеты, а также даты начала и окончания работы.

Если увольнение происходит по обоюдному соглашению сторон, то необходимо указывать это в документе.

При подачи документов на увольнение, работодатель может запросить какие-либо дополнительные документы или информацию. В этом случае следует предоставить все требуемые документы.

Каковы бы ни были причины увольнения, в заявлении не стоит упоминать негативные моменты, связанные с работодателем или коллегами на работе.

• Необходимо подать заявление о своем увольнении в срок, указанный в трудовом договоре.
• В документе следует указать дату увольнения, которая должна совпадать с окончанием работы в организации.

Заявление на увольнение является важным документом, который должен быть оформлен правильно и в соответствии с требованиями работодателя.

Сроки подачи заявления на увольнение

Если вы решили уволиться, то необходимо подать заявление о выходе из соглашению с работодателем. Согласно законодательству РФ, вы можете уволиться в любое время по собственному желанию, но важно правильно определить сроки подачи документов.

Согласно статье 80 Трудового Кодекса, сроки подачи заявления на увольнение не оговорены специально. Однако, работодатель принимает документы в руки когда выход из соглашения должен произойти и, как правило, с этой даты начинается расчет заработной платы и социальных выплат. Поэтому, в заявлении необходимо обязательно указывать дату, когда произойдет увольнение.

Какие документы необходимо прикладывать к заявлению на увольнение зависит от соглашения сторон. Если работодатель требует подобных документов, их нужно приложить. Если нет, то достаточно только заявления.

Если вы не знаете, как правильно оформить заявление на увольнение, можно обратиться к юристу или найти образцы в интернете. Главное, чтобы заявление было составлено понятно, четко и без ошибок.

Какие документы нужно отдать сотруднику при увольнении

Когда с сотрудником производится окончательный расчет в последний рабочий день, ему нужно выдать не только положенные денежные средства, но и личные документы. К ним относятся:

• трудовая книжка или сведения по форме СТД-Р;
• справка по форме № 182н о сумме зарплаты за 2 последних календарных года и текущий год;
• копия СЗВ-М за последний месяц трудовой деятельности;
• копия СЗВ-СТАЖ за отчетный год до даты расторжения трудового договора;
• копия разд. 3 отчета РСВ за последние 3 месяца расчетного периода, т.е. с начала квартала до даты увольнения;
• другие документы, если сотрудник подаст заявление на их получение.

Если к работодателю обратился за документами сотрудник, который был уволен раньше, то надо учесть такие моменты:

• отчет СЗВ-М можно сформировать по информации только с апреля 2016 г. Раньше этого отчета не было;
• отчет СЗВ-СТАЖ можно сформировать по информации только с января 2017 г., поскольку раньше он также не создавался;
• копию раздела 3 можно создать по информации только с января 2017 г., т.к. ранее этой формы также не было.

Выдаем документы при увольнении

На основании ТК РФ в день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку и произвести с ним расчет в соответствии со ст. 140 ТК РФ. По письменному заявлению работника работодатель также должен выдать ему заверенные надлежащим образом копии документов, связанных с работой.

Из положений ст. 84.1 ТК РФ следует, что документы, выдаваемые работнику при увольнении, подразделяются:	На обязательные (выдаются в силу норм законодательства без заявления работника)
На выдаваемые по заявлению работника

По письменному заявлению работника ему могут быть предоставлены неиспользованные отпуска с последующим увольнением. При этом днем увольнения считается последний день отпуска. В таком случае все расчеты с работником производятся до его ухода в отпуск, поскольку по его истечении стороны уже не будут связаны обязательствами (Письмо Роструда от 24.12.2007 № 5277-6-1). В Определении от 25.01.2007 № 131-О-О Конституционный суд пришел к выводу, что в этой ситуации последним днем работы работника является не день его увольнения (последний день отпуска), а день, предшествующий первому дню отпуска.

Как сформировать комплект документов при увольнении в 1С ЗУП 3.1 (редакция 3.1.24.408)

При увольнении сотруднику необходимо выдать определенный комплект документов, выписок из отчетов. В 2023 году такой пакет документов несколько видоизменился, так как в законодательство внесли много правок, связанных в том числе и с новыми формами отчетов. Давайте разберёмся что изменилось, а что осталось прежним.

• справку 182н

  Ранее справка по форме 182-Н, содержала сведения по заработку за два предшествующих года. Теперь сведения о доходах за два года сотруднику не требуются, так как информация о совокупном доходе для расчета больничных будет поступать не от работодателя, а напрямую от СФР.

• Выписка из СЗВ-М

  С 2023г отменили сам отчет СЗВ-М, следовательно, и выписку теперь не следует выдавать.

• СЗВ-СТАЖ

  Аналогично СЗВ-М.

Выдаются с 2023г:

Обязательные в день увольнения:

• Трудовая книжка или электронная форма СТД-Р

Последствия невыдачи документов и справок для работодателя

В трудовом кодексе предусмотрено, что работодатель безусловно обязан предоставить увольняющемуся все справки, включая обязательные, а также те, для получения которых необходимо подать запрос. При его наличии у компании отсутствуют уважительные причины для отказа в этих бумагах.

При невыполнении работодателем законной просьбы сотрудника последние имеет право:

• подать руководителю заявление, составленное в двух экземплярах, один из которых он вручает секретарю, а второй сохраняет себе, при этом секретарь должен указать на его копии, что заявление было принято;
• направить этот же документ по почте заказным письмом с описью и уведомлением о вручении.

После этого компания в течение трех дней обязана составить все запрошенное.

Как стало в 2023 году

С 1 января 2023 года вступают в силу новые формы отчетности:

• ЕФС-1;
• Персонифицированные сведения по физическим лицам;
• Ежемесячный и ежеквартальный РСВ.

Эти нововведения влияют на пакет документов, который необходимо готовить для сотрудников.

Эксперты 1C-WiseAdvice провели анализ и составили памятку предполагаемых изменений:

Сведения	Документы уволенному в 2022	Документы уволенному в 2023
Трудовая книжка	Трудовая книжка или СТД-Р	Трудовая книжка или выписка из ЕФС-1 Подраздел 1.1
Информация о доходах в месяце увольнения	Расчетный листок	Расчетный листок
Информация для расчета БЛ	Справка 182Н
Информация о доходах и СЗВ-М	Выписка из СЗВ-М	Персонифицированные сведения о ФЛ (выписка)
Информация о взносах	Раздел 3 отчета РСВ (выписка) с доходами	РСВ Раздел 3 (выписка за квартал увольнения)
Информация о стаже	Выписка из СЗВ-стаж	ЕФС-1 Раздел 1 Подраздел 1.2 (выписка за год увольнения)

Похожие записи:

• 20 000 рублей! Стало известно о новой индексации пенсии пенсионерам в 2023 году
• Условия порядка проведения и Процедура банкротства физических лиц!
• Издание книги Наставление по физической подготовке (НФП-2023)